外贸ERP

饱受实施的困扰如何评判外贸erp的成功与失败？

这是一个仁者见仁，智者见智，容易百家争鸣的话题。本人在传统企业的工作经历中包括作为企业方外贸erp系统项目实施小组成员的经历，再附以后来在多家外贸erp系统厂商中作为外贸erp系统实施顾问的工作体会，谨对“如何评判外贸erp系统的成功与失败”这个话题谈谈以下认识。

一．界定“外贸erp”、“成功”、“失败”的概念界定“外贸erp”。
外贸erp系统是以计算机为运行平台，以企业内结构化的数据为范围，用来提供企业内各阶层管理者进行其管理工作时所需要的各种信息的管理工具。根据外贸erp系统涵盖的范畴看，外贸erp系统领域通常划分为生产、进销存、财务、人事、设备等等子系统，如果企业的应用基于独立的子系统能够应用起来，也就是局部的应用，如单纯的财务系统上线应用了，其他系统不能上线应用，不能称为外贸erp系统的成功。因为外贸erp系统是企业的集成系统，离开了企业的集成应用就不能说是外贸erp系统的成功，但可以说某个子系统信息化的成功。现在有些人将概念混杂，单纯的财务软件应用称为外贸erp系统的成功，单纯的进销存软件的使用成功也称外贸erp系统的成功。

本文所认定的“外贸erp的成功”是指企业使用完整的外贸erp进行数据处理，运行企业流程，或者这种应用至少是基于两个以上子系统的集成应用。何谓失败？何谓成功？外贸erp系统的失败的判定其实很简单，外贸erp系统的实施在约定的时间与阶段内没有完成，即外贸erp中没有用户就意味着外贸erp系统的失败。但成功就是一个可用多标准来衡量的复杂概念了。其实，在成功与失败之间还存在第三种状态，不能够称为成功，也不能称为失败，就像一块鸡肋一样，食之无味，弃之可惜，但随着采取的措施与时间的发展，这种状态可能转为成功，也可能转为失败，也有可能一直停留在这种状态中。外贸erp系统的成功与失败因为外贸erp系统的特性使然使其成功与失败的界定也就有了不同的特性。要评判外贸erp系统的成功与失败还要从投资的期望谈起，如果将外贸erp系统作为一项投资来看，就要用投资是否能够回收来分析，即用ROI进行分析，如果将外贸erp系统作为一项管理工具来看，就从应用的感受来评判。因此不同的外贸erp系统项目就有了不同的评判重点。

但是有一点是相同的就是外贸erp系统是一个项目，按照项目的管理方式评判就可以评估项目是否在规定的时间，按照商定的要求实现了预想的功能。如某企业投资100万实现物流、生产及进销存系统的集成管理，该项目期望在6个月内完成， 6个月后外贸erp系统正式上线运行了，物流及生产系统在一个集成的平台上运行，随着实际的物质流动，外贸erp系统中形成的电子的物流及生产流系统，这样的项目我们说就成功，因为在预定的时间，按质量，在100万内完成了项目。分析外贸erp系统项目的失败案例不外乎是项目延期，引起不满，导致外贸erp系统项目失败，项目质量不如预期，宣布外贸erp系统项目失败，项目超过预算引起不满，不愿再继续投入，宣布失败等等。

二．清晰的外贸erp系统实施目标是判定成功与失败的依据我们先从企业上外贸erp系统的目标来分析，在外贸erp系统项目的开始就要确立可行的目标。
外贸erp系统是企业管理的有效工具，对于企业的高层领导及战略的制定者来说，外贸erp系统可以帮助他们如实了解企业内部情况，做到知己；对于企业的中层及基层管理者来看，外贸erp系统是日常工作必不可少的工具，可以解决手工作业速度慢，信息不共享，不规范等弊病，另外可以完成原先手工做不到的许多事情。例如可以看到未来某个时段的预计情况，可以及时发现异常情况，可以使部门间的信息流通通畅等等。因此作为企业的管理者来说，一开始就应该确定企业上外贸erp系统的目标，对外贸erp系统能够完成的工作有清醒的认识。

在外贸erp系统的项目实施过程中我们经常碰到企业上外贸erp系统的开始及过程中，企业内部参与外贸erp系统的实施人员提出各种各样的要求及系统期望达成的目标，对于企业负责人来说就要对这种需求有清醒的认识，正确的判定该种需求是否是外贸erp系统能够解决的问题。库存数据一直不准的问题，可能是由于单据没有及时录入，没有遵照规范进行录入等原因造成，如果将库存要求100％准确而不配合制度的考核与人为的追踪控制，库存准确的目标就不能实现。而如果将这种目标归为外贸erp系统软件实现不了，观念就不大对了。还有的企业将非外贸erp系统范畴内的功能非要加到外贸erp系统的目标中，这种观念也是不切实的。在用企业目标来分析的问题上还有一个重要的方面就是目标要切合企业的实际，不要期望一步到位解决所有的问题。很多企业的老总希望将外贸erp系统应用得至精至纯，期望在短期内实现原先手工解决不了的所有问题，这种观念是不现实的。上外贸erp系统很重要的目标确认就是要从现实出发，确立可行的目标，如果目标不可行，订的再漂亮完美也没有用。如生产中的BOM断阶，如果企业在管理上达不到管理中间半成品的库存、成本等，就不建议建立很深的阶次，因为那样不但不会带来预想的效益，反而因为单据的增多，操作的烦杂，影响外贸erp系统的应用效果，即所谓的得不偿失。

还有，如果企业基本的物流系统的准确性都难保障就要求管理精确到生产工艺的每一步也是不现实的，不如先保证原材料、产成品及半成品数据准确及时后再启用工艺管理系统管理加工的过程。建议满足基本的条件后再来制定第二步的目标。所以在评判外贸erp系统成功与失败的问题前，要先确定目标是否为基于企业实际，基于外贸erp系统软件的功能能够达到了，脱离了这个前提，就缺少了评判的尺度。有明确的、可衡量的、可行的目标通常能够成为外贸erp系统成功率高的项目。

三．外贸erp系统实施过程的控制是成功的保障有了正确评判依据及目标后再来看外贸erp系统的实施过程。
在外贸erp系统实施过程中，阻碍外贸erp系统成功的因素根据统计为:－抗拒变革的心理－立项目标不充分领导支持不够变革的必要性未能使人信服－期望值不切实际－项目管理不善－项目组成员水平太低－项目范围不明确或失控－没有管理变革的策略－没有从流程的观点入手－没有结合信息技术的发展远景从这些因素中就可以分析企业的项目组成员及领导层是否在项目中注意了这些关键因素, 排除这些因素才能更好地保障项目的成功。

但是若从判定外贸erp系统实施过程的角度来评价外贸erp系统的成功与失败通常可从三方面着眼：
第一，项目组织的架构是否合理，即人员是否选择正确。人员选对了，外贸erp系统就先成功了一半，特别是项目经理的人选，项目组骨干成员的筛选等。

第二，外贸erp系统的计划是否合理，例如整理基本数据的时间，如果有几万条基本数据，原先又没有很好的基础资料，将数据准备时间定在一个月内完成，基本上这个计划就是不可行了。如果为了追求三个月上线的目标，不管生产的繁忙程度也是不可行的。计划制定合理的情况下就要看在项目的各个步骤是否有项目拖延情况，过程中及时进行修正才能保证整体的进度。

第三，项目文档及过程管理。项目文档是阶段性评判的最直接的体现，项目文档可以起到监控、见证项目的作用，运用好项目的实施文档就可以在项目的实施中既留下了痕迹又保证了效果。在过程控制上有很多种方式，如定期会议可以及时发现项目的问题，沟通后解决，定期考核可以发现问题，及时解决等等。在实施过程中阶段性目标的成功是整体成功的保障。如在数据准备阶段，通过外贸erp系统的项目整理了企业的一套集成数据，建立了物料的编码体系，通过流程拟定发现并解决了原先存在的一些问题，这些阶段性的成功才能累加出项目的最终成功。反之，关键阶段的失败就有可能导致整个项目的失败。

四．外贸erp系统结果的评判使外贸erp系统定论有了目标、过程的评判，再来评判外贸erp系统的运行结果。
在外贸erp系统实施的效果评估上有些企业进行了效果的评估，有些企业没有进行评估，要公平地评判外贸erp系统的成功与失败应该用两方面的数据来说话：一种是用严格的量化数据来说话，如信息化的效益评估表，让企业来评估自身的上线效果，依据打分来让企业认识到自身应用的程度及不足，便于确立进一步的改善目标。低于及格分的要分析原因。另一种无法用数据来衡量，如原先想要的数据现在外贸erp中有了，方便性增加了等等，企业知名度上升了，企业凝聚力加强了，执行力加强了，执行规范了，等等，这些无形的效益也是对运行结果的评判。外贸erp系统运行的结果通常还带动人员综合素质的提高，观念的改变等等，这些无形的效益都会给企业的发展提供有效的保障。

在外贸erp系统上线三个月内不要轻言失败，因为外贸erp系统上线运行的效益需要一段时间才能发挥出来，企业上线后会暴露出有史以来的所有不符合规范的事情，这些问题的解决有的不是一朝一夕的事情，需要在一定时间内才能消除，这个阶段就来评判外贸erp系统是成功了还是失败了有些为时过早。但上线1－3个月后有必要进行一次系统的评估，有利于了解整个项目情况。外贸erp系统的成功与失败的评判既可以从客户的角度评判，也可以从供应商的角度进行评判。对于供应商来说，外贸erp系统的项目在规定的时间，合理的费用，符合质量要求的推动上线就可以说外贸erp系统上线成功了。

有一点需要注意的就是，外贸erp系统的上线成功并不意味着外贸erp系统的实施结束了，外贸erp系统上线成功只是刚刚走完万里长征的第一步，更好的应用通常体现在后期的优化与应用上，持续的业务流程改善才能使项目的效果发挥的更充分。从最早的业务流程改造（BPR）到现在我们秉持的持续的业务流程改善（BPI）策略，既保障了企业保持现有流程优势又不断持续创新发展的策略。

外贸erp系统成功与失败的评判脱离了目标、范围、过程、结果等方面，就无从谈起。但外贸erp系统带给企业的变革是肯定的，在外贸erp系统的实施中把握住关键因素就使能项目的成功率上升几分。

发布：2007-03-23 10:59 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]

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