有人问,在电商erp系统中应该如何实现监控采购未及
1,采购备货任务下达(来源于销售订单,销售计划,生产任务单或生产计划单);
2,备货任务审核并安排采购(采购下单);
3,采购订单审核(单价及采购信息);
4,采购订单执行(货期确认、发货确认、到货确认)
5,质量检验
6,仓储入库。
从以上流程中来看,采购是否及时下单,有两方面的因素,
第一,销售或生产环节是否及时向采购提交备货任务单
第二,采购备货任务单下达之后,采购员是否及时安排采购下单并执行采购。
要想在电商erp中监控到采购工作人员的这一工作成效,必须能像现实工作流程一样:
1,工作人员可以在系统中直接提交“采购备货任务”,无论是来源于“订单”还是”计划“,同时,电商erp还具备实时同步工作的能力,在销售或生产提交了采购备货任务之后,采购人员可以实时同步的接收到这一工作信息与相关备货任务单;
2,同时,采购人员在电商erp中接收到的采购备货任务单信息必须准确全面及时,就像现实工作中一样,否则只会浪费双方配合的时间和精力,因此,在中无论是销售,生产,还是采购,都应该同享一套标准化系统,同时电商erp系统必须具备及时工作信息传递的功能,而不需要人工费时费力的去找对方;
3,采购备货任务下达并到达采购人员个人终端后,采购人员能否及时处理,则不是电商erp能决定的,因此,必须在此环节满足两大条件,才可能避免采购人员的不作为,第一,电商erp必须具备定时提醒功能,提醒采购员及时处理,第二,公司必须制订相应的工作考核标准,对工作人员的不作为做出明确的处罚规定;
4,在采购员下单采购的环节的,电商erp还应该像现实工作一样,必须提供一个”相互配合的工作交流渠道“,一旦采购员无法执行采购,在现实在他必须及时找到任务下达方请求工作配合,并明确不确定的因素,如果此时在电商erp中没有专门的”沟通渠道“,就需要工作人员脱离电商erp系统进行人工沟通,一旦人工沟通出现误会,工作就可能停滞,甚至出现相互扯皮,领导也搞不清原因的状况。但是如果电商erp能完全抛弃传统的人工沟通方式,转而在电商erp中进行直接的”白纸黑字实时同步的沟通“,相关的信息,文字反馈,时间,人员,都一清二楚,谁是谁非一目了然,这样才可以彻底的解决采购与销售、生产部门间的工作配合误会;
5,员及时下单之后,并不意味着一切正常,有可能”供应商“给出的货期并不十分令人满意,到货时间也有可能出现意外,这些属于采购订单执行过程中常常出现的”突发事件“,因此,销售、生产、采购一线工作人员之间必须要保持”实时全过程的沟通配合“,这一情况如同第4点所述一样,如果同样是脱离电商erp采用传统的人工方式沟通,扯皮的事情依然一大堆,问题永远解决不了。如果由电商erp来接管,大家都在电商erp中实时同步沟通配合,问题就解决了。包含什么时候发货,发多少,预计什么时候到货,到了多少?整个过程,不用追着人问,都可以在系统中实时动态的获取,这样的效率就高得多了,如果某一信息不如意,工作人员也可以马上知道并及时提出要求予以加急或改进;
6,采购顺利到货后,采购员确认到货,转到质检环节,这又出现一个常见的问题,就是质检的工作瓶颈,一般情况下,由于质检的严格要求,在业务量繁重的情况下,会出现质检人手不足,等待质检的货品过多而造成”或销售“人员等不及。这个环节一般没有太好的信息化手段,只能靠企业根据自身业务量的大小调整质检人手,突破工作瓶颈,作为电商erp,则是把质检数据与结果数字化,信息化,更有利于企业的质量控制,电商erp实时动态自动统计分析质检记录数据,从这一方面来讲也大大减少了质检人员的工作量;
7,质检合格入库,是整个采购备货流程的最后一环,很显然,前面几个环节没有错误,入库单从电商erp中的采购订单自动生成,采购订单又是经过业务主管审批的,采购备货任务单与是从经过审批的订单或计划单而来,因此,最后的入库单就不再需要仓储物流人员费时费力的去审核了,他的工作只有一个,就是确保入库的产品数量及信息与”电商erp中自动生成的入库单“完全一致。手工账也不用做了。
好了,要完成采购监控管理这一工作,需要满足什么条件,就已经十分清楚了,任意一个环节,一个细节出错,其结果就是”采购不能满足生产或销售的需求“,不论采购员下单还是没下单。而电商erp如果不能做到全过程,全细节的实时同步工作配合与监控,那么它也根本不实用,能不能实用,就看电商erp系统能不能做到全过程,全细节,全自动的工作、管理与监控。
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