吴学强:往来账管理问题分析
管理的管,管的就是企业的物。其中重点就是企业的原材料、半成品、在制品和产成品。一个企业如果没有把物管好,物流就会出问题,具体表现就是库存积压和生产缺料,或者是销售缺货。至于物难管好的根本原因,前面我们已经分析过了。
管理的理,理的就是企业的财。重点就是企业的往来账和各项成本。往来账就是企业跟客户和供应商之间的资金往来,成本主要包括企业的采购成本、生产成本和销售成本。一个企业如果没有把财理好,资金流就会出问题,具体表现就是往来账混乱和成本失真。
所以财没理好的第一个表现,就是没有把往来账管理好。
一个企业如果没有把往来账管理好,危害是很大的。因为往来账管的就是企业的资金流。企业的资金流就是企业的血液,如果资金流不好,就意味着企业的血液不好,那么企业的体格就不可能强壮。
在手工或者非环境下,我们能不能把往来账管理好呢?答案是很难的。在企业规模小的时候,基本上是在自家门口做生意,客户少,供应商也少,我们欠别人多少钱,别人欠我们多少钱,老板的脑袋里记得清清楚楚,所以往来账也比较好管理。但是随着公司规模越来越大,客户和供应商也越来越多,这时候要把每一笔往来账管好,就成了一个难点问题。
对于企业的往来账管理,从大的方面来看,主要存在三个方面的问题:
第一、很难把记账的工作做好;
把账记好是做好财务工作的前提和基础。在非erp系统免费下载环境下,业务处理和财务处理是分开的,财务人员通过业务部门传过来的原始单据制作记账凭证,并且完成记账工作。
在记账的时候,主要有两种方法,一种是一对一记账,也就是每发生一笔交易就记一笔账。第二种记账方法就是记汇总账,也就是把同类性质的账汇总以后记一笔账。比如同一个供应商送来了三张发票,如果每张发票记一笔账就是一对一记账,如果三张发票只记一笔账就是记汇总账。
然而不管是一对一记账,还是记汇总账,为了保证账务处理的准确性,财务人员经常要和各个部门进行对账,要和销售部门对应收账,要和采购部门对应付账,要和仓库部门对库存账,真的是非常的辛苦。对于这一点,企业的财务人员应该有比较深的感受。
我国企业早期的管理信息化,就是从财务信息化开始的,有了这些财务软件,就可以帮企业管理总账、应收账和应付账,但是这些软件的优势,主要是用来进行统计、汇总、查询和出报表。然而由于没有实现财务业务的一体化处理,所以对于这些软件所需要的所有原始数据,都必须通过手工来收集、整理、汇总,再手工输入系统。
因此这些财务软件并不能减少对账和记账的工作量。在手工环境下要对多少账,要记多少账,现在还是要对多少账,要记多少账,只不过以前是手工记账本,而现在是敲键盘。
虽然通过财务软件来记账效率提高了很多,错误也减少了很多,但是仍然不足够。
对于财务管理来说,记账是最基础的工作,如果连记账的工作都做不好,更高层次的财务管理就只能是一句空话。实际上很多企业的往来账就是一些糊涂账。
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