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为什么现在的企业都要推行OA办公系统

更新:2019-05-15 12:00    来源:泛普软件 · lyl

   OA办公软件使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段,发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段,对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

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  OA可以解决以下问题:

  1、建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如:公告、论坛、规章制度、新闻,促使技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的发展动态。

  2、实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率。

  3、实现知识管理的自动化。传统的手工办公模式下,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。企业实现办公自动化以后,比如说,某个单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的企业内部积累下来的各种知识,这样就减少了很多培训环节。

  4、辅助办公。像会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。

  5、实现协同办公。就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲,地域分布越来越广,移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求,使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力。

  6、搭建个人事务平台。要像一位商务秘书,帮助用户合理安排和管理个人事务。用户可以在平台上安排待办事宜,设置事件提醒时间、方式,限制办理时限;也可以建立只有自己才可以查看的个人文档。还要提供灾难恢复功能,如果用户一时不小心把重要数据删除了或者把机密文件发送出去了,系统提供的灾难恢复功能,帮助恢复数据。

  推行OA尤有其重要性和必要性:

  1、OA对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要。信息社会中,竞争取胜的法宝是信息,而OA所收集、处理、分析的对象正是“信息”。中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业,迫切需要通过推行OA来改善经营管理手段,提高管理水平,增强企业竞争力。

  2、推行OA,能给中国企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步。在企业中做IT工作都深受一个共同的难题长期困扰:企业经营和管理方式太不规范、太不严谨,缺乏全局观和系统观,人为因素太多,而且变化不定。这不仅为企业的经营和管理带来盲目性,而且为推进信息管理设置了障碍。推行OA,不仅是管理手段的改善,更重要的是带来管理思想的进步。

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  3、企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变。OA为用户提供的正是自我服务的支持,这正说明了OA已成为一种潮流,一种趋势、一种更好的企业办公方式。

  4、很多中国企业早在80年代初就着手建立企业的管理信息系统(MIS)。近20年过去了,我们没有看到中国企业管理水平质的飞跃,其中,除了技术能力局限的原因外,还有观念、认识方面的原因。过去做MIS,更多地注重了对规范的、结构化的数据的管理,而且走入了用先进的技术手段模拟手工操作的误区。模拟手工操作只有界面的友好程度、模拟的逼真程度的差别,不会有管理水平的提高。而OA所面向的对象是企业经营过程中所有可能产生的数据:结构化与非结构化的、多媒体的等等;OA所直指的目标是物化科学的管理思想。所以今天所谈的OA较过去的MIS有更广泛、更深刻的意义。当然,过去的MIS也为我们今天的OA打下一个良好的基础,也就是说OA的确很重要,同时实现OA也并非遥不可及。

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