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  公文管理

  业务说明:公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整中,以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理,使其完善并获得功效的行为或过程

  管理痛点

  1、报送不规范

  2、滥发文件

  3、文件送阅混乱

  4、办公工作人员对部门送来的文件货代拟稿把关不严

  5、收文不及时,没有建立台账,不按程序、要求进行签收

一、新建收文

  业务说明:企业的公文所实施的处置与管理,收发人员对收文情况做出较详细记载

  1、功能:通过来文标题、收文类别、回函人、回函时间等字段将收文相关信息登记,同时也对文件的不同紧急程度进行录入

  2、操作说明

  (1)、【录入数据】→【保存】:录入来文标题、收文类别、回函人、回函时间、回函编号、回函内容、备注、收文编号、秘密等级、文号、来文单位、收文单位、紧急程度、主题词、收文日期、内容摘要、来文事由等以上信息,并上传相关的附件

  (2)、保存且新增:将当前收文表单的数据录入后,点击保存且新增,系统就会同时保存已录入的数据并转到新的页面,可以再次重新增加数据

  (3)、定位:点击定位,通过输入查询条件就可以查询收文单据详细情况。比如:要查询一个收文的情况,在查询条件那里输入来文标题或者收文类型,然后点击确定,就可以查询到该收文信息详细单据

  (4)、协同按钮:点击协同按钮,可以快速的查询与收文信息信息相关的列表和报表

  (5)、表单左上角的按钮作用,如下图所示

  注: 表单中有红色*号的字段为必填字段

  图一:

新建收文1.png

  图二:

新建收文2.png

  收文列表

  业务说明:企业的公文所实施的处置与管理,收发人员对收文情况做出较详细记载

  1、功能

  (1)、通过来文标题、收文类别、回函人、回函时间等字段对收文相关信息查询,同时也对文件的不同紧急程度进行快速查找

  (2)、也可通过列表中蓝色字体的字段,比如:回函编号、来文标题、主题词、回函人等可查询收文的详细表单数据

  2、操作

  (1)、查询:点击查询按钮,在出现的这个查询条件的界面中,我们可以对当前收文列表进行主题的筛选查询,或者对收文列表中的的回函人进行查询,这样领导就可以更加方便的根据收文列表,对收文的信息进行查询与分析

  (2)、查询方案:将经常查询的条件选择好后,输入方案名称,就可以点击保存方案,有助于下次查询的时候直接快速点击查询的方案,就不用再次选择条件

  (3)、修改:选择要修改内容前的序号,再点击修改即可。比如:要修改一个收文的信息,选择该主题前的序号,然后再点击修改即可;或者双击该收文编号也可以进行修改

  (4)、打印:直接点击打印,还可以设置打印的页面,比如:对当前收文列表打印的纸张自定义,或者只打印列表上的编号、标题名称这两列

  (5)、输出:如果当前收文列表的模板不是自己想要的,可以点击输出通过Excel表格的格式保存到电脑,对列表进行第二次自定义的修改

  (6)、列表中左上角的按钮作用,如下图所示

  图一:

收文列表1.png

  图二:

收文列表2.png

  收文查询

  业务说明:企业的公文所实施的处置与管理,收发人员对收文情况做出较详细记载

  1、功能

  (1)、通过来文标题、收文类别、回函人、回函时间等字段对收文相关信息查询,同时也对文件的不同紧急程度进行快速查找

  (2)、也可通过报表中蓝色字体的字段,比如:回函编号、来文标题、主题词、回函人等可查询收文的详细表单数据

  2、操作

  (1)、查询:点击查询按钮,在出现的这个查询条件的界面中,我们可以对当前收文报表进行主题的筛选查询,或者对收文报表中的的回函人进行查询,这样领导就可以更加方便的根据收文报表,对收文的信息进行查询与分析

  (2)、查询方案:将经常查询的条件选择好后,输入方案名称,就可以点击保存方案,有助于下次查询的时候直接快速点击查询的方案,就不用再次选择条件

  (3)、打印:直接点击打印,还可以设置打印的页面,比如:对当前收文报表打印的纸张自定义,或者只打印报表上的编号、标题名称这两列

  (4)、输出:如果当前收文报表的模板不是自己想要的,可以点击输出通过Excel表格的格式保存到电脑,对报表进行第二次自定义的修改

  (5)、报表中左上角的按钮作用,如下图所示

  图一:

收文查询1.png

  图二:

收文查询2.png

二、新建发文

  业务说明:根据实际情况,认为有必要通过行文解决问题,或对收文进行回复、批转,都必须制作和制发文件。以实现上情下达、下情上报及左右联系沟通。

  1、功能:通过发文标题、发文类别、回函人、回函时间等字段将发文相关信息登记,同时也对文件的不同紧急程度进行录入

  2、操作说明

  (1)、【录入数据】→【保存】:录入发文编号、发文标题、发文类别、秘密等级、发文日期、发文单位、寄发单位、紧急程度、主题词、文号、主送部门、抄送部门、内容摘要、发文事由、回函人、回函日期、回函编号、回函内容、备注等以上信息,并上传相关的附件

  (2)、保存且新增:将当前发文表单的数据录入后,点击保存且新增,系统就会同时保存已录入的数据并转到新的页面,可以再次重新增加数据

  (3)、定位:点击定位,通过输入查询条件就可以查询发文单据详细情况。比如:要查询一个发文的情况,在查询条件那里输入发文标题或者发文类型,然后点击确定,就可以查询到该发文信息详细单据

  (4)、协同按钮:点击协同按钮,可以快速的查询与发文信息信息相关的列表和报表

  (5)、表单左上角的按钮作用,如下图所示

  注: 表单中有红色*号的字段为必填字段

  图一:

新建发文1.png

  图二:

新建发文2.png

  发文列表

  业务说明:根据实际情况,认为有必要通过行文解决问题,或对收文进行回复、批转,都必须制作和制发文件。以实现上情下达、下情上报及左右联系沟通

  1、功能

  (1)、通过发文标题、发文类别、回函人、回函时间等字段对发文相关信息查询,同时也对文件的不同紧急程度进行录入

  (2)、也可通过列表中蓝色字体的字段,比如:发文编号、发文标题、主送部门、回函人等可查询发文的详细表单数据

  2、操作

  (1)、查询:点击查询按钮,在出现的这个查询条件的界面中,我们可以对当前发文列表进行主题的筛选查询,或者对发文列表中的的回函人进行查询,这样领导就可以更加方便的根据发文列表,对发文的信息进行查询与分析

  (2)、查询方案:将经常查询的条件选择好后,输入方案名称,就可以点击保存方案,有助于下次查询的时候直接快速点击查询的方案,就不用再次选择条件

  (3)、修改:选择要修改内容前的序号,再点击修改即可。比如:要修改一个发文的信息,选择该主题前的序号,然后再点击修改即可;或者双击该发文编号也可以进行修改

  (4)、打印:直接点击打印,还可以设置打印的页面,比如:对当前发文列表打印的纸张自定义,或者只打印列表上的编号、标题名称这两列

  (5)、输出:如果当前发文列表的模板不是自己想要的,可以点击输出通过Excel表格的格式保存到电脑,对列表进行第二次自定义的修改

  (6)、列表中左上角的按钮作用,如下图所示

  图一:

发文列表.png

  图二:

发文列表2.png

  发文查询

  业务说明:根据实际情况,认为有必要通过行文解决问题,或对收文进行回复、批转,都必须制作和制发文件。以实现上情下达、下情上报及左右联系沟通

  1、功能

  (1)、通过发文标题、发文类别、回函人、回函时间等字段对发文相关信息查询,同时也对文件的不同紧急程度进行录入

  (2)、也可通过报表中蓝色字体的字段,比如:发文编号、发文标题、主送部门、回函人等可查询发文的详细表单数据

  2、操作

  (1)、查询:点击查询按钮,在出现的这个查询条件的界面中,我们可以对当前发文报表进行主题的筛选查询,或者对发文报表中的的回函人进行查询,这样领导就可以更加方便的根据发文报表,对发文的信息进行查询与分析

  (2)、查询方案:将经常查询的条件选择好后,输入方案名称,就可以点击保存方案,有助于下次查询的时候直接快速点击查询的方案,就不用再次选择条件

  (3)、打印:直接点击打印,还可以设置打印的页面,比如:对当前发文报表打印的纸张自定义,或者只打印报表上的编号、标题名称这两列

  (4)、输出:如果当前发文报表的模板不是自己想要的,可以点击输出通过Excel表格的格式保存到电脑,对报表进行第二次自定义的修改

  (5)、报表中左上角的按钮作用,如下图所示

  图一:

发文查询1.png

  图二:

发文查询2.png

三、新建请示

  业务说明:用于向上级请求指示、批准的公文

  1、功能:通过请示部门、拟稿人、主送领导等字段将请示的内容进行录入

  2、操作说明

  (1)、【录入数据】→【保存】:录入请示部门、拟稿人、主送领导、内容摘要、请示编号、请示标题、请示类别、秘密等级、请示文号、请示日期、请示金额、紧急程度等以上信息,并上传相关的附件

  (2)、保存且新增:将当前请示信息表单的数据录入后,点击保存且新增,系统就会同时保存已录入的数据并转到新的页面,可以再次重新增加数据

  (3)、定位:点击定位,通过输入查询条件就可以查询请示信息单据详细情况。比如:要查询一个请示信息的情况,在查询条件那里输入请示标题或者请示文号,然后点击确定,就可以查询到该请示详细单据

  (4)、协同按钮:点击协同按钮,可以快速的查询与请示信息信息相关的列表和报表

  (5)、表单左上角的按钮作用,如下图所示

  注: 表单中有红色*号的字段为必填字段

  图一:

新建请示1.png

  图二:

新建请示2.png

  请示列表

  业务说明:用于向上级请求指示、批准的公文

  1、功能

  (1)、通过请示部门、拟稿人、主送领导等字段将请示的内容进行查询

  (2)、也可通过列表中蓝色字体的字段,比如:请示编号、请示主题、请示部门、拟稿办人等可查询请示的详细表单数据

  2、操作

  (1)、查询:点击查询按钮,在出现的这个查询条件的界面中,我们可以对当前请示列表进行主题的筛选查询,或者对请示列表中的的拟稿人进行查询,这样领导就可以更加方便的根据请示列表,对请示的信息进行查询与分析

  (2)、查询方案:将经常查询的条件选择好后,输入方案名称,就可以点击保存方案,有助于下次查询的时候直接快速点击查询的方案,就不用再次选择条件

  (3)、修改:选择要修改内容前的序号,再点击修改即可。比如:要修改一个请示的信息,选择该主题前的序号,然后再点击修改即可;或者双击该请示编号也可以进行修改

  (4)、打印:直接点击打印,还可以设置打印的页面,比如:对当前请示列表打印的纸张自定义,或者只打印列表上的编号、主题名称这两列

  (5)、输出:如果当前请示列表的模板不是自己想要的,可以点击输出通过Excel表格的格式保存到电脑,对列表进行第二次自定义的修改

  (6)、列表中左上角的按钮作用,如下图所示

  图一:

请示列表1.png

  图二:

请示列表2.png

  请示查询

  业务说明:用于向上级请求指示、批准的公文

  1、功能

  (1)、通过请示部门、拟稿人、主送领导等字段将请示的内容进行查询

  (2)、也可通过报表中蓝色字体的字段,比如:请示编号、请示主题、请示部门、拟稿办人等可查询请示的详细表单数据

  2、操作

  (1)、查询:点击查询按钮,在出现的这个查询条件的界面中,我们可以对当前请示报表进行主题的筛选查询,或者对请示报表中的的拟稿人进行查询,这样领导就可以更加方便的根据请示报表,对请示的信息进行查询与分析

  (2)、查询方案:将经常查询的条件选择好后,输入方案名称,就可以点击保存方案,有助于下次查询的时候直接快速点击查询的方案,就不用再次选择条件

  (3)、打印:直接点击打印,还可以设置打印的页面,比如:对当前请示报表打印的纸张自定义,或者只打印报表上的编号、主题名称这两列

  (4)、输出:如果当前请示报表的模板不是自己想要的,可以点击输出通过Excel表格的格式保存到电脑,对报表进行第二次自定义的修改

  (5)、报表中左上角的按钮作用,如下图所示

  图一:

请示查询1.png

  图二:

请示查询2.png

四、新建文档

  业务说明:指用来储存并处理工作数据的文件

  1、功能:通过文档编号、文档主题等字段将文档的信息进行录入

  2、操作说明

  (1)、【录入数据】→【保存】:录入文档编号、文档标题、文档类别、上传人、上传时间、所属部门、文档名称、备注等以上信息,并上传相关的附件

  (2)、保存且新增:将当前文档表单的数据录入后,点击保存且新增,系统就会同时保存已录入的数据并转到新的页面,可以再次重新增加数据

  (3)、定位:点击定位,通过输入查询条件就可以查询文档信息单据详细情况。比如:要查询一个文档信息的情况,在查询条件那里输入文档名称或者文档编号,然后点击确定,就可以查询到该文档信息详细单据

  (4)、协同按钮:点击协同按钮,可以快速的查询与文档信息信息相关的列表和报表

  (5)、表单左上角的按钮作用,如下图所示

  注: 表单中有红色*号的字段为必填字段

  图一:

新建文档1.png

  图二:

新建文档2.png

  文档列表

  业务说明:指用来储存并处理工作数据的文件

  1、功能

  (1)、通过文档编号、文档主题等相关字段查询相关的文档信息

  (2)、也可通过列表中蓝色字体的字段,比如:文档编号、文档主题、所属部门、上传人等可查询文档的详细表单数据

  2、操作

  (1)、查询:点击查询按钮,在出现的这个查询条件的界面中,我们可以对当前文档列表进行主题的筛选查询,或者对文档列表中的的上传人进行查询,这样领导就可以更加方便的根据文档列表,对文档的信息进行查询与分析

  (2)、查询方案:将经常查询的条件选择好后,输入方案名称,就可以点击保存方案,有助于下次查询的时候直接快速点击查询的方案,就不用再次选择条件

  (3)、修改:选择要修改内容前的序号,再点击修改即可。比如:要修改一个文档的信息,选择该主题前的序号,然后再点击修改即可;或者双击该文档编号也可以进行修改

  (4)、打印:直接点击打印,还可以设置打印的页面,比如:对当前文档列表打印的纸张自定义,或者只打印列表上的编号、文档名称这两列

  (5)、输出:如果当前文档列表的模板不是自己想要的,可以点击输出通过Excel表格的格式保存到电脑,对列表进行第二次自定义的修改

  (6)、列表中左上角的按钮作用,如下图所示

  图一:

文档列表1.png

  图二:

文档列表2.png

  文档查询

  业务说明:指用来储存并处理工作数据的文件

  1、功能

  (1)、通过文档编号、文档主题等相关字段查询相关的文档信息

  (2)、也可通过列表中蓝色字体的字段,比如:文档编号、文档主题、所属部门、上传人等可查询文档的详细表单数据

  2、操作

  (1)、查询:点击查询按钮,在出现的这个查询条件的界面中,我们可以对当前文档列表进行主题的筛选查询,或者对文档列表中的的上传人进行查询,这样领导就可以更加方便的根据文档列表,对文档的信息进行查询与分析

  (2)、查询方案:将经常查询的条件选择好后,输入方案名称,就可以点击保存方案,有助于下次查询的时候直接快速点击查询的方案,就不用再次选择条件

  (3)、打印:直接点击打印,还可以设置打印的页面,比如:对当前文档列表打印的纸张自定义,或者只打印列表上的编号、文档名称这两列

  (4)、输出:如果当前文档列表的模板不是自己想要的,可以点击输出通过Excel表格的格式保存到电脑,对列表进行第二次自定义的修改

  (5)、列表中左上角的按钮作用,如下图所示

文档查询1.png

  图二:

文档查询2.png