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erp管理流程系统

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   ERP采购系统操作流程

  供应链管理系统在使用过程中与财务链有显著的差异,财务链更加注重财务核算的问题,更加强调企业会计准则的运用。而供应链的操作则以业务流程为主,且各处模块的关联更紧密。在财务链的使用中一般可以两个两个操作系统分开学习理解,如固定资产与总账或薪资管理系统与总账分开学习,又或单独总账进行学习。而供应链管理系统中如果学习采购管理,则必然分牵涉应付款管理系统、库存管理系统、存货管理系统和总账管理系统。所以在学习供应链时更多的强调业务流程及各系统的业务关系。

  一、普通采购业务

  从财务核算上看,普通采购业务一般会涉及到9个流程,分别是:

  (1)采购需求部门提出采购申请,并按审批权限进行审核;

  (2)采购部门根据审核的需求申请,与供应商进行磋商谈判,签订合同;

  (3)供应商发出商品,并通知到货;

  (4)仓储部门收到货物,并进行验收入库;

  (5)收到采购发票送财务部门;

  (6)财务部门收到发票后确认应付款;

  (7)财务部门填写付款申请单,经过审核后进行付款处理;

  (8)将应付款与已付款进行核销处理;

  (9)对入库货物进行成本核算

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  体现在ERP财务管理系统中则有10个核算过程:请购à订单à到货à入库à发票à采购结算à确认应付款à支付货款à核销à核算成本。核算过程中涉及以不同的子系统,如请购à订单à到货à发票à采购结算等五个环节在采购系统中进行处理,确认应付款à支付货款à核销等三个环节在应付款管理系统中进行处理,验收入库则在库存管理系统中进行,核算成本在存货管理系统中完成。具体的关系可以用图1表示。所以一笔普通采购业务要在四个核算系统中穿插进行,对于初学者来说有一定的困难,尤其是当某一个环节填制单据出错时更是难以回退进行修改,往往顺流操作3-5分钟可以处理完一笔业务,但逆流操作则需要花上10-20分钟,甚至最后还是无法达到修正的目的。

  下面以一例进行说明具体的操作过程:

  1月1日,业务员白雪向建昌公司询问键盘的价格(95.00元/只),评估后确认价格合理,随即向公司上级主管提出请购要求,请购数量为300只。

  1月2日,上级主管同意向建昌公司订购键盘300只,单价为95.00元,要求到货日期为1月3日。

  1月3日,收到所订购的键盘300只,并将所收到的货物验收入原料库。当天收到该笔货物的专用发票一张,发票号为8001。业务部门将采购发票交财务部门,财务部门确定些业务所涉及的应付款及采购成本,材料会计记材料明细账。财务部门开出转账支票一张,支票号为C1,付清采购货款。

  [step1] 采购请购,填写请购单并进行审核。(本步骤可以省略)

  以业务员“白雪”身份登录系统执行[供应链]-[采购管理]-[请购]-[请购单]进入“采购请购单”界面,单击“增加”按钮,按要求填入相关内容, 单击“保存”后进行“审核”,需要注意的是,一般请购人与审核人为不同的操作员。

  [step2]采购订货,填写采购订单。(本步骤可以省略)

  以业务员“白雪”身份登录系统执行[供应链]-[采购管理]-[采购订货]-[采购订单]进入采购订单界面,单击“增加”按钮,订单的生成可以依据上述填制的请购单。点击界面上的“生单”下拉“请购单”按钮点击界面上“保存”及“审核”按钮,完成订单工作。

  [step3] 采购到货,填写请购单并进行审核。(本步骤可以省略)

  以业务员“白雪”身份登录系统,执行[供应链]-[采购管理]-[采购到货]-[到货单]进入“到货单”界面,单击“增加”按钮到货单的生成可以依据采购订单生成,点击界面上的“生单”下拉“采购订单”按钮,如图3所示,点击“过滤”。选择上一步骤经过审核的订单。从而形成有内容的到货单。具体如图7所示,单击界面“保存”、审核。

  [step4] 验收入库,填写入库并进行审核。

  以业务员“白雪”身份登录系统,执行[供应链]-[库存管理]-[入库业务]-[采购入库单]进入“采购入库单”界面,单击“生单”按钮选择“采购到货单(蓝字)”并过滤,选取上步骤生成的采购到货单,同时将仓库“原料库”填写完整。保存并审核。

  [step5]完成发票的登记。

  以业务员“白雪”身份登录系统,执行[供应链]-[采购管理]-[采购发票]-[专用采购发票]进入“专用发票”界面,单击“增加”按钮,单击“生单”按钮选择“入库单”并过滤,选取上步骤生成的采购入库单,同时将发票号修改为“8001”。保存.

  [step6] 采购结算,将入库单与发票进行对应结算。

  采购结算有两种形式,手工结算和自动结算形式,只有一一对应时使用自动结算,一般使用手工结算。如果采购过程未进行结算,意味着入库单到月末将无法确认采购成本,而是确认为暂估入库业务。

  以业务员“白雪”身份登录系统,[供应链]-[采购管理]-[采购结算]-[手工结算]进入结算界面,单击“选单”按钮后。选单就是要选择进行结算的发票和入库单。在“结算选单”界面上单击“过滤”按钮,选择供应商代码为建昌公司后,点击过滤按钮,出现图12所示界面,分别在入库单和发票前进行勾选,点击界面上“OK确定”按钮,将入库单和发票选入结算界面。

  [step7]确认应付款,并生成采购凭证

  以业务员“马方”(会计)身份登录系统,执行[财务会计]-[应付款管理]-[应付单据处理]-[应付单据审核]进入“应付单据过滤”界面,选择“供应商”为“建昌公司”,点击“确定按钮。点击确定后,过滤出第5步骤形成的发票,双击进入发票界面,点击“审核”按钮,提示,是否立即制单,点击“是”后同时生成会计凭证。

  [step8]支付货款,并生成采购凭证

  以业务员“马方”(会计)身份登录系统,执行[财务会计]-[应付款管理]-[付款单据处理]-[付款单据录入]进入“付款单”界面,单击“增加”按钮,按案例资料录入相关内容

  填写好后点击“保存”和“审核”生成付付款凭证

  [step9]核销

  以业务员“马方”(会计)身份登录系统,执行[财务会计]-[应付款管理]-[核销处理]-[手工核销]进入“核销条件”窗口,选择供应商为“建昌公司”单击“确定”进入到核销界面

  在采购专用发票上,本次结算金额栏填入结算金额为33345,单击“保存”按钮,完成核销工作,由于不存在现金折扣,无须生成凭证。

  [step10]确定存货采购成本并生成凭证

  以业务员“白雪”身份登录系统,执行[供应链]-[存货管理]-[业务核算]-[正常单据记账]进入“过滤条件选择”窗口,单击过滤后进入“正常单据记账列表,选择入库单后,点击“记账”按钮,完成记账

  执行[供应链]-[存货管理]-[财务核算]-[生成凭证]进入“生成凭证”窗口,单击选择按钮,选择“采购入库单(报销记账)”单击“确定”后,选择入库单后,点击“确定”按钮,回到“生成凭证”界面,选择“转账凭证”类型,点击“生成按钮”生成转账凭证

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  至此,完成一笔普通采购业务。

发布:2010-04-26 13:58    编辑:泛普软件 · zhangyan    [打印此页]    [关闭]