ERP采购管理系统
采购管理系统
系统概述
任何企业要生产产品或向市场提供服务都离不开材料的采购，采购工作正是为企业生产、管理需求或者对外服务提供所需的各种材料。在以人工方式处理采购及收料作业时，当采购的料件及厂商家数繁多时，对于相关文件的调阅查询、变动资料的登录和更新都变得非常繁琐，容易出错且延误时效，因而导致管理者对于进货之进度难以管制，在作相关决策时，不能实时或根本无法获得参考资料来支持。
泛普软件泛普软件ERP提供的采购管理系统就是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程，只有采购部门适时、适量、适质、适价地完成采购任务，才能既满足生产需求又不占用过多的库存资金。
采购业务类型
系统将采购业务分为四种业务类型，包括普通采购、代管入库采购、受托代销入库采购、直运采购，不同的业务类型其业务的处理过程、入库成本核算、财务结算的过程是不一样的。
Ø 普通采购
普通采购是指直接以现金或者购销双方利用商业信用约定结算方式的采购业务。普通采购业务的日常业务单据处理流程图如图4-5-1所示
图4-5-1 普通采购业务流程图
Ø 代管入库采购
代管采购业务是指企业先使用供应商提供的物料，然后根据实际使用情况定期汇总、入账，最后根据出入账数与供应商进行结算、开票以及后续的财务处理的采购业务。代管采购的业务流程如图4-5-2所示
图4-5-2 代管采购业务流程图
Ø 受托代销入库采购
受托代销是指供应方企业委托本企业代销其商品，本企业销售后再进行采购结算的采购模式。受托代销的业务流程如图4-5-3所示
图4-5-3受托代销业务流程图
Ø 直运采购
有关直运采购业务请参见《直运管理系统》部分。
主要功能
l 采购价格管理
系统提供价格类型及价格簿设置，针对采购管理，系统预设了2种价格类型，其优先级由低到高为采购价格、供应商价格。用户既可以使用“采购价格”来设置某一材料的统一采购价格，又可以使用“采购价格”来设置某一材料针对不同的供应商的采购价格。每一种价格类型都支持按不同物料、不同数量段来设置价格信息及折扣资料信息。
系统还提供销售最高进价的控制和预警管理。
l 询价管理
结合采购价格管理，采购员可以利用询价管理方便对供应商进行询价。针对同一次询价，系统支持多版本控制。系统自动控制同一次询价的版本的有效性。
采购询价单还可以直接关联生成采购订单，节省了采购下单的工作量。还可以结合请购单进行比价生单。
l 订单管理
采购订单是采购管理系统中的业务起源单据。订单管理主要是指订单执行的管理，即对订单情况的记录、跟踪和控制;随时对订单的完成情况的跟踪、控制订单的实际执行。
l 预付款管理
针对企业的预付款，系统提供预付款与采购订单的核销功能，从而能够根据订单进行预付款的确认与核对。
l 收货管理
系统提供收货通知、仓库收货等完整的采购收货流程。仓管员收货确认后，系统自动将收货数据传递到库存管理系统中，以便统一计算即时库存。
l 到票管理
采购发票具有业务和财务双重性质，其业务处理和管控是企业采购业务中重要的一个环节。采购发票与全部采购业务单据都有联系，同时与应付款业务实现发票共享。系统提供增值税专用发票和普通发票的管理。
l 付款及核销管理
对企业的采购付款业务进行统一管理。系统支持根据发票直接付款，直接付款的过程也是一个核销的过程;也可以先针对供应商统一付款确认，然后进行付款的核销。
报表管理
泛普软件ERP的采购管理报表是采购管理系统的重要组成部分，包括各业务操作的明细表、分析报表以及管理类报表。
l 明细报表
采购明细报表用来查询各种采购业务单据的明细状况，它包括“采购申请单明细表”、“采购询价单明细表”、“采购订单明细表”、“入库通知单明细表”、“采购入库明细表”、“采购退货明细表”、“采购发票明细表”、“采购付款凭证明细表”、“采购申请执行明细表”等，明细报表从整体上反映采购业务单据各方面的信息，包括业务单据之间联合分析的信息，给用户提供全面的业务数据。
l 统计报表
采购统计报表用来统计采购业务单据的各种状况，从多个角度对业务单据的值予以对比、分析，得到企业的业务运转信息和管理依据。它包括“采购申请执行统计表”按物料、业务部门、业务人员分别统计，“采购订单综合统计表”按物料、交易对象、业务部门、业务人员分别统计。
l 应付账款月余额报表
“应付账款月余额表”按会计期间列示企业当月的应付账款状况，并按交易对象分组统计与各交易对象的应付款状况，包括期初应付余额、本期应付发生额、本期已付发生额和本期余额汇总信息，便于企业掌握应付账款整体信息。
l 采购订单执行状况表
“采购订单执行情况表”是跟踪采购订单执行状况的报表，包括采购订单执行过程中的通知数量，收货数量，退货数量，开票数量等信息，综合了解整个采购订单的整体业务状况。比“采购订单综合统计表”更具体、全面的列示采购订单的执行情况信息。
l 采购成本分析
“采购成本分析”报表用于查看物料的交易单价与参考成本单价与最高采购单价的对比状况，从而得到实际采购业务支出与采购预算支出的增减金额和增减率数据，便于对采购业务随时作出管理调整，减少企业的采购成本，达到采购管理的科学和高效。
l 分析预警报表
采购的分析预警报表对采购业务单据的数据进行智能分析，主动对偏离控制要求的业务数据发出预警信息，供用户参考作出管理决策。它包括“供应商价格对比分析”、“供应商交货情况分析”、“供应商存货价格分析”、“采购订单逾期未到货报表”、“采购订单临期预警报表”等报表。
l 勾稽核销报表
采购的勾稽核销报表主要查询采购的开票与付款状况，对采购入库的开票信息，采购发票的付款信息等进行查询。它包括“发票汇款核销汇总表”、“采购入库勾稽余额表”、“付款核销明细表”、“发票核销明细表”、“入库勾稽明细表”等报表。
系统特点
Ø 系统采用灵活的设计理念，以满足用户丰富繁杂的业务需要，系统预置了普通采购、代管入库采购、受托入库采购等业务流程，可以满足企业大多数采购业务的处理。
Ø 用户可以根据自己实际的业务需要，选用不同的单据流程，如依据采购计划下单、请购下单、询价比价生单。
Ø 针对采购价格管理，系统提供采购价格簿及最高采购价格管控，可以使采购人员在采购下单时必须遵从价格管控。
Ø 针对供应商管理，除了可以登录厂商基本信息、厂商地址、厂商银行之外，还可对供应商进行ABC分类，可以根据经营需要逐步淘汰实力小又无市场潜力的供应商、多级代理商，培植一批实力强大、信誉卓著、产品有竞争优势的供应商。
Ø 对于零星采购料件，系统提供请购管理功能，需求部门或单位可透过“采购申请单”输入需求资料，由料件之计划人员透过请购资料进行逐笔采购行为，并将请购资料直接汇总为厂商别之采购单，并由系统提供多种请购状况表协助追踪管理。
Ø 对于成套采购需求，只需要在采购申请单中录入产品或成套件及相应的套数，系统自动清展出所有层级的子料件，方便统一采购。
Ø 针对客户和供应商可设定管制之业务员，这对往来资源的管理和评估提供了强有力的保障。
Ø 提供多仓之采购、进货作业型态。允许国内及国外及杂项采购作业。
Ø 一张采购单上允许采购多种料件、多个交期，亦允许分批交货;对未进货完毕之采购单亦允许指定结案。
Ø 对于采购单尚未进货之各料件可以各种方式查阅或打印，以供采购人员预先催促，掌握交期，避免延误。
Ø 对于每一种料件皆可记录其各供应厂商之交易记录与交易条件，以供采购时之参考。另外亦记录每一种料件之供货商品号,故在采购单上可以打印对方品号。
Ø 对于进货料件，通过“存货状态”可以方便的开展验收处理程序。并提供“待检料件”报表，以了解在待验区中的料件状况。
Ø 提供完善的报表功能，使用户可以从多角度汇总、分析业务数据，同时为管理者的决策提供有力的依据。
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