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小工厂要导入ERP系统,需要做那些准备工作?

更新:2018-08-16 11:16    来源:泛普软件 · dmq

   由于本公司到目前正在思考何时导入erp系统,所以到了一些已导入此系统的单位去观摩,结果发现很多问题,大约可分为三种:

  (1)熟悉ERP系统且有能力整合所有系统的导业人才缺乏,内部人员受训后易于跳槽;

  (2)系统客制化过程中,使用者与系统顾问的观念落差很大,彼此很难达到共识;

  (3)整体企业人员对新系统的认识不足,操作技巧也不熟悉,当然无法达到系统效率化的境界。

  为促使能成功地导入ERP系统,请问在导入过程中要注意哪些事项?

  要想成功地导入ERP系统,首先对ERP的定义要有清楚的认识。依据M.Lynne Markus(2000)的定义,ERP系统整合了采购、销售、库存、财务与人力资源的资料,使组织内接单、生产、销售、财务报表,管理报表等功能可以自动化,让管理者能以即时掌近代组织内的人、原物料、资金等资源的运转资料。随着科技的进度,ERP系统可说是一种具有结构性特性与用途的企业交易平台,可藉著资料分析,以提供管理者决策所需资讯,更进一步可支援组织与外界单位作跨组织协同合作所需的讯息。尤其网际网路的盛行,ERP系统可连结供应链管理与顾客关系管理,成为企业全方位的资讯平台。

  对ERP定义有所了解后,可进一步对ERP适用的范围进行分析。企业内生产、销售、服务、会计等流程,透过层层的组织架构,各个主管权力上下整合,员工工作互相配合。由于一件事情的完成要经过多层组织的数个职位,很容易导致工作效率低落。尤其对制造商而言,从订单接受、原物料取得、生产排程、产品制造、销售配送、到售后服务,形成一个动态平衡的系统。在这整合性系统中,如何有效地善用资源,有赖于资讯科技来整合营运过程中的财务与非财务资料。

  企业要想成功地导入ERP系统,需要重视各项整合工作,包括存取整合、应用整合、内部业务整合和资料整合;并且要以企业整体营运为考虑,不是只为各个单位的方便性而忽略整体运作效益。企业在选购ERP系统,要考虑系统的模组,要能自由搭配现在组织架构,与作业流程弹性地连结妈有的单位系统;并且日后升级七更新时无须中断系统,使系统更新的冲击后降到最低。

  为促使企业能够成功且快速导入ERP系统,在产销人发财的体系内,各个核心流程要尽量有标准化步骤,并简化表单的内容。ERP系统的导入,重点是以解决例行性工作的资料处理问题,不宜对单一事件决策而耗费资源。由于ERP系统导入为一个长期性工作,企业需要采用目标管理方式,定期检视才会各阶段的工作成果,系统导入才能顺利。

 

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  对于ERP系统的实施,数据是其中一个非常重要的环节。实施顾问应该从一开始就强调基础数据的重要性,并要求企业采取切实的措施来保证这一点,使企业从一开始就对这个问题表现出极大的关注,才能保证项目在上线过程中不因为数据质量差而受到影响。那么应该要做好哪些准备工作呢?

  一、建立数据准备有关组织

  ERP实施要建立相应的项目组织。在具体的实施过程中,一般还要在项目组内进行相应的分工。为了更好地完成数据准备工作,建议在项目组内专设数据组,从组织上保证数据准备的顺利进行。数据组的主要工作是分析数据准备的范围,建立数据搜集模板,组织必要的培训,监督数据质量,并负责数据的最终导入和使用。

  二、明确数据准备的要求和范围

  一般经过初期的项目调研和培训后,项目组会确定基础数据的范围和要求。数据组在此基础上要分析基础数据从哪些部门搜集,明确数据准备的难点和重点,从而确定数据准备的分工和进度安排。

  三、准备基础数据模板

  一旦明确了数据准备的要求和范围,数据组要分别为各种类型的基础数据准备相应的搜集模板,并与业务部门进行沟通,解释基本资料中的重要字段,勾选必要字段。同时与该部门确认数据资料整理的进度并取得相关责任人的承诺。比如说,要准备供应商资料,我们在Excel中准备好相应的空白表格,针对表格中需要填写的项目提供一个详细的说明,让业务部门填写。但必须明确表格中哪些数据是必须填写的。这样每个准备供应商信息的人,就会知道供应商资料应该包括供应商名称、编号、地址、税号/账号、联系人等等。

  四、对数据进行校验和核对

  在数据的搜集整理过程中,数据组要不断对整理的数据进行校验和核对,以保证数据的质量。发现错误和遗漏要及时与具体负责部门和人员进行沟通,不要等大量数据积压后再解决。对于不影响整体上线效果的部分资料,如果其本身过于庞大,可就其中一部分先行整理,其余在上线后慢慢补充。

  五、数据转换和导入

  基础数据准备到一定程度时,可以考虑进行部分数据的转换和导入。如果基础数据量不大,导入可以采用组织专门录入员直接输入的方式,如果基础数据量很大,一般就需要采用通用的数据转换程序或开发专门的数据转换程序,比如泛普系统的数据导入就可以通过SQL Server的数据导入导出工具来进行。因此如果数据量大,在数据准备时就更需要按一定格式准备数据,否则,数据转换程序不能正常工作。

 

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