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公文管理

   一、国内80%的企业在公文管理中遇到的问题

  1、在部分企业中,公文的填写没有规范的格式,不方便后续人员进行办理,也不利于查询。

  2、与公文相关的资料文件都是以纸质版的形式存在,在进行传阅的过程中,容易出现遗失的情况,并且想要查账都十分不便。

  3、公文的办理需要多人员经手,在传统的办公下,公文办理受地域和时间影响大,如果办理人不在办公室,就会耽误办理进度。

  4、公文的安全性没得保障,传递的过程中其他人可能打开看了,造成信息泄露。

  5、需要办理的公文太多,有时候可能桌子上文件堆放过多,而将某个公文遗漏或者搞混淆。

  6、公文过多,不知道哪些公文比较紧急需要优先处理,必须挨个挨个打开查看,耽误办理效率。

  7、需要自己办理公文的时候就办理,自己办理完后就不知道其他人是否办理了,也不能什么时候能办理,能开始执行。

  8、作为公司的领导,不能及时全面的了解企业所有公文内容以及办理情况。

公文管理.png

  二、系统中公文管理的管控点及作用

  1、提供提供规范化的公文格式,对公文标题、密级程度、紧急程度、主送、抄送、公文内容等信息进行规范化的填写,形成统一的格式,方便后续办理人查看和办理,也方便查账。

  2、可以将与公文相关的资料文件通过附件的形式上传到系统中,只要提交单据后,其他办理人就可以查看相关附件信息了,避免了公文在传阅过程中出现资料遗失的情况,同时电子化的办理流程也能提高办理效率。

  3、在系统中选择了主送和抄送之后,相关公文只会传递给对应人员,其他人员就看不到,保证了公文的安全性。

  4、系统提供待办公文列表,可以看到自己所有待办,并且还可以按照紧急程度进行筛选,方便及时处理紧急公文,保证工作安排的合理性。

  5、在系统的已办公文列表中还可以查看到自己办理完毕的公文的后续处理情况。

  6、作为公司的最高领导,可以通过公文监控来查看企业所有的公文内容以及办理情况,碰到办理过慢的情况还可以及时催办。

  三、系统中的公文管理单据及列表

  在泛普企业管理系统中,通过发起公文、我的公文、待办公文、已办公文、已收公文、公文监控单据和列表来实现全方位的公文管理。下面是对应单据、列表的行业样张展示:

  1、发起公文

发起公文

  2、我的公文

我的公文

  3、待办公文

待办公文

  4、已办公文

已办公文

  5、已收公文

已收公文

  6、公文监控

公文监控
发布:2007-02-11 18:17    来源:泛普软件    [打印此页]    [关闭]