入库管理

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采购进货入库流程

　　采购进货入库流程

　　一、流程及操作要求说明(采购管理中心执行)

　　采购员到商家选择货品填写采购单:分为以下两种情况

　　1. 新品：

　　采购人员需填写:商品名称、大类、中类、季节、年份、进价、售价(以绵阳最高售价为定价标准)、商家名、柜组、采购市场(如：大成、金荷花、九龙)等信息，要求在一品一商多店销售的货品必须填写在同一张进货单上，并在采购单上填写采购员姓名及联系电话、商家地址及联系电话。(见下示范图)

　　2. 补货：

　　A、外地店铺：门店主管将当天需要补货的商品填写手工《补货单》，经店铺负责人审核后在晚上 18:30之前,门店主管将手工的《补货单》用微信/QQ的方式发送至对应采购员处。

　　B本地店铺：采购员与柜组主管走场确定需要补货的商品后，由主管手工填写补货单交对应采购员。

　　3. 商品打包：送到物流的货品请供应商必须分大类按商家、店铺、柜组打包(包内必须要有相对应的进货单，一大包一单，必须单货同行)，并在内小包外写明店名、柜组名、总数量。

　　4. 货品有差异时：采购员应与物流负责人一起进行核对，并在《进货单》上进行修改、签字，并于次日在商家处要求开具《退货单》或《进货单》，并在单据上说明原因。

　　5. 物流分货员在货品清点过程中，若发现货品有充款现象，经与采购沟通后不再发往门店的货品，采购员须在当天内将充款的货品手工填写《充款退货单》，次日将货品退回商家，商家在《充款退货单》上签字并注销。

　　6. 采购单一式三联, 采购联、物流联、财务联。

　　操作要求：

　　1. 填写进货单字迹工整，不得漏项填写，经办人员必须签字方为有效，且进行单据关键项自检。

　　2. 采购员填写进货单时，如是新款必须注明“X”及进价和售价，如是补货则无需注明，商品进价有变动时必须在进货单上注明(注明由总经理和董事长确认)。

　　3. 如是新商家，采购人员必须在进货单的右上角注明“X”，不允许简写商家名称、或用商家所发的货品名称，作为商家名称填写。

　　4. 商家开错单据，必须由采购部经办人进行修改。

　　5. 为方便对供应商进行管理及进行供应商等级评价，要求一商多品多店的供应商，在开单时统一名称(如：木村佐滕-马卡、木村佐滕-传承等，商家名统一为：木村佐滕)。

　　6. 每天市场现采货品的单据交给财务时，不得出现少交、漏交现象，定采的由物流在收到货品的次日10：00前(特价外采的除外)将复印件提供给财务及采购.

　　7. 定采由采购授权后，物流部负责填写《采购进货单》，需填写:商品名称、大类、中类、季节、年份、进价、售价、商家名、柜组、采购市场(如：大成、金荷花、九龙)等信息，要求在一品一商多店销售的货品必须填写在同一张进货单上，并在采购单上填写采购员姓名及联系电话、商家地址及联系电话。

　　8. 物流在核对、清点货品时发现问题，当日内反馈给采购员后，采购员必须 10分钟内给予答复(除15:00—17:00外)，并且在2日之内处理完毕，并在物流统计的《进货差异单》上回复处理结果(个案特别沟通)。

　　9. 现采的结算差异必须在2天内处理完毕，并向相关部门回馈处理结果。

　　10. 商家调库存成本或返点等优惠政策，请采购与供应商提前协商好后通知门店，由采购部提供(或供应商代转交门店负责人)优惠文件或在统一的表格上采购员填写好优惠后价格，再由门店填写数量后，在 1 个工作日内，将双方(供应商、门店)签字确认后的原始单据交给财务进行账务处理，复印件送店铺最高负责人备案。

　　11. 采购部在市场的现采由采购员现金结账，市场定采的有采购员提供拟付款商家每月8号、18号、28号前与财务统一对账，每月1号、11号、21号集中由财务出纳依据审批流程完整的付款申请单统一付款。

　　12. 操作奖惩：如有违反以上操作要求处罚元/处。

　　二、流程说明：(物流分货员执行)

　　1. 收货：物流人员收到货品后，在规定监控范围内，仔细清点收到的总包数并进行登记(未搬家之前面朝摄像头)，确认包装是否完好后方可开包点数。若出现包装破损时，应当场清点实数,确认无差异后再收货。

　　2. 货品清点：收货人员拆开包装后根据包内的采购单与实物进行核对,首先取出随货同行单，根据进货单核对商品吊牌上的品名款号及数量等信息是否和进货单上一致，无误后货品清点人员在进货单上签字，当实物与单据不符时必须进行复点，两人签字后(多货必须上报)，按照“采购进货流程1.4”进行操作，物流录单员则按实收数量做入库，并对差异进行手工登记《进货差异单》，交与采购人员及财务人员。

　　3. 物流分货员在货品清点过程中，若发现货品有充款现象，不得再做货品入库，经与采购沟通后不再发往门店并登记《进货差异单》。

　　4. 不得漏点、漏配送

　　5. 操作奖惩：如有违反以上操作要求处罚元/处。

　　三、流程说明：(物流录单员执行)

　　(1)严格按业务发生日期录单

　　新品---录入员严格按照标准建立商品档案。

　　具体操作：打开分销管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【基础档案】、【商品信息】，进入【商品快速建档】窗口，选择供货商代码、商品属性，并且输入进价、售价，点击【保存】按钮，此时商品资料就建立完成了，并在进货单上填写对应的商品内部条码，。

　　(2)：补货商品----录入员查询商品，依据进货单上采购员标注的新进价核对系统内进价，在第(5)步中，输入该款商品之后，单击工具栏的【修改】按钮，修改该商品的进价即可。

　　(3)、打印条码：打开分销管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【基础档案】、【商品信息】，进入【商品目录】窗口，找到要打印条码的商品，单击工具栏上的【打印】、【条码打印】进入【打印数量】窗口，然后输入数量(按实点数量打印)，点击窗口底部的【打印】按钮此时条码打印完毕。

　　(4)、入库：打开分销管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【进货管理】、【进货操作】进入【商品进货单】窗口。单击工具栏上的【新增F4】按钮，选择表头的【供应商】、【仓库】，手工输入【商品代码】【数量】，后面的【备注】里面选择【入库类型】,录入完毕之后点击工具栏上的【保存】按钮保存数据。核对商品的数量和单价、总金额无误之后，单击【商品进货单】工具栏的【验收】按钮此时物流库存增加，然后单击【记账】

　　(5)、快速批量打印条码：先入库再打印条码，打开SBC管理模块，选择【条码管理】、【条码打印】进入【按单据打印条码】窗口，【单据类型】选择【商品进货单】，【单据编号】选择要打印的进货单单据编号，单击【查询按钮】，然后单击【打印】按钮此时，进货单上面所有的商品条码打印完毕。

　　(6)、录单员必须将当天所有入库货品验收并记账

　　(7)、进货单上无供应商名，统一用商家地址、档口号做为商家名称。

　　(8)、操作奖惩：如有违反以上操作要求处罚元/处。

　　四、流程说明：(公司财务执行)

　　(1)：结算：打开财务管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【采购管理】、【基本单据】，进入【进货结算单】窗口。浏览审核单据明细金额和总金额是否有差异，若无差异，点击【记账】按钮，若有差异，单击工具栏上的【修改】，修改相应的错误，然后在单击【保存】按钮，【记账】按钮。

　　(2)付款：，单击【业务切换】按钮，选择【采购管理】、【基本单据】，进入【进货付款单】窗口。单击工具栏上的【新增】按钮，选择【供货商】、【付款类型】、【付款方式】，勾选【使用结余款】，输入【付款金额】，单击【取明细】然后单击工具栏上的【保存】按钮，检查没有错误后单击【记账】按钮完成操作。单击【关闭】按钮退出操作。

　　(3)优惠处理：在【应付调整单】里调整应付帐款，具体步骤如下：打开财务管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【采购管理】、【基本单据】，进入【应付调整单】窗口。单击工具栏上的【新增】按钮，选择【供货商】、在【金额】处输入优惠的金额，正数为应付款增加，负数为应付款减少，确认后点击工具栏的【保存】按钮，【记账】按钮。)

　　(4)说明：【验收】后库存发生改变，单据数量不可修改，可修改单价金额。

　　【记账】后应付账款发生改变，单据数量和金额都不可修改。

　　【修改】单据货号录错，少录了数量，单价错误或补录货号，在验收前可单击工具栏上的修改按钮完成操作。

　　【终审】后单据不能做清空标志位处理。

　　操作要求

　　1. 进货结算单、付款单必须在一个工作日内进行账务处理。

　　2. 系统上的数据与原始单据有差异应立即修改或删除单据并通知物流重做进货单。

　　3. 进货单核对：每天在分销管理中导出当天的配货、退货数据，与原始单据进行勾对，并与对方会计核对。

　　4. 如发现物流在理货过程中未发现的差异或错误，应在收到单据当日的工作时间内(休假顺延)内通知物流及采购部人员，并进行差异登记及跟踪。

　　5. 操作奖惩：如有违反以上操作要求处罚元/处。

发布：2008-06-21 04:34 编辑：泛普软件 · yangyong [打印此页] [关闭]