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采购合同

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ERP采购结算业务处理

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  采购结算业务处理

  当采购人员接到供应商的采购发票(专用和普通)和运杂费发票后,在交财务部结算前,需要在系统中生成或录入发票,包括专用采购发票、普通采购发票,运费发票由财务结算时录入。

  1.采购发票(含红字发票)生成或录入

  菜单路径:供应链—采购管理—采购发票—专用采购发票、普通采购发票或运(杂)费发票(见图)。

  

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  (1) 专用采购发票、普通采购发票

  采购人员双击打开{专用或普通采购(包括红字)发票}界面后,首先点击〖增加〗按钮,再点击〖生单〗下〖入库单〗按钮。出现选择入库单过滤窗体,在此通过选择“供应商”、“业务员”、采购“部门”、“存货编码”、“订单号”、“入库单号”、“采购合同号”、“仓库”等条件来筛选采购入库单。确定过滤条件后,单击〖过滤〗按钮,出现符合过滤条件的“发票拷贝入库单表头列表”。

  

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  找到对应的入库单在表体前端的“选择”处双击,出现“Y”表示该单据已被选中,在表头中选择的入库单必须为同一供应商。在下面“发票拷贝入库单生单表体列表”中选择相应的明细存货,同样在表体前端“选择”处出现“Y”表示该存货已选中,确定后点击〖确定〗,返回{采购专用发票},录入表头、表体数据并确认后单击〖保存〗按钮,发票生效。

  

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  注意事项:

  一般情况下,不建议使用红字发票。当确有红字入库单时,可将红字入库单、对应蓝字入库单共同生成发票(结算时相当于冲抵)。当由红字、蓝字入库单共同生成发票,合计金额大于0,使用蓝字发票,若小于0,使用红字发票;仅由红字入库单生成发票,金额小于0,使用红字发票。

  系统发票金额和税额一定要和实际发票一致,发票日期是实际发票上的日期,录票日期是录入采购专用发票单据时的日期,发票号为实际发票号。

  由于系统对应入库单中的物料是选取的,多张入库单对应一张发票,如有同一物料将会多次出现,但一张入库单的同一物料不允许多次出现。

  建议一张入库单对应一张系统发票,必要时也可以一张发票对应多张入库单,但入库单中的所有内容必须全部包含在内,不得将一张入库单分多次报销,且一张发票对应的入库单也必须是一个订单的内容。

  禁止多张入库单交叉对应多张系统发票,禁止将一张入库单的部分内容与发票办理结算。

  另外,发票的审核由财务人员在应付模块中完成。

  (2) 运杂费发票

  由于运杂费发票可能在采购发票结算后到达,或在一定期间后累计开具,存在与采购发票不同步的问题,因此,由财务人员输入系统,并合理分摊给(有待结算的)采购物料。

  双击打开{采购运费发票}界面,在表头部分选择填入“采购类型”、“供应商”、“采购部门”、“发票日期”、“录票日期”等信息。在表体中存货编码项下选择相应编码,(99990101对应运费,99990201对应杂费,99990202对应委外加工费),输入相应的金额,点击〖保存〗。

  运费也有红字发票,一般不建议使用。如确有退费或需要调整,则必须使用红字发票。

发布:2008-06-20 15:31    编辑:泛普软件 · zhengyi    [打印此页]    [关闭]