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数据管理工作是严谨的，特别在实施网络化、数字化管理时更需要以 科学的方法来对待各项工作。档案资料的设定是整个系统运行的基础工作， 因此需要认真对待。
系统为了使各项档案资料的管理明确化、准确化，采用了级次管理及 编码管理的方式。
级次管理：新增相关档案资料时，区分为“新增同记录”或“新增子 记录”，以支持资料的分级管理。各级之间用连字符“一” 连接，且各级之间可直接用鼠标拖动以根据需要进行级次 修改。
编码管理：在档案资料中，涉及到许多编码(如颜色、物料等)，所有 的编码都具有以下特点：
(1)所有的编码编号不能重复(名称可重复)或为空;
(2)编码设定时要简单通用及有一定的规则，最好为英文字母 或数字的组合;
(3)已经被引用的编码不能被删除。
第一节 销售资料
销售资料分为地区、货币资料、运输方式、收付款方式及销售定价方 式，该资料是销售管理模块运行的基础。
二、货币资料
三、运输方式
四、收付款方式
五、销售定价方式
第一节 客户/供应商资料
在交易的过程中彼此基于经济活动的往来必须得到真实、详细的记录。 对于供应商、客户及其它合作伙伴的档案、彼此的优惠条件、结算方式、 往来帐款都需要详细的核算和管理，以便充分合理地利用资源进行销售、 生产或物料等方面的管理。
一、客户/供应商类别
二、客户/供应商详细资料
系统允许用户有选择地录入客户/供应商的详细资料，对更多联系人、 公司简介、产品介绍及活动列表等资料窗口使用者也可根据需要选择是否录入。
系统将客户/供应商资料分为列表及卡片两种显示形式，用户可自行选 择需查看的方式。
第二节 物料资料
本模块提供分类的物料编码方式，作为生产物料清单、物料需求、采 购出入仓等模块的必备字典资料。
一、度量单位
不同的物料需用到不同的度量单位，须先在该窗口中录入各个度量单 位的相关信息。在该窗口中，可以输入不同的度量单位以及和基本度量单 位之间的兑换值。
二、物料类别
物料类别是用来将具体的物料(主料、辅料、成品等)进行分类管理 所设置的标准，软件使用者可根据公司的物料核算和控制的需要进行设置， 通过这些设置，可以在相关的模块及报表中进行分类查询。
三、物料来源
用户根据公司实际情况，将各种物料的来源进行划分，如自购、客供、 自产、委托加工等。
四、仓库资料
用户根据实际情况，对公司各个仓库的类别名称及所在位置进行分级
式设定。通过这些设置，可以在相关的模块和报表中分仓库进行查询或统 计。
五、物料编码
物料编码在整个系统中有很重要的作用，在做物料编码之前，必须先 根据公司的情况详细规划物料编码的结构，对编码要做到分类明晰，一目 了然，并且一定要遵循统一的规则，以方便记忆及录入。
打开物料编码之后，窗口的左边是物料的树型分类，右边是每种分类下 所包含的具体物料信息。通过工具栏，用户可对各种具体物料进行新增、 修改等相应操作。
在输入物料信息时，对包含颜色、包含尺码及库存数据保存制单号这 几个选项，必须根据该物料的实际使用情况进行认真选择，该选项将会影 响到以后的物料管理。
包含颜色、尺码：如该物料颜色、尺码同制单颜色、尺码，则选中此 项，否则不选。
库存数据保存制单号：如该物料需根据订单量进行采购及使用，则选 中此项，否则不选。
第三节 生产资料
颜色
使用者根据实际需要在该处录入所有的颜色编码及其名称资料。
第四节 生产资料
颜色
使用者根据实际需要在该处录入所有的颜色编码及其名称资料。
四、工序类别
此处使用者根据公司实际情况自订规则，将公司所用的所有具体工序 进行分类，以便于对庞大的工序名称进行方便的查询及控制。
五、技能等级
使用者根据公司实际情况将技能分等级管理并设定每一等级的技能系 数，便于以后区分各道工序的难度及结合考勤、工票管理来查阅员工效率。
六、工序字典表
打开工序字典表，窗口左边是工序类别的树状结构，右边则是使用工 具栏的各项按钮对工序代号、名称、等级、工价等相关的工序资料进行操 作后的工序列表。此处工序字典的各项相关资料对生产情况、工资管理等 模块有直接联系，因此须认真录入。
七、部位字典
此处设定部位名称，便于以后在生产管理模块中对生产制作中各个部 位作出详细的尺码及工艺要求
八、生产进度字典
此处可输入生产中需追踪地每一进度的名称及其详细资料九、质量检验字字典
输入生产中需做质量检验的每个项目的名称及其问题率等资料
九、质量检验字字典
输入生产中需做质量检验的每个项目的名称及其问题率等资料
十、款式种类
此处将公司经常要做的款式分类。打开此窗口，左边是所有已录入 的款类的列表，右边是每个款类的基本制作说明和配料说明。
款式种类资料与系统后面的生产管理模块相关联，在生产管理模块 中新增制作明细单，选择款式类别的时候，它的制造说明和配料说明也 会同时携带到新的制单，这样做的优点是：首先将该款类的制造说明和 配料说明的基本要点编写好，每新增一个制单，系统都会自动携带过去， 然后根据具体的新单再进行编辑，这样既可以减少人为疏忽而导致的错 误，也可以减少工作量，避免重复录入。
十一、样板类别
根据公司实际情况对样板单的类别进行划分
十二、样板单生产进度字典
输入样板单需跟踪的生产进度项目名称及其相关资料
第五节 会计资料
该模块包括财务管理的成本核算、应收应付款管理、凭证及日记帐的 录入，因此需先在该模块中录入基本的会计资料。
一、银行资料
二、成本字典
三、科目类型
四、科目字典
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