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天勤万象外贸erp:为小松机械信息化“量体裁衣”

“天勤万象外贸erp系统”的可扩展性配置功能使企业项目实施能够按照企业的特殊流程进行设计，满足企业报表、佣金、账龄分析、业务流程等的特殊需求，真正做到了为企业“量体裁衣”。

小松产业机械(以下简称“小松机械”)是日本株式会社小松制作所的全资子公司。公司成立于1921年，主要进行钣金机械、锻压机械的开发、生产、销售和服务。小松机械国内分公司是专门从事进出口贸易业务并从事国内销售的进口内销型企业。这类企业具有三个明显特点：一是关税交纳分摊。产品从保税区仓库调拨到普通仓库时，需要交纳关税，而且关税需要买卖双方按适当的比例分摊。二是运费分摊。产品从仓库运往客户处的交通费．需要买卖双方按适当的比例分摊。三是代理商要按照协定获得业务佣金。以上特点使这类企业单据、报表需求较普通企业更加复杂，且随企业不同而有很大差异。

小松机械虽早在2012年就采用了中山市天勤科技有限公司(以下简称天勤科技”)的财务软件对企业的财务管理进行了统一的整合和规划．但其业务主体一直是完全依赖手工操作，部门间数据的流转靠EXCEL报表进行传递，效率极其低下．而且业务数据分散、庞杂。单纯的EXCEL操作，不支持不同部门、不同单据数据间的相互计算．业务数据极为混乱．管理者也无法从杂乱的数据中得到有效的判断；关税、运费的分摊以及佣金的提取，增加了单据的复杂性和手工操作的失误率，繁杂的单据处理流程也浪费了大量人力；财务系统和业务系统的不一致使企业数据严重脱节，制约了企业数据流通和业务效率的进一步提高；各地分公司的库存信息不能及时交流，影响了定量库存器械的相互调用，妨碍了业务开展。在这种情况下，小松机械迫切需要一套既能实现信息化建设，又能保持其企业特色的外贸erp。

在外贸erp系统选型过程中，小松机械除考虑系统通用的功能模块外．还提出了许多日资企业普遍关注的特殊需求．来满足企业独特的管理方式和流程设置。作为天勤科技的老客户，小松机械一直十分信赖天勤科技的软件产品。天勤科技的新一代外贸erp系统自主平台——万象外贸erp系统推出以后．很快得到小松机械的认同。尤其是万象外贸erp系统平台还具有可配置、多层次的功能扩展特性。这使用户能独立完成自主平台的维护，升级及开发工作，极大地降低了外贸erp系统建设的投入成本，为用户节省了大量的软件后续服务费用。通过对产品的设计理念、技术架构及系统功能的多方考察，小松机械决定通过万象外贸erp系统建设一套具有“小松”特色的现代化信息系统。

天勤科技对小松机械的信息化解决方案基本上分两步走：首先通过外贸erp系统自主平台的标准模块整合小松机械业务系统和财务系统，完成手工处理向信息化自动处理的过渡；然后根据企业的特殊需求在万象外贸erp系统扩展层上配置特殊的业务流程，满足企业的个性化要求。

在业务系统和财务系统的整合上，万象外贸erp系统平台根据业务发展随需应变．满足小松机械单据、逻辑、流程．查询、报表的动态变更，保障业务发生变化时信息化系统的同步调整。同时利用综合查询、报表和OLAP为一体的智能决策信息．帮助企业进行经营决策．并以工作流引擎作为核心自动流程的业务驱动．让业务或待办事宜自动流向相关部门或业务操作人员，保证企业物流、信息流、价值流与责任流的有机集成；系统还把企业分散的信息系统连接起来，克服了单纯EXCEL操作造成的各个部门报表表单的不一致，并与以前的财务系统集成，形成系统、规范的操作。

天勤科技认为，小松机械的特殊业务流程主要体现在三个方面：一是采购过程中。小松机械需要将采购过程中发生的关税、运费分摊计入产品成本，这使统计难度增加。二是在产品订单成本表方面。鉴于业务特珠性的需要，公司需要在同一张单据里分类显示预计的成本(收益)和实际发生的成本(收益)，并结合费用、收入、毛利等字段，作具体的差异分析。三是佣金提取方面。对于后期产品维护，小松机械日方总部不直接在国内驻入，只通过国内分公司提供技术支持，因此国内公司要从利润中提取业务佣金。但佣金的提取又因国内分公司业务、日本总部业务不同的技术支持而存在差异。

万象外贸erp系统根据小松机械业务流程的特珠情况设置了两种不同的业务流程，当业务发生时，首先确认该业务合同是国内公司还是日本总部的。国内业务按照正常的产品销售出库，开销售发票。确认应收款．对于服务产生的收入，将具体的服务项目细分后设置编码分别区分，按照实际的服务发生收取费用。对于特殊格式的报表、单据，万象外贸erp系统通过系统独特的配置功能为企业进行特殊设置，以满足企业的个性需求。如某一张单据不仅需要在同一张订单里面确定该产品的常规信息，还要确定依照佣金率国内公司获得的佣金额，并预设付款日期，等该单据收到付款后，再将收款日回冲到本单据。系统根据单据的自我配置功能．在同一张单据里设置特珠的格式程内容．不仅包含了普通单据的常规内容．也满足了对于付款日、付款预定日、佣金、税率等内容的特殊需求。

作为贸易型企业，小松机械的客户群非常复杂．需要对不同的客户采取不同的账龄分析，而传统的外贸erp系统只能设定不同的账龄分析期．却不能根据不同客户针对性的设置其账龄分析期．万象外贸erp系统通过自主化的配置．依照不同客户的资信水平有针对性地设置账龄分析期。如：A客户的账龄设为60天，B客户的账龄设为90天．则在相同的当前日期与付款日期之差的情况下，A客户、B客户列入不同的账龄分析期。此外，万象外贸erp系统标准模块还能满足企业财务、工资、采购、销售、库存等业务流程的信息化需求，把企业原本分散的部门、流程管理系统有机地联系在一起．实现了企业从销售到财务的全程自动化管理。

实践证明，该系统标准模块的实施彻底改变了小松机械手工操作费时、费力、错误率高的弊端，使企业分散的业务流程变得统一有序：不同部门间表单的相互计算大大简化了基础业务的操作程序；系统强大的分析功能，提高了业务效率；远程控制的库存管理实现了异地库存信息的及时沟通和共享，为小松机械全国业务的统筹协调提供了实时的数据支持。目前，小松机械的技术人员已经基本掌握自主平台配置工具的配置功能，能够在无需软件厂商技术支持的情况下，实现对单据、报表、业务流程的自主配置以及系统功能的扩展，独立完成日后系统的维护工作。

发布：2007-03-23 10:59 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]

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