erp软件教程系统切换七招 天津春发成功经验总结
在erp系统视频教程项目建设中,系统切换是一项工作量相对较大、头绪繁多的任务,如何保障erp系统视频教程系统的成功上线是erp系统视频教程项目成败的关键。如何做好系统切换阶段的项目管理?天津春发香精香料有限公司IT主管王涛,结合春发erp系统视频教程项目实施经验,总结了七条建议。
在系统测试之后,天津春发erp系统视频教程项目进入了系统切换阶段,天津春发项目实施小组和金蝶erp系统视频教程项目成员,从实施时间安排、系统模块选配、业务人员配置、系统数据支持、节点问题反馈等方面,进行综合考虑,通过项目会议,与企业内各部门的关键业务管理和执行人员反复交流后,共同制定了实施计划和目标。
分割系统降低难度
为降低整体切换的实施难度,一致决定将系统切换划分为财务+物流系统、生产制造系统两部分,进行阶段性实施。
之所以如此划分,是由于财务数据和物流数据是密切相关的,如库存、进货等物流数据,都会反应在财务上,因此,把它们一起进行切换是比较合理的选择。
相对财务数据和物流数据,生产数据比较独立,单独切换不会严重影响应用效果。
主线工作尽快上线
切换阶段要把握重点,先解决主要需求,后调整末端流程和实施次要需求。因此,主线业务必须尽快上线应用,如财务处理。只有关键业务运转起来,才能推动整体实施进度。
实施中必须处理好关键环节,这些关键环节大多发生在业务衔接的节点上,往往牵扯到各部门各人员间的责任、利益和工作量,容易引发冲突和扯皮现象。
沟通就显得尤为重要,要把问题上升到一定高度,进行分析。冲突和扯皮现象的实质是原有责、权、利之间的冲突,是业务流程或业务执行的问题,可以通过分化矛盾和会议讨论,群策群力,给出解决办法。
基础数据务必准确
在春发erp系统视频教程项目中,由于部分业务操作人员不能准确理解业务流程和业务操作的联系,造成系统切换的开始阶段,数据处理混乱、错误率高,整体数据不准确,这直接影响后续业务操作的准确率。
基础数据的准备必须充分。尤其是仓储等物流数据,erp系统视频教程系统实施后,见效最快的是物流系统,如果初始数据不准确,会造成有劳无功的后果。
物流系统的数据初始化工作应该细致和充分,可以让公司的财务管理部门与物流管理部门联合,一起完成数据初始化和盘点等工作,这样有利于系统对接后,帐务数据的一致性和准确性,同时缩短实施时间。
针对此问题,春发erp系统视频教程项目实施小组采取了过程跟踪方法,跟踪业务操作人员的业务处理流程,还进行进一步的现场培训,并根据实际情况进行抽查,及时解决问题。
其中,对销售、采购、预算、质量管理等涉及业务操作的数据,采用实施过程控制的管理手段,在数据资源录入阶段,结合软件系统预警控制和严格的业务管理,对数据资源的合法性和可执行性,加以审核、控制,将管控前移,减少无效数据对正常业务流程的影响。
“团队”化实施策略
erp系统视频教程系统的切换成功是通过业务操作人员来实现的,必须消除人员的惧怕和抵触心理,“授人以鱼,不如授人以渔”,要使员工感到能与企业一起成长,从而实现员工的个人价值。
对业务操作人员的培训必须到位。如果业务部门对erp系统视频教程系统业务操作流程与工作内容、业务流程和管理流程界定不清,将影响实施的准确执行。
尤其是项目切换的特殊阶段,项目实施团队必须向业务部门管理者和业务操作人员,解释清楚各个操作流程,培养业务操作负责人。每个部门培养出1~2业务操作骨干,使他们能在完成切换工作的同时,对本部门内部人员也进行基础培训,以滚雪球的方式壮大实施团队。
由于处在系统切换阶段,不能摒弃业务部门的原始操作,存在业务处理的并行操作,所以业务人员的工作量相当大。在这一艰苦的实施阶段,可以先从容易的实施环节入手,用成功的实施成果,鼓励团队的队员,做好实施团队的后勤保障,使实施团队无后顾之忧,团结一心实现成功。
让“一把手”任组长
项目切换阶段是提升原始的业务操作,并将其移植到信息管理平台上的过程。原有的业务管理和业务操作格局,将面临重新调整和定位,有些部门、有些人的工作内容可能减轻了,同时另外一些部门和人员的工作内容可能会增加,相关的权力和利益也将重新划分。这个阶段容易引发冲突和扯皮现象。
如何使企业的管理和业务人员快速适应这种变化,是企业高层管理者和项目实施团队必须面对的现实问题。此时。
必须保证项有一位权力集中、裁决公正、指挥有力的公司高级领导出任项目组长,这样在遇到矛盾时,他能给予方向性的指导和行政上的支持,同时创造良好的实施环境。
引入绩效考核
引入绩效考核和部门审计制度,使所有业务操作人员必须对本职工作负责。如建立执行规范的业务审核监督机制。
在系统切换阶段,天津春发允许出现业务操作失误,但是在同一节点上的业务操作失误重复出现2次,将受到处罚。其次,春发建立了由财务管理部门负责erp系统视频教程系统数据业务执行的审计机制,这样可以及时发现问题,并通知相关业务部门,降低错误单据的数量。比如,数据系统的源头是单据,保证在规定的时间完成规范的单据的输入,可以解决80%的数据管理问题。
此外,春发还将由于业务操作失误对经营管理造成的损失,列入公司质量管理体系文件中,作为质量事故给以处理。
准确执行
项目切换阶段对流程和方案设计的执行必须坚决果断。如果发现问题,应及时修改,准确执行。即便方案设计再合理,如果没有准确的执行,效果同样不能显现。
应该严格按照整体设计方案准确实施,使系统切换有条不紊地进行。已经实施的部分必须要看到成效,才能确保后续实施的跟进。要避免出现因局部实施失败形成的负面影响,这样将直接打击实施人员的积极性,造成实施风险。
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