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新增采购申请

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如何规避项目采购管理过程中的风险

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  采购管理是每个企业都要做的基础工作之一,然而采购管理是否得当不仅关系到采购做的好不好,还会影响整个项目的进度和工期,也会影响项目的成本和利润。

  一、项目采购失败的几个原因

  关于高层管理决策倾向和政治气候变化的影响我们无法量化和掌控;而企业规模不同、成熟度不一,对项目管理技巧的应用水平和项目内部合作机制也全然不同。抛开以上因素,我们单纯从影响项目管理的角度来看,在项目采购中可能会遇见这样一些闹心问题。

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  1、预算被压缩

  常见的情况是往往立项的预算被财务层层压缩,审核项目的重头戏变成资金的审批,项目目标没有变,而实现的钱却只剩了几分之几。在有限的资金成本下,如何帮助项目经理实现发起人的目标,成了采购活动的重点。

  2、执行时间紧迫

  从项目发起到立项很可能占用了大量的宝贵时间,导致审批后的可用执行时间少的可怜。而每个项目的里程碑节点不断地被修改,直至压缩至极限。项目发起人欢喜,项目经理发愁,采购接活后头痛。

  3、采购介入晚

  很多情况下,采购并不是一开始就知道发起部门的需求,采购常常是最后被通知的那一个。在这种情况下,供应商很可能已早于你接触了使用部门的需求,并且往往被倾向性。如果恰好这个项目的采购标的物需要定制或者要求非常苛刻,Bingo,采购要么有本事力挽狂澜,要么就只是配合使用部门签好合同,然后向老天爷乞求不要出问题,否则背这个大锅非自己莫属。

  4、需求始终在变

  使用部门或者发起部门自己都不清楚自己要什么,边做边看。这会浪费大量宝贵的时间成本和人力投入。更要命的是,最后买来的也许根本不是自己想要的。

  5、使用部门过多干涉采购决策

  在各部门的角力中,如果使用部门或发起部门过于强势,直接或间接对采购过程施加影响;抑或由于上述几种原因,导致采购的被动,进而影响了采购正常执行时间,从而导致最终决策偏差;还有可能spec in的间接原因都可能导致采购活动低效被动。

  二、泛普软件建议确保项目成功的策略

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  1、做好采购项目分解,定时公开进度

  项目经理会制定详尽的项目执行日程,而且会每天回顾。对项目整体的时间表,采购作为stake-holder,如何更好利用狭窄的时间区间做更多事,就变得很重要。就项目而言,采购其实也可以根据采购流程执行惯例,视项目复杂程度,分解成采购自己的时间表,将寻源、确认需求、筛选、审计、竞价、综合评价、供应商选择、合同审核签订、预付款等等,找出先后或可并行的机会,而梳理出自己的最优进度时间表。

  2、利用发起人和部门领导的影响力

  当在项目采购中,使用部门或发起部门不愿意配合采购提供信息支持;或不遵循采购政策和流程;或故意刁难和施加负面影响力,再或者项目经理不愿理睬你的合理时间和流程调整的诉求,强迫你接受不合理进度、分工时,需要你开展积极的关键对话,而不是保持沉默。

  3、采购政策培训

  定期对公司其他部门培训采购政策及程序,把观念深深渗透进企业各部门的行为中,让它成为一种购买习惯。采购原则的普及有利于项目采购的开展,可避免人为扰乱采购秩序,减少不必要的扯皮。在日常采购活动中通过专业性服务和高效的反馈,积累采购部门的威信。从而在艰巨的采购项目中,能够取得更多的团队信任和依赖;采购尽可能早期参与,坚持执行采购流程,在很大程度上可遏制采购轨迹偏离。

  泛普软件中的采购管理工具是针对行业痛点的供应链管理方案,高效管理采购、分包、库存和成本,避免对外付错钱、避免采购分包糊涂账。

发布:2022-07-22 14:59    编辑:泛普软件 · xiekexin    [打印此页]    [关闭]