物流erp实施手记:物料流水编码有危害
最近我在负责一家外贸加工企业的物流erp系统项目。这家企业,在上物流erp系统项目之前,已经有了一个简单的物料管理系统。这个系统是他们自己开发的。主要实现 两个功能,一是物料基本信息的管理,二是产品物料清单的控制,同时,可以实现材料成本的汇总统计等等。这些,不是我要说的重点。我要强调的重点是,这个系 统的物料编码,用的是八位的流水编码。
这个编码法则存在如下危害:
1、材料的种类无法分清。如任何一个员工,都无法根据编码,一目了然的指导,哪个是成品,哪个是包装材料,哪个是零件。都要结合具体的材料名称或者描 述,才能知道这个材料具体是什么东西。一般只有工作了好几年的老员工,才能根据材料编号叫出材料的名字、规格等等,而且,他们也只能叫出常用的材料编号而 已。这就给日常的查询带来了非常的不变。如用户要查询某个零件,其不能根据编码来查询,而只能通过零件的名字或者描述字段,才能查询。这就失去了物料编码 的意义,不同通过物料编码实现对于物料的快速定位。
2、流水编码,容易造成一物而码的情况。因为利用流水编码,上面我们说过, 会给查询带来一定的困难。而用户由于操作不熟悉或者其他原因,使得物料本来在系统中,但是,其查不到。故就会重新编写编码及相关信息。这就导致了在系统 中,一物二码情况的存在。企业现在的物料管理系统,物料重复编码的情况普遍存在,据他们自己的统计,大概有5%的物料编码都是重复的。按照他们5000个 物料编码来统计的话,那起码有250个编码是重复的。若把这个编码体系引入到物流erp中,肯定是不行的。
3、对于新员工接受 老员工的工作,带来了非常大的困惑。流水编码,不能一目了然的反应材料的内容,所以,若新员工一进企业,面对着这些冷冰冰的数字,他们会无所适从。让他们 熟悉这些编码,估计没有几个月的功夫,是搞不定的。所以,这就人为的给新员工设置了一道障碍,让他们无法最快的适应这个编码原则,无法迅速的进入工作角 色。因为物料编码是企业工作的基础性的内容,不了解这个,很多工作无法正常展开。
刚开始,这家客户还比较固执,坚持要把这个系 统中的物料信息导入到物流erp中即可。我一看这个系统中的物料基本信息,就觉得不对头。若原封不动的把这些信息导入到物流erp的帐套里,那肯定会出大 问题的。我费尽口舌,指出了现在物料编码存在的隐患及现有物料基本信息中存在的错误,用实际资料说服了企业,企业制定出了新的物料编码规则。
新的物料编码仍然采用了纯数字流水编码的方式,但是,比原来的流水编码有了改进,就是加入了产品的分类。他们把材料分为了三大类十五小类,三大类分别是 成品、零件及包装材料。每个大类中,另分小类若干。这个编码方式,明显比原来的编码方式要好的多。无论是查询还是对于员工的接受能力,都是非常大的提高; 最重要的是,通过提高了的查询的能力,可以非常好的解决一物二码的情况。
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