怎么用excel做采购管理系统及提升采购效率的秘诀

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一、采购管理系统的需求和Excel的适用性

在企业的日常运营中，采购管理是非常重要的一环。一个好的采购管理系统能够帮助企业合理安排采购计划、控制采购成本、保证采购质量。那么，为什么会想到用Excel来做采购管理系统呢？其实，很多中小企业或者小型采购项目，可能没有足够的资金和技术去搭建专业的采购管理软件。而Excel就成了一个很好的选择，它几乎是每个办公人员都会用的软件，操作简单，成本低。

采购管理系统的基本需求

采购管理系统一般需要具备采购计划制定、供应商管理、采购订单管理、采购到货验收、采购付款等功能。比如，企业要采购一批办公用品，就需要先制定采购计划，确定采购的数量、预算等；然后选择合适的供应商，下达采购订单；货物到货后要进行验收，确保质量和数量符合要求；最后完成付款流程。

Excel的优势

Excel有强大的表格处理和数据计算功能。我们可以用它来创建各种采购相关的表格，对数据进行分类、排序、筛选等操作。而且，Excel还能制作简单的图表，直观地展示采购数据的变化趋势。举个例子，我们可以用柱状图来对比不同供应商的价格，这样就能很清楚地看出哪个供应商更有价格优势。

二、搭建采购管理系统的前期准备

在开始用Excel搭建采购管理系统之前，我们需要做一些前期准备工作。这就好比盖房子要先打好地基一样，前期准备做好了，后面的工作才能顺利进行。

明确采购流程

不同的企业采购流程可能会有所不同。我们要先梳理清楚自己企业的采购流程，从采购需求的提出，到采购计划的审批，再到采购订单的执行和后续的验收付款等环节，都要一一明确。比如，有的企业采购金额超过一定数额需要高层领导审批，有的则是部门负责人审批即可。

收集相关数据

我们需要收集一些基础数据，比如供应商信息、商品信息、历史采购数据等。供应商信息包括供应商名称、联系方式、地址、信誉评级等；商品信息包括商品名称、规格、单价、库存等。这些数据是搭建采购管理系统的基础，有了它们，我们才能进行后续的数据分析和管理。

规划表格结构

根据采购流程和收集到的数据，我们要规划好Excel表格的结构。一般来说，我们可以创建采购计划表格、采购订单表格、供应商信息表格、到货验收表格、付款记录表格等。每个表格都要有明确的列标题，比如采购订单表格可以有订单编号、供应商名称、商品名称、数量、单价、金额、交货日期等列。

三、创建采购管理系统的具体表格

接下来，我们就开始创建采购管理系统的具体表格了。这是整个采购管理系统的核心部分，表格设计得合理与否，直接影响到后续的使用效果。

采购计划表格

采购计划表格主要用于记录采购的需求和计划。我们可以在表格中设置需求部门、需求日期、商品名称、规格、数量、预算金额等列。比如，公司的行政部门在5月1日提出需要采购10箱打印纸，预算金额是500元，我们就可以在采购计划表格中记录下来。通过这个表格，我们可以对采购需求进行统一管理和审批。

供应商信息表格

供应商信息表格用于记录供应商的基本信息和相关评价。除了前面提到的供应商名称、联系方式、地址、信誉评级等，还可以增加合作次数、平均交货时间、商品质量评分等列。这样，我们在选择供应商的时候，就可以综合考虑这些因素。比如，有两个供应商都能提供我们需要的商品，一个信誉评级高但价格稍贵，另一个价格便宜但交货时间不太稳定，我们就可以根据这些信息做出更合适的选择。

采购订单表格

采购订单表格是采购管理系统中非常重要的一个表格。它记录了采购订单的详细信息，包括订单编号、供应商名称、商品名称、数量、单价、金额、交货日期、付款方式等。当我们向供应商下达采购订单时，就可以在这个表格中记录下来。通过这个表格，我们可以跟踪订单的执行情况，比如是否按时交货、是否有质量问题等。

到货验收表格

到货验收表格用于记录货物到货后的验收情况。表格中可以设置订单编号、商品名称、数量、验收数量、合格数量、不合格数量、验收日期、验收人等列。当货物到货后，验收人员可以根据实际情况填写这个表格。如果发现有不合格的商品，我们可以及时与供应商沟通退换货事宜。

付款记录表格

付款记录表格用于记录采购付款的相关信息，包括订单编号、供应商名称、付款金额、付款日期、付款方式等。通过这个表格，我们可以清楚地了解采购资金的支出情况，避免出现重复付款或者漏付款的情况。

四、利用Excel的功能进行数据管理和分析

创建好表格只是第一步，我们还需要利用Excel的各种功能对采购数据进行管理和分析，这样才能充分发挥采购管理系统的作用。

数据筛选和排序

Excel的筛选和排序功能可以帮助我们快速找到需要的数据。比如，我们想查看某个供应商的所有采购订单，就可以使用筛选功能，只显示该供应商的订单信息。如果我们想按照采购金额从高到低对订单进行排序，也可以轻松实现。通过筛选和排序，我们可以更方便地对采购数据进行管理和分析。

数据透视表

数据透视表是Excel中非常强大的数据分析工具。我们可以用它来对采购数据进行汇总和分析。比如，我们可以用数据透视表统计不同供应商的采购金额、不同商品的采购数量等。通过数据透视表，我们可以更直观地了解采购数据的分布情况，发现采购过程中的问题和规律。

图表制作

Excel可以制作各种图表，如柱状图、折线图、饼图等。我们可以用图表来展示采购数据的变化趋势和比例关系。比如，用折线图展示某个商品的采购价格随时间的变化趋势，用饼图展示不同供应商的采购金额占比。通过图表，我们可以更直观地向领导和同事汇报采购情况。

五、采购管理系统的优化和扩展

随着企业的发展和采购业务的变化，我们的采购管理系统也需要不断优化和扩展。

定期检查和更新数据

我们要定期检查采购管理系统中的数据，确保数据的准确性和完整性。比如，供应商的联系方式可能会发生变化，商品的价格也可能会调整，我们要及时更新这些数据。我们还要清理一些无用的数据，避免数据冗余影响系统的运行效率。

增加新的功能和表格

如果企业的采购业务变得更加复杂，我们可以考虑增加新的功能和表格。比如，增加采购合同管理表格，记录采购合同的签订、执行和到期情况；增加采购成本分析表格，对采购成本进行更深入的分析。

引入专业软件

当企业的采购规模不断扩大，Excel可能无法满足复杂的采购管理需求。这时候，我们可以考虑引入专业的采购管理软件。比如泛普软件，它在处理大规模采购数据和复杂采购流程方面有很强的优势，能大大提高采购管理的效率和准确性。建米软件也很不错，它在采购成本控制和供应商协同方面表现出色，可以帮助企业更好地管理采购业务。

以上就是用Excel做采购管理系统的一些方法和步骤，希望能对大家有所帮助。在实际操作过程中，可能会遇到各种问题，我们要根据具体情况灵活调整和解决。

常见用户关注的问题：

一、怎么用excel做采购管理系统？

我听说好多人都想用Excel来做采购管理系统，觉得这样方便又实用。其实用Excel做采购管理系统，就像是自己动手搭一个小房子，一步步来就能完成。

下面来详细说说步骤：

1. 规划表格结构：得想清楚这个采购管理系统要包含哪些信息。比如采购订单信息，得有订单编号、供应商名称、采购日期、商品名称、数量、单价这些基本内容。就好像盖房子得先设计好图纸，每个房间的用途都得规划好。

2. 创建基础表格：根据规划好的结构，在Excel里创建不同的工作表。一个工作表可以专门记录采购订单，另一个可以记录供应商信息，还有一个可以用来做库存管理。泛普软件也有类似的功能，能把这些信息管理得井井有条，但咱们现在用Excel自己做。

3. 设计数据录入格式：为了让数据录入更规范，我们可以设置一些数据验证。比如商品数量只能输入数字，采购日期按照特定的格式输入。这样能避免录入错误的数据，就像给房子加上了一道道防线，保证房子的质量。

4. 建立数据关联：采购订单和供应商信息是有关联的，我们可以通过VLOOKUP等函数，让订单里自动显示供应商的相关信息。这样在查看订单的时候，就能快速了解供应商的情况。泛普软件在数据关联方面做得很出色，不过我们用Excel也能实现类似的功能。

5. 制作统计图表：Excel的图表功能很强大，我们可以根据采购数据制作柱状图、折线图等，直观地了解采购的趋势和分布。比如通过柱状图可以看出不同商品的采购数量对比，折线图可以反映采购金额随时间的变化。

6. 进行数据保护：采购数据很重要，我们可以设置工作表的保护，防止误删除或修改数据。也可以设置不同的权限，让不同的人只能查看或修改自己权限范围内的数据。

7. 定期更新和维护：随着采购业务的进行，数据会不断变化。我们要定期更新表格里的数据，保证数据的准确性。也要检查表格的结构和公式是否需要调整。

二、用excel做采购管理系统有什么优势？

朋友说Excel做采购管理系统挺不错的，我就想知道它到底有啥优势。其实啊，Excel就像是一个万能工具箱，在做采购管理系统方面有很多独特的优点。

下面来看看具体优势：

1. 操作简单：大多数人都对Excel有一定的了解，基本的操作很容易上手。不需要专门去学习复杂的软件操作，就可以自己动手搭建采购管理系统。不像一些专业的采购管理软件，可能需要花费大量的时间去培训。

2. 成本低：Excel是微软办公软件的一部分，很多人电脑里都已经安装了。不需要额外花钱去购买专门的采购管理软件，对于一些小公司或者预算有限的企业来说，这是一个很经济实惠的选择。泛普软件虽然功能强大，但对于一些小型企业可能成本较高。

3. 灵活性高：可以根据自己的需求随意调整表格的结构和内容。如果采购业务发生了变化，比如增加了新的商品类别或者供应商，我们可以很方便地在Excel里进行修改。不像一些固定模板的软件，修改起来可能比较麻烦。

4. 数据处理方便：Excel有很多强大的函数和工具，比如SUM、AVERAGE等函数可以快速计算采购金额、平均单价等。还可以进行数据筛选、排序等操作，方便我们查找和分析数据。

5. 易于分享：Excel文件可以很方便地通过邮件、共享文件夹等方式分享给团队成员。大家可以同时查看和编辑数据，提高工作效率。而且文件格式通用，几乎所有的电脑都能打开。

6. 可视化展示：前面提到过，Excel可以制作各种统计图表，把复杂的数据以直观的图形展示出来。这样领导和同事更容易理解采购数据的情况，做出合理的决策。

7. 可扩展性强：如果后期需要增加更多的功能，比如与其他系统进行数据对接，Excel也可以通过VBA编程等方式进行扩展。

三、用excel做采购管理系统有什么局限性？

我听说用Excel做采购管理系统有一些局限性，我就想知道具体是哪些方面。其实啊，Excel虽然好用，但在做采购管理系统时也有一些不足的地方。

下面来看看具体局限性：

1. 数据安全性低：Excel文件容易被误删除、修改或者丢失。而且如果没有设置好权限，任何人都可以查看和修改数据，可能会导致数据泄露或错误。泛普软件在数据安全方面有更完善的措施，能更好地保护采购数据。

2. 处理大量数据能力有限：当采购数据量非常大时，Excel的运行速度会变慢，甚至可能出现卡顿的情况。而且在进行复杂的数据计算和分析时，可能会出现错误。对于一些大型企业来说，这可能会影响工作效率。

3. 缺乏实时性：Excel是一个单机软件，数据更新需要手动操作。如果团队成员在不同的电脑上同时使用Excel文件，可能会出现数据不一致的情况。而泛普软件可以实现数据的实时更新和共享。

4. 功能相对单一：虽然Excel有很多函数和工具，但对于一些复杂的采购管理需求，比如采购流程审批、供应商评估等功能，Excel很难完全实现。泛普软件在这些方面有更专业的功能模块。

5. 维护成本高：随着采购业务的发展，Excel表格的结构和公式可能需要不断调整和维护。如果没有专业的知识，可能会出现错误。而且多人协作时，容易出现版本混乱的问题。

6. 缺乏数据分析深度：Excel的数据分析功能主要集中在基本的统计和图表展示上，对于一些高级的数据分析，比如数据挖掘、预测分析等，Excel的能力有限。泛普软件可以提供更深入的数据分析功能，帮助企业做出更精准的决策。

7. 难以与其他系统集成：如果企业已经使用了其他的管理系统，比如erp系统，Excel很难与这些系统进行数据对接和集成。而泛普软件可以与多种系统进行集成，实现数据的无缝流转。

四、有哪些替代excel做采购管理系统的软件？

朋友推荐说Excel做采购管理系统有一定的局限性，有一些专门的软件可能更好用。我就想知道有哪些替代Excel的软件。其实市场上有不少这样的软件，各有各的特点。

下面来介绍一些常见的替代软件：

1. 泛普软件：泛普软件是一款专业的采购管理软件，功能非常强大。它可以实现采购流程的自动化，包括采购申请、审批、订单生成、收货验收等环节。还能对供应商进行全面的管理和评估，帮助企业选择优质的供应商。而且泛普软件的数据安全性高，能有效保护企业的采购数据。

2. SAP Ariba：这是一款全球知名的采购管理软件，适用于大型企业。它提供了一站式的采购解决方案，包括采购、供应链管理、风险管理等功能。可以帮助企业优化采购流程，降低采购成本。

3. Oracle Procurement Cloud：Oracle公司的这款软件集成了先进的技术，能实现采购业务的数字化转型。它可以与企业的其他系统进行无缝集成，提高工作效率。而且提供了丰富的报表和分析功能，帮助企业更好地了解采购情况。

4. 用友采购管理系统：用友是国内知名的企业管理软件提供商，其采购管理系统具有操作简单、功能实用的特点。可以满足不同规模企业的采购管理需求，提供采购订单管理、库存管理、供应商管理等功能。

5. 金蝶采购管理系统：金蝶的采购管理系统以其灵活的配置和强大的功能受到很多企业的青睐。它可以实现采购业务的全程跟踪和监控，提高采购的透明度和效率。还能与金蝶的其他产品进行集成，实现企业的全面管理。

6. 鼎捷采购管理系统：鼎捷软件专注于制造业信息化解决方案，其采购管理系统针对制造业的特点进行了优化。可以帮助企业实现采购成本的控制、供应商的协同管理等目标。

7. 浪潮采购管理系统：浪潮的采购管理系统具有良好的用户体验和强大的功能扩展性。它可以与浪潮的其他产品一起构成企业的信息化管理平台，为企业提供全面的采购管理解决方案。