OA介绍

浅谈办公自动化系统在企业信息化建设中的应用

　　企业信息化管理是大数据时代企业发展的必然趋势，办公自动化是信息化管理的基础。企业办公室的合同管理、报销管理、资金管理、人力资源管理、电子文档等如果应用相应的自动化办公软件来管理它们，可以实现高速度、高效和高质量。随着企业中办公项目和业务量的增加，使用人工方式配合各种办公流程和相关部门存在很多实际困难，比如办公时间有限出差不在办公室等等。如果应用自动化办公，就可以对企业各部门的工作流程进行管理、工作进度等等，让你可以合理安排自己的办公时间，从而提高工作效率。

　　一、企业信息化的内涵

　　1、以知识经济为内涵，通过信息技术的广泛应用，可以加快企业产品的更新换代，增加产品的知识含量，提高市场竞争力。

　　2、继续推广计算机辅助设计和制造技术，提高生产过程的自动化程度，建立管理信息系统和决策支持系统，促进企业生产技术和管理的现代化，提高企业整体素质。

企业信息化的内涵

　　3、充分利用信息技术，依托电子商务、互联网，提高管理水平和市场快速反应能力，调整产品结构，降低产品成本，提高生产效率。

　　4、加强信息资源的开发利用，利用先进的网络、通讯和计算机手段提高企业在全球范围内的快速传播和收购、交流信息的能力。

　　5、高度重视高新技术产业的发展趋势。特别是一场以数字化为核心的新技术变革，正在导致包括数据在内的深化、文字、图像、声音和影视将被数字化，这将带来信息的交流、存储、检索、传播、利用、后处理和管理的计算机化、网络化使得经济和社会发展对信息技术产生了巨大的影响、信息资源和信息产业的依赖性越来越强。从物质经济向信息经济的转变中已经发生和将要发生的深刻变化将是人类历史上最广泛的、最深刻的变化，远远超过“工业革命”所产生的影响。

　　二、浅谈办公自动化系统在企业信息化建设中的应用

　　1、合同制度

　　合同是企业之间合作的重要文件，是企业维护自身合法权益的重要凭证。所以企业在所有的合作中都要签合同，都要经过不同级别领导的审批，保证合同的准确性。由此看来，签订的合同数量很大。办公自动化中合同制的缺点是阅读权限的问题。虽然合同制可以提高合同签订的速度，合同相关内容的审批也不会受到空间和时间的限制，但是合同制文件的阅读权限还有待提高。油气企业业务量大，要签订的合同数量非常多不同金额的合同需要经过不同级别领导的审核和签署。因此，合同管理系统的阅读权限不能统一，需要向授权方向转变。合同拟定后，发起人授权需要签署和阅读合同的领导和人员，实现合同系统管理的自动化，保证企业合同信息的安全。

　　2、电子文档OA

　　虽然电子文档OA在收发文件会议管理协作等方面发挥了优势，但仍有很多不足之处需要改进。第一，在电子公文系统中，在收发公文的过程中，公文保密在实践中没有得到很好的应用。OA是office的一部分，但不是所有OA系统中的文件都只能在中石油内网流转由于项目工作环境的限制，并非所有员工都能使用中石油内网，导致一些需要全体员工阅读的文件无法通过OA系统流转。如果文件发出后不能及时阅读，如果发送者需要给所有接收者打电话，办公自动化就失去了意义。因此，电子文件的OA系统应设置内部和外部网络的权限，并与接收人常用的通信设备相关联。通过这种方式，可以在正式文档发布后通知所有收件人。此外，收件人的阅读情况要有反馈，不打开文件阅读的情况要有标记。这样，发件人可以及时了解公文的阅读情况，并根据需要及时通知个别工作人员阅读。二会议通知和合作通知的发布要设置信息反馈对话框。这样可以在OA上及时沟通和反馈信息，有利于会议组织和协同工作部门及时调整安排。

浅谈办公自动化系统在企业信息化建设中的应用

　　3、人力资源管理系统

　　人力资源管理系统自动化是企业信息化管理的重要组成部分。在以人为本的发展理念下，人力资源管理是企业发展的关键。实现自动化人力资源系统管理后，可以统计企业各部门的人力资源，提高人才的工作能量、对潜在的职业能力和自我职业规划有全面的了解。虽然人力资源管理系统已经显示出许多优势，但仍有许多不足之处需要改进。首先，每个部门对人才工作的评价要通过自动化办公软件反馈给人力资源管理部门，有利于人力资源部门和各部门领导对人才背景的了解。第二，企业的所有员工都应该能够参与人力资源管理系统。后企业职工的个人资格或专业技能得到了提高，他们可以登录到他们的个人帐户来修改他们的个人信息。这样省去了人力资源统计的麻烦，也能促进员工的自我提升。因此，人力资源管理系统的自动化可以从众多人才中快速筛选出与目标岗位相匹配的员工，从而促进企业的发展。

　　4、集中报账平台

　　国企的财务管理非常严格，所有的进账和出账都需要严格按照既定的流程办理。这样的财务管理制度有利于企业账目清晰，避免徇私舞弊。当集中报销处理用于报销单提交审批时，办公效率大大提高。但是，在实际工作中，报销平台仍然存在一些不足之处需要改进。一是企业内各相关部门要申请财务报销平台账户，并将其纳入管理预算。所有需要报销的人员首先在平台上填写表格，选择合适的预算项目，将表格提交给其领导审核，并根据财务部门的相关要求粘贴报销单据。二是调整集中报销平台的使用，划分内外网权限，让不方便通过内网登录集中报销平台处理报销单的人员也能办理审核报销业务。这样节省了财务报销人员的时间，也减少了工作量，提高了工作效率。

　　为企业建立一个功能齐全的自动化信息系统不是一件简单的事情办公自动化信息系统是一项系统工程从建设初期就要走标准化建设的思路，从政策和业务上保证符合国家大政方针，从信息化建设的思路上符合电子政务等相关规划。

发布：2023-03-14 15:10 编辑：泛普软件 · wby [打印此页] [关闭]

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