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财务ERP进销存管理系统在实施过程中存在的问题

 一、ERP 系统的实施过程

  (一)ERP 财务管理模块内容包括:财务核算层面、财务管理层面和财务报表三部分。

  1. 财务核算层面包括: 总账会计、应付会计、应收会计、资产会计、贷款管理和资金管理。 通过核算系统与业务系统的有效集成,实现规范、及时、准确的财务核算。

  2. 财务管理层面包括:成本中心会计、利润中心会计、获利能力分析、内部订单会计、基金管理会计。 这一层面是借助系统功能对核算数据进行加工、分类实现财务分析和管控功能。

  3. 财务报表包括:ERP 自带报表、ERP 开发报表以及报表分析。 这一板块对系统数据进行不同纬度报表统计和对比分析,提供决策依据。

  (二)ERP 财务管理模块实施策略

  由于集团下属的全资控股公司推广单位众多,所处行业复杂。 为了更好的对各推广单位的系统进行设计、实施,集团采用区域集中的方式,按照各单位的主要业务类型进行归集划分区域。 在四个月内完成实现人、财全覆盖的 ERP 系统建设目标。

  (三)ERP 财务管理模块实施计划

  ERP 财务管理模块实施计划分为五个阶段:分析与设计阶段(组织机构、业务流程、蓝图研讨与设计关键用户系统操作培训)、构建与测试阶段(系统构建、单元测试、集成测试)、上线准备阶段(最终用户培训、模拟数据转换和导入、正式数据转换和导入)、系统上线与支持(系统上线)、数据清理阶段

  (数据清理方案、模板培训、数据清理)。

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  二、ERP 系统的实施过程中存在的问题

  (一)分析与设计阶段:由各公司财务经理及关键用户设计自己的业务蓝图———确定组织机构、优化业务流程、设定公司会计科目。 这一阶段是实施过程中的基础跟重点,如果参与人员对公司的组织结构了解不到位、对各项业务流程不够熟悉、对公司财务会计科目使用不够前瞻性,那么设计出来的业务蓝图将会漏洞百出,甚至严重影响到系统实施的效果。

  (二)构建与测试阶段:该阶段关键用户参与培训、单元测试和集成测试工作(培训含理论培训和系统操作培训)。

  1. 由于集团购买的 ERP 软件是德国版本的,直译过来的培训教材晦涩难懂, 不是我们所熟悉的财务通用语言, 对

  ERP 理论知识听不懂、理解慢是普遍现象。

  2. 培训时间紧、培训内容多,对 ERP 理论知识没有做到完全消化,累积的问题很多。

  3. 培训老师的财务知识有限,对 ERP 软件系统的讲解不够专业、不够到位。 这对培训人员在理解 ERP 来说有一定的偏差。

  4. 指导老师人员配备有限, 参与培训的公司及人员众多,不能及时指导与答疑,培训效率、效果没有达到预期。

  5. 在单元测试和集成测试阶段,测试的内容大多是 ERP 系统功能方面的,很少涉及公司自己相关业务内容方面的测试,对系统正式上线的质量造成一定的影响。

  6. ERP 系统操作手册内容较粗, 有些常用业务没有涉及, 如: 贷款业务中没有提前还款的内容, 无法达到使用效果,有待完善。

  (三)上线准备阶段(最终用户培训、模拟数据转换和导入、正式数据转换和导入)

  1. 最终用户培训时间为五天,时间短,强度大,效果不太理想。 最终用户对 ERP 系统仅是一知半解,无法达到独立操作的程度,还需要进一步加强后续的培训工作。

  2. 模拟数据转换和导入工作没有做细,导致正式数据转换和导入时出现了较大的困难,如公司大部分资产是收购而来的,资产数据导入时如果按资产实际购买时间作为资本化的时间,那么资产折旧计提会出现严重的错误(折旧甚至出现负数,和实际不符)。

  四)系统上线与支持阶段(系统上线)

  1. 正式数据转换和导入的当月即 ERP 系统正式上线,没有一段时间的过渡期,以更好地熟悉 ERP 系统、适应 ERP 系统。 对 ERP 系统上线的质量也是很大的考验。

  2. 紧、任务急、强度大,公司其他最终用户接受 ERP 系统的培训也没有到位,无法独立操作 ERP 系统,正式上线的任务就落到了接收培训的一两个关键用户身上,这对关键用户而言是巨大的挑战。

  3. 务管理与人力资源系统集成:人力资源系统将人力成本数据传送到财务管理系统,生成会计凭证,共享员工人事信息。 公司人员关系复杂,涉及跨部门、跨公司,影响到人力资源系统录入的数据信息与实际发生的人工成本产生差异, 给财务部门核对数据和调整账务带来困难。

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  三、ERP 系统实施过程中问题的对策

  (一)分析与设计阶段

  在财务经理及关键用户人员确定组织机构、优化业务流程、设定公司会计科目等业务蓝图过程中,需要公司有关领导严格把关, 以保证公司业务蓝图的实际性、合理性、前瞻性。

  (二)构建与测试阶段

  1. 建议 ERP 软件系统操作手册由财务专业人员进行二次编写,使用财务通用语言, 让 ERP 软件系统更通俗易懂, 让接收培训的最终用户更好理解与吸收。

  2. 建议聘请既懂财务专业知识又懂 ERP 软件系统的老师来进行 ERP 软件系统的培训, 这样无论是讲解, 还是沟通、指导都要容易得多。

  3. 建议完善 ERP 软件系统操作手册,操作步骤更细化, 补充不完整的内容,使操作路径更清晰。

  4. 建议 ERP 软件系统操作培训内容应多涵盖公司自有业务,在测试过程中才能发现更多的问题和难点,以便关键用户与培训老师、软件开发方及时沟通、及时解决问题。

  (三)上线准备阶段(最终用户培训、模拟数据转换和导入、正式数据转换和导入)

  1. 最终用户是 ERP 软件操作系统常用人员,建议对他们的培训时间尽量充足一些,培训内容更系统一些;对最终用户的培训应侧重于系统实际操作而不是理论知识的学习;在培训的过程中, 应由先接受过培训的关键用户从旁协助指导,以避免最终用户在理解和操作上的误区,起到事半功倍的效果。

  2. 正式数据转换、导入之前的模拟数据转换和导入至关重要,是对数据导入真实场景的模拟,在这一步骤会真实反映出各种各样的问题,问题暴露出来是好事,想办法解决它就对了。 建议模拟数据这一步骤不能省略,而且跟正式数据导入一样要认真对待。 模拟数据的顺利与否直接决定了正式数据转换的成功与否。

  3. 正式数据转换和导入阶段:数据模板由各企业关键用户人员填写提供, 数据转换和导入由系统维护人员老操作, 数据转换和导入过程应该设置审核控制环节,以合理保证数据导入的准确性、完整性,避免事后再来调整数据导入差错。

  (四)系统上线与支持阶段(系统上线)

  1.建议在系统正式上线之前先模拟上线三个月,此三个月为系统运行的过渡期,企业的关键用户和最终用户只有通过使用 ERP 系统,才能真正了解、熟悉 ERP 系统,对使用过程中遇到的问题才具备相应的反映能力、处理能力。

  1. 系统正式上线过程中, 企业录入的是自己的业务数据,碰到的实际问题也很多,因系统维护人员是非专业财务人员,对提交的各种问题无法做到及时有效的解决、反馈,一定程度上影响了工作效率。 建议集团公司建立一支自己的

  ERP 系统专业运维队伍, 这支队伍既熟练掌握 ERP 又懂财务专业知识,以更好服务于各企业。

  2. 因人员关系的复杂性导致财务管理与人力资源系统集成产生的数据差异,建议负责人力资源系统的关键用户针对自身的需求,及时与集团运维团队、系统软件开发方沟通, 完善系统功能设计配置。

  3. 系统正式上线后, 新的问题会不断暴露出来, 有的涉及系统主数据,有的涉及报表,有的涉及业务流程,有的涉及 操作问题,有的涉及功能配置问题。 针对各企业的问题,建议集团运维团队定期整理问题清单及问题解决方案,不断完善

  ERP 系统,并且定期发布相关信息,让各企业共享。

  4. 随着 ERP 软件系统正式取代用友财务软件,财务业务流程也发生了变化,财务管理的模式也跟着发生变化,这对财务人员来说提出了更新、更高的要求:财务观念的更新、财务思维的拓展、财务技能的提高。 建议持续开展对财务人员的专业培训,不断提升专业素质和业务能力。

  四、ERP 系统的未来发展:财务管理系统与其他系统集成

  1. 与资金管理信息系统集成,将资金管理系统业务相关的会计凭证传送到财务系统;资金管理信息系统收付款信息传送到财务系统,并关联合同、项目信息,可进行合同、项目相关收付款信息;资金年、月、周计划传送到资金管理信息系 统;资金预算信息传送到资金管理信息系统;

  2. 与全面预算系统接口,将预算编制结果传递到 ERP 系统,作为预算进行控制;

  3. 与合并报表系统接口,将财务数据传递给合并报表系统,生成合并报表;

  4. 与 ERP 系统集成,进行部分集成信息展示共享员工人事信息

  5. 与邮件系统集成,以便发送业务及预警相关邮件

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发布:2010-05-02 10:37    编辑:泛普软件 · zhangyan    [打印此页]    [关闭]
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