免费获取excel采购管理系统教程含高效操作技巧分享

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一、Excel采购管理系统介绍

在日常的采购管理工作中，很多人都面临着采购信息杂乱、难以统计分析等问题。其实，Excel就可以打造成一个简易又实用的采购管理系统，而且完全免费。它操作相对简单，只要掌握了基本的Excel技能，就能搭建出适合自己企业或个人使用的采购管理系统。比如，小到一个小商铺的进货管理，大到一个中型企业的采购流程管控，Excel采购管理系统都能发挥作用。

二、搭建采购管理系统前的准备

明确需求：在动手搭建之前，要先明确自己的需求。比如，是只需要记录采购的基本信息，还是要对采购成本进行分析，亦或是要对供应商进行评估等。举个例子，如果是一家餐厅，可能更关注食材的采购数量、价格以及供应商的供货稳定性；而如果是一家制造企业，可能会更在意原材料的质量和采购的交货期。

规划表格结构：根据需求来规划Excel表格的结构。一般来说，采购管理系统可能会涉及到采购订单表、供应商信息表、采购到货表等。例如，采购订单表可以包含订单编号、供应商名称、采购物品名称、数量、单价、金额、交货日期等列；供应商信息表可以有供应商编号、供应商名称、联系人、联系电话、地址等内容。

三、创建采购订单表

基本信息录入：打开Excel，新建一个工作表，命名为“采购订单表”。在第一行依次输入订单编号、供应商名称、采购物品名称、数量、单价、金额、交货日期等标题。当有采购订单产生时，就可以在对应的列中录入相应的信息。比如，某公司向A供应商采购了100个零件，单价为50元，交货日期是下个月10号，就可以在相应单元格中准确录入这些信息。

金额自动计算：在“金额”列，可以使用公式来自动计算。选中“金额”列的第一个数据单元格，输入“=数量列单元格单价列单元格”（比如“=D2E2”），然后按下回车键，就会自动计算出该采购物品的金额。接着，将鼠标指针移到该单元格右下角，当指针变成黑色“十”字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以快速计算出其他行的金额。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以对一些列进行数据验证。比如，在“供应商名称”列，可以设置数据验证为序列，将所有合作的供应商名称输入进去，这样在录入时就只能从这些供应商中选择，避免输入错误的供应商名称。

四、建立供应商信息表

详细信息记录：再新建一个工作表，命名为“供应商信息表”。在第一行输入供应商编号、供应商名称、联系人、联系电话、地址等标题。然后将每个供应商的详细信息录入到对应的列中。这样，在采购过程中，如果需要联系供应商，就可以直接在这个表中查找相关信息。

关联采购订单表：为了方便在采购订单表中快速选择供应商，可以使用VLOOKUP函数进行关联。在采购订单表的“供应商名称”列，当输入供应商编号后，使用VLOOKUP函数就可以自动带出对应的供应商名称。例如，在采购订单表的“供应商名称”列的单元格中输入“=VLOOKUP(供应商编号单元格,供应商信息表!$A$1:$B$100,2,0)”，其中“供应商编号单元格”是采购订单表中输入供应商编号的单元格，“供应商信息表!$A$1:$B$100”是供应商信息表中包含供应商编号和供应商名称的区域，“2”表示返回区域中的第二列（即供应商名称列），“0”表示精确匹配。

五、采购到货表的制作

记录到货信息：新建“采购到货表”工作表，在第一行输入订单编号、采购物品名称、到货数量、到货日期、验收情况等标题。当采购的物品到货时，将相关信息录入到表中。比如，某订单的零件到货了80个，到货日期是今天，验收合格，就可以在相应单元格中记录这些信息。

与采购订单表对比：可以使用条件格式来对比采购到货表和采购订单表中的数量。如果到货数量与订单数量不一致，就可以将单元格设置为不同的颜色进行提醒。例如，选中采购到货表的“到货数量”列，点击“开始”菜单中的“条件格式”，选择“新建规则”，在规则类型中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式“=到货数量单元格<>VLOOKUP(订单编号单元格,采购订单表!$A$1:$E$100,4,0)”（其中“到货数量单元格”是采购到货表中记录到货数量的单元格，“订单编号单元格”是采购到货表中记录订单编号的单元格，“采购订单表!$A$1:$E$100”是采购订单表中包含订单编号和采购数量的区域，“4”表示返回区域中的第四列即采购数量列），然后设置好需要的格式，点击“确定”即可。

六、数据分析与报表生成

数据透视表：可以使用数据透视表对采购数据进行分析。比如，将采购订单表中的数据创建数据透视表，将“供应商名称”拖到“行”区域，将“金额”拖到“值”区域，这样就可以快速统计出每个供应商的采购总金额。通过数据透视表，还可以从不同的维度对采购数据进行分析，如按采购物品类别统计采购金额等。

图表展示：根据数据透视表的数据，可以生成各种图表，如柱状图、折线图等，更直观地展示采购数据。例如，生成柱状图可以清晰地比较不同供应商的采购金额大小；生成折线图可以观察采购金额随时间的变化趋势。

七、软件推荐

如果觉得Excel采购管理系统在功能上有所局限，比如在处理大规模采购数据或者进行复杂的采购流程管理时力不从心，可以试试泛普软件。它在采购流程管理方面表现出色，能自动审批采购订单，提高采购效率。建米软件也不错，它在采购成本控制方面有独特的优势，能实时监控采购成本，帮助企业节省开支。

以上就是关于Excel采购管理系统的免费教程，希望能帮助你更好地进行采购管理工作。

常见用户关注的问题：

一、哪里可以找到免费的Excel采购管理系统教程？

我听说现在网上找教程还挺方便的呢，就是不知道哪个是真正免费又好用的。我就想知道大家都从哪儿找到那些免费的Excel采购管理系统教程呀。

下面给你详细介绍一下能找到免费教程的途径：

视频平台：

像B站就有很多用户上传的Excel采购管理系统教程。这些教程的讲解风格多样，有的博主讲解得特别细致，从基础的表格搭建到复杂的函数运用都会涉及。抖音上也有一些精简的教程短视频，适合碎片化时间学习。

专业论坛：

ExcelHome论坛是Excel爱好者聚集的地方，里面有专门的采购管理系统板块，有很多大神分享自己的经验和教程。还有一些行业论坛，比如采购经理人论坛，也会有关于Excel采购管理系统的交流和教程。

软件官网：

有些Excel相关软件的官网会提供一些基础教程，虽然可能不是专门针对采购管理系统，但里面的函数运用和表格设计技巧对采购管理系统的搭建很有帮助。比如微软Excel的官方网站，就有很多实用的教程资源。

在线学习平台：

网易云课堂、腾讯课堂等平台上有部分免费的Excel采购管理系统教程。这些教程一般是讲师为了吸引学员而推出的基础课程，质量也比较有保障。

图书馆网站：

一些公共图书馆的网站会有电子书籍和教程资源，你可以搜索Excel采购管理系统相关的内容，说不定能找到免费的教程资料。

公众号：

有很多专注于Excel技巧和采购管理的公众号会分享免费教程。它们会定期推送一些实用的文章和教程，还会有案例分析，帮助你更好地理解和运用。泛普软件也有相关的公众号，会偶尔分享一些采购管理系统的实用知识和技巧。

二、免费的Excel采购管理系统教程能学到实用的东西吗？

朋友说免费的东西可能质量不咋地，但我就想知道免费的Excel采购管理系统教程到底能不能学到实用的东西呢。

其实免费教程还是能学到很多实用内容的，下面为你展开介绍：

基础操作：

免费教程会详细讲解Excel的基础操作，比如表格的创建、数据的录入、格式的设置等。这些基础操作是搭建采购管理系统的基石，掌握好它们才能进行后续的操作。

函数运用：

教程中会介绍很多实用的函数，像VLOOKUP、SUMIF、COUNTIF等。这些函数可以帮助你快速准确地处理采购数据，提高工作效率。例如，用VLOOKUP函数可以快速查找供应商信息。

图表制作：

学会制作图表能更直观地展示采购数据。免费教程会教你如何制作柱状图、折线图、饼图等，让你可以清晰地看到采购数据的变化趋势和比例关系。

数据透视表：

数据透视表是Excel中非常强大的数据分析工具。免费教程会讲解如何创建和使用数据透视表，让你可以对采购数据进行多角度的分析。

模板设计：

有些教程会分享一些采购管理系统的模板设计思路和方法。你可以根据这些模板，结合自己公司的实际情况进行修改和完善。

案例分析：

通过实际的案例分析，你可以学习到如何将Excel运用到采购管理的各个环节。泛普软件也会在一些免费资料中提供相关案例，帮助你更好地理解和运用所学知识。

三、学习免费的Excel采购管理系统教程需要具备什么基础？

我想知道学习免费的Excel采购管理系统教程需不需要有啥基础呀，要是太难了我怕学不会。

学习免费教程不需要太高深的基础，下面这些基础掌握了就差不多：

计算机基本操作：

你得会基本的计算机操作，比如文件的保存、打开，软件的安装和卸载等。这是使用Excel软件的前提。

Excel基础界面认识：

要熟悉Excel的界面，知道菜单栏、工具栏、工作表等在哪里。了解这些界面元素的位置和功能，才能更好地进行操作。

简单的数据录入：

能够在Excel表格中准确地录入采购数据，包括文字、数字、日期等。这是最基本的操作，也是后续数据分析的基础。

基本的数学运算：

懂得加、减、乘、除等基本的数学运算，因为在采购管理中会涉及到金额计算、数量统计等。

逻辑思维能力：

学习采购管理系统需要一定的逻辑思维能力，能够理解数据之间的关系和业务流程。比如，知道采购订单、入库单、发票之间的关联。

学习的耐心和毅力：

学习是一个循序渐进的过程，可能会遇到一些困难和问题。要有耐心和毅力，不断尝试和，才能学好Excel采购管理系统。泛普软件的一些教程也会考虑到初学者的基础，讲解得比较通俗易懂。

四、如何利用免费的Excel采购管理系统教程搭建自己的采购管理系统？

假如你有了免费的Excel采购管理系统教程，那该怎么利用它来搭建自己的采购管理系统呢，我就很好奇。

下面为你介绍搭建的步骤：

明确需求：

先确定自己公司采购管理的具体需求，比如需要管理哪些采购信息，包括供应商信息、采购订单、采购价格等。这是搭建系统的基础。

学习教程：

认真学习免费教程，掌握Excel的基本操作、函数运用、图表制作等知识。可以按照教程的步骤进行实践，加深理解。

设计表格结构：

根据需求设计采购管理系统的表格结构，包括表头、列名、数据类型等。要确保表格结构清晰、合理，便于数据的录入和查询。

录入数据：

将采购相关的数据录入到Excel表格中，注意数据的准确性和完整性。可以先录入一些历史数据，进行测试和验证。

运用函数和工具：

利用教程中学到的函数和工具，对采购数据进行处理和分析。比如，用函数计算采购金额、统计采购数量等。

完善和优化：

在使用过程中，不断发现问题并进行完善和优化。可以参考泛普软件等专业软件的一些功能和设计思路，让自己的采购管理系统更加实用和高效。