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ERP系统在物流企业管理中的应用

更新:2018-09-28 15:06    来源:泛普软件 · zhangyan

   erp系统在物流企业管理中的应用

  (一)内部控制

  内部管理控制:内部管理控制是为提高企业经营效率,促使遵行各项管理政策,以便达到既定目标的控制体系。内部管理控制的控制范围是企业所有的内部管理活动和管理职责,是对各项经济业务进行内部

  会计控制的起点,其实现的手段是制度和工作流程的控制,主要目的就是提高企业的经营效率,保证各项规章制度的顺利执行。

  ERP应用中的内部控制---如何在ERP环境下完善内部控制

  (二)制度方面控制

  制度控制一般是以管理制度的形式实施的,即由主管部门制定一系列的规章制度,监督会计部门实行,以保证会计软件的正常、安全运行,免遭外界干扰破坏。主要包括:组织和人事管理制度、操作管理制度、文档管理制度、机房管理制度、系统开发和维护制度等;例如建立设备、设施安全措施,档案保管安全控制,联机接触控制等,规定建立备份或副本的数量和时间;当系统被破坏需要恢复时,应先经有关领导同意,决不允许轻率地进行系统恢复工作,以防利用系统恢复时修改系统。另外内部控制措施的执行应该一视同仁,严密防范。责任领导应重视并督促内部控制系统的建立健全以及有效执行。但这些制度都不是一成不变的,应根据实际情况及时加以修改、完善。

  (三)程序控制

  程序控制是指依靠计算机程序(软件)对会计核算进行内部控制,以实现系统的自我保护。这种自我保护的内部控制往往比通过各种管理制度实现的控制更为有效,主要包括:身份和权限控制:对用户、设备、文件分别授予不同级别的特权,以防止未经授权的人员有意进入系统或无意误入系统,不允许合法用户使用权限之外的设备、文件或程序,不允许进行各种越权操作。另外对ERP软件更换、修改、升级时,要有一定的审批手续,并由有关人员进行监督,以保证ERP数据的连续和安全。同时要定期对计算机程序及软件进行维护,建立防治计算机病毒、黑客等入侵的措施。

  建立ERP岗位责任制,就是要明确每个工作的职责范围,便于企业更便捷地进行内部控制。ERP岗位设置可以根据企业的实际情况按照不同的思路划分为不同的岗位。比如可以把工作岗位分为基本职能岗位和ERP系统岗位。其中基本职能岗位可以设置为销售、生产、库存、采购、财务、出纳、审核、物流、投资、战略等岗位。ERP系统岗位分为直接管理、操作、维护ERP系统及计算机软、硬件人员等。各企业可以根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要,在保证数据安全的前提下交叉设置岗位,各岗位应保持相对独立, 但又相互联系,相互制约。

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  (四)操作控制

  通过ERP操作管理制度的建立,明确规定上机操作人员对ERP软件的操作工作内容和权限。一般包括输入和输出两部分控制,首先输入控制要保证输入到计算机中的会计数据都经过了严格的审核,并且所有的会计信息都是正确的,例如在ERP运行中,预防未经审核的各种原始凭证输入系统以及对错误的原始凭证拒绝输入、及时更正和再输入;凡上机操作人员必须经过授权;禁止原系统开发人员接触或操作计算机,熟悉计算机的无关人员不允许任意进入机房;在输出控制方面最重要的目标是保证各种输出结果的正确性、真实性、完整性,保证输出的接触人员仅限于经过授权的人员。建立输出记录;建立输出文件及报告的签章制度;建立输出授权制度;严格减少资产的文件输出,如开支票、发票、提货单要经过有关人员授权,并经过有关人员审核签章。此外,运用数据文件的保护和数据加密存储也可以保护数据的安全;对重要的ERP档案进行双备份,应存放在不同的地点,并做好ERP数据的防磁、防火、防潮和防尘等工作。

  (五)发挥审计职能

  充分发挥审计职能。由于审计是以内部控制系统为基础的,外部审计人员为了对被审计单位会计资料的公正性发表意见,必须首先研究和评价内部控制。内部审计人员亦如此,他们从评价各部门的内部控制制度入手,在生产、采购、销售、财务会计、人力资源管理等各个领域查找管理漏洞,识别并防范风险,查错纠弊,对既成损失提出应对策略等,而且有时内部审计还直接以完善内部控制为目的。因此被审计单位应认真听取审计人员的宝贵意见,不断完善内部控制系统。

  新经济条件下,企业内部控制将发生明显变化,因此内部控制应当结合企业实际不断进行创新。企业特别是大企业内部控制应当关注并实施企业资源计划(ERP),在实施ERP时,应充分考虑到其带来的各种风险,把控制的水平提高起来积极应对,使ERP的效用发挥到最大,从而为企业创造更大的经济效益。

  (六)实例

  某公司是一家传统的物流企业,就像刚刚起步的物流公司一样,单靠几辆车,一个大仓库,从生产地到有需求的目的地……在简简单单的运输设备,通过简简单单的业务流程,在没有信息技术的支持下,缺乏了信息共享,导致短期效应,成本增加,最终导致企业难以获利,从而亏本。

  这家缺乏了信息化的企业,在订货时,因没有信息共享,会导致需求逐级放大,导致库存积压,过剩的库存将是钱的积压,钱一旦变成货物,又销不出去,那么必定货物贬值,走向货物大甩卖的路线,导致企业难以获利,从而亏本或保本,出来的都是赚钱的,试问有哪家企业愿意亏损或愿意白忙一场呢??因为这家企业信誉好,企业在慢慢扩建,规模越来越大,品种多,样式多,在产品盘点时,因无信息化管理,人力消耗在大,时间花费较多,而且人工盘点没有机器的作用下,容易出错,复杂又没有效率。现在都是讲效率的社会,也可以这么说,谁办事效率高,谁就将获得越来越多的订单,盈利也就越来越高,而且货物从入库到商品的出库在转入顾客的手中,这些环节在常人的眼光来看,很简单的一个流程,但是在一个偌大的没有信息化的企业里,要保证商品的有头有尾是个难点,因品种多,复杂多样,很容易出错,弄的头两个大。

  每家企业都愿意自己的订单越来越多,也明白送货最重要的是要快,把货物及时送到顾客的手中,只要解决了商品的有头有尾的出入库,保证商品能有效率的送达到顾客手中

  有进有出用机子说话,让信息技术来帮忙,做个有头有理的。

  这家企业就选用ERP技术,让它帮忙管理整个企业。并且能够做到快速反应,立马发货:只要ERP上有订单(各门店随时发出订单要求),现在所用的单不再是手写单了,而是用ERP“调拨单”的规格来打单,在打单的同时可以随时查看库存的状态,每打出一种商品,库存出库情况也随时记录,及时做出反应,不会在为盘点的事情抓狂了,要查单时,只要输入商品名或者单号,就可以随时看到某款商品入库出库的情况;可随时看到某款商品剩余库存,为高层领导提供订货的参考,(这个月卖出多少台,库存还剩多少台,下次应定多少,用所知道的定律,来测定下次的订单数,可以大大减少边际效应,提高盈利)。

  用了ERP,可以随时查阅公司的信息或新文(最近有什么活动,什么时候开会,最近有什么重大的事情发生…),可获知供应商的向我们发出订单,可以做到及时处理。自从用了ERP之后,这家慢慢现代技术看齐,效率明显增加,生意越做越大,越来越好,赢得更多的回头客。

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