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  相信做过档案资料的管理员都有这样的体验,每天需要整理大量的企业档案资料,编号、登记、归档、整理。这些看似简单的工作实际需要用大量的时间来完成,可能经常一抬头就发现隔壁桌的同事已经下班走了。而且企业的档案资料需要确保其完整性和安全性,在管理的过程稍有不小心可能会资料丢失,比如随时都有可能出现“用的时候找不到、用完不还、机密文件丢失”等现象,这样造成无法弥补的损失。同时档案资料工作的繁琐,需要大量人力来完成。

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  一、那么如何才能实现更为简单的档案资料管理,降低企业的运营成本呢?

  随着信息化的发展,很多企业通过利用OA办公系统电子化的分类存储、无纸化的借阅操作,降低档案管理的“繁琐”度,提高效率。具体如泛普OA系统提供方案所示:

  1、档案资料信息化存储:在OA系统的档案资料管理当中,可以实现文件管理的全程信息化。通过在系统的信息录入,可以随时进行文件的线上上传、编辑、查看、删除,同时不受时间和地域限制,并且该操作支持批量完成。在进行新建时,可详细列明名称、编号、保管期限、所属案卷/卷库、组卷年度,并且可以通过附件上传封面及相关资料。

  同时还能对文档资料的权限进行管控:企业的档案基本上都存储着需要保密的文件,为了保证其安全性,需要对其进行权限的设置。在系统内,针对特定的文件都可进行借阅范围的设置,权限可详细到个人,防止隐私泄露,进一步提升档案的安全性。

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  2、轻松管理资料文档,对历史管理痕迹保存:随着企业的进一步发展,存储在系统内的档案可能会失去价值,需要进行销毁,然而,在销毁中总是会遇到销毁痕迹无迹可寻的问题,还可能会遇到误销文档无法恢复的问题,给档案工作带来极大的麻烦。

  在泛普OA系统的档案管理内,就可以轻松解决这一问题,档案的所有操作日志都可以在系统中查询到,责任可以落实到人;如果档案被误销毁还可以恢复。在鉴定案卷时,可查看该案卷基本情况,并进行鉴定意见的书写,系统自动汇成鉴定日志。确保重要案卷不丢失、不损害,管理方便。

  3、电子信息化借阅流程:电子化的借阅管理过程更加规范,不仅使用必须经审批,整个借阅过程都有严格监控,借多久、还没还一目了然。通过OA系统的流程化运转,有借阅需求可直接进行线上申请,写明借阅的时间及归还时间,相关负责人可通过“借阅审批”列表进行审批。通过“我的借阅”可查看审批情况及过往借阅记录;通过借阅记录则可以查看全部人员的借阅情况及归还情况。

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  3、纸质档案借、还流程化:档案室的每份纸质档案无论借还是还,必须从经过OA的电子流程审批,谁借的、借的什么档案、什么时候还的等信息,都会一一记入系统,随时核查。同时还可以通过电子表单根据关键字筛选文件,实现一键“批量借阅”几十份文件资料。

  繁琐,不应该是档案工作的代名词。OA系统档案管理的全方位“日志”跟踪、便捷权限管理、无纸化借阅申请,将繁琐化为精细,让档案管理更简单。

  4、归还全程记录:OA全程电子化的流程管控,可以智能掌控档案的整个借阅过程。每份被借出去的档案,管理员直接通过系统的台账页面就能监控返还情况,即将到期或已经超期的文件,会直接通过色块标记出来

  随时可查阅文档借阅管理记录:借助智能报表系统和电子表单,档案管理人员、上层领导可以随时在OA报表门户了解不同时期,组织内部各类档案的管理情况。可以查档案详情、可以了解具体数据分析情况。包括各类文档的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多,以及各类档案的数量占比等情况。

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  管理人员再也不用为查档案、出一份分析报告而耗费大量时间,全面提升管理质量。

  通过泛普软件的OA档案信息管理系统规划方案的实施,以电子化的形式在对系统文件可进行收集、整理、同步归档的同时,极大节省了人员审核时间,改变了传统档案仅靠手工收集、整理的繁琐。不仅有助于为企业建立完善的企业重要资料档案库,实现所有档案的电子化、信息化管理、双线管理,还有助于提升企业重要产品、科技、文件、制度等文档资料的检索、查阅、再利用的速度。

  并且,在安全管理方面,档案数据库对文件、电子化内容的保管,安全级别更高,实行全库归档模式运行,即使在遇到自然灾害的情况下,仍能抵御外力。从而为企业建立全面的档案管理体系,推进企业信息化建设。

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