新物流OA公文流程审批时效对比图,会议有序高效
公文畅通无阻
作为一家承载上千OA用户数的企业,在新邦物流CIO赵宏宇规划中,新一轮物流OA项目除了能将公司重要文件、企业文化等信息进行有效的传播、培训、推广之外,还要能从优化公司管理、再结合系统功能的基础上,实现优化公文审批流程,加快审批时效的功能,将平均审批时效进一步得到控制。
这一点,新邦物流的销售经理陈升很有体会。以前在旧物流OA下新邦物流的公文管理分别通过公文流程申请和审批、物流OA理员上传文件、所有人查阅文件三个环节。2010年,新邦物流启用了泛微协同OA后,新物流OA公文管理变得高效便捷且有依可循。陈升通过新物流OA首先选择公文上传目录,再起草文件并指定阅读范围,最后文件经领导审批、盖章后自动实现上传并归档对应目录。此时,阅读范围人员也将收到阅读提醒,并可以对文档进行评分、评论。陈升说,这样保证了政令畅通,保证了文件的上传下达能够在有效时间内到达指定人员。
记者还了解到,物流行业典型的特点是区域分布广,每天发生各项费用多,费用项目也特别的多,随着业务的发展,规模扩大,领导很难再及时掌控整个公司的营运费用以及处理各项事务。费用的拖延和事务审批处理速度慢,成为制约物流企业发展的首要解决的问题。而泛微协同物流OA“表单+流程”的协同审批形式有效地规范了各地管理审批模式,电子化流转大大节省了审批的周转时间,使得异地审批更加高效快捷。
新物流OA公文流程审批时效对比图,会议有序高效
销售经理陈升回忆了一下,以前倘若销售部开会,他一般会让助理Lily安排一下。于是,Lily就会打电话给会议室管理员小李确认近期是否有空的会议室。小李则需先翻阅“会议室登记簿”,确认在哪一天哪段时间有哪些空的会议室然后再告知Lily。知道结果后,Lily通过邮件方式通知销售人员;销售人员通过邮件回复确认是否参加。这样,不但既耗时又耗力,有时销售人员还会反馈没有收到邮件。会议结束后,Lily还需通过EXCEL根据陈升会议沟通内容写会议决议并用邮件发给所有与会人。所以,每当部门开会,Lily总是苦不堪言。
“现在新OA上线,我再也不为开会感到苦恼了。”Lily说。现在每当陈升下达开会任务后,作为召集人的Lily,只需通过OA系统新建会议,而后会议室管理员用系统审批流程确认,流程审批后系统自动发布开会提醒,参会人通过系统流程填写回执确认。会议结束后Lily在系统填写决议并通过系统自发工作安排流程知会各与会人。如今,系统中的会议室占用报表可自动调出,Lily也可通过报表掌握会议室情况向陈升汇报以便他安排时间。
集成彰显价值
与异构系统集成性也是当初新邦物流CIO赵宏宇选型新OA时尤为看重的一点。目前,集团已实现了物流OA与财务核算的对接。与财务核算对接中,费用审批流程先在物流OA中流转,流程归档后分部收银员、出纳在NIS系统中做付款操作。出纳登录NIS系统,选择OA流程支付管理模块,输入流程号或按发生日期、申请人、申请部门等,点击查询。在需要做付款确认的流程方格中打勾,点击付款确认,并可根据需要是否生成凭证与日记账。
此外,新物流OA系统与E-HR系统、NC系统也做了深度集成。通过在物流OA中流转请假/休假流程、员工转正流程、员工培训申请流程、员工晋升申请流程、员工离职流程后,再把这些请假、转正、晋级、晋升、离职等层层环节回写进E-HR系统,实现定时同步。与NC系统对接中,通过物流OA中的物品申请流程、资产报废和异动流程以及所有涉及客户商的流程直接会写给NC系统申购类型、部门资产、部门客商信息,从而避免了两套系统数据不一致现象发生。
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