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印章管理

   一、国内80%的企业在印章管理中遇到的问题

  1、个别企业对印章的使用管理不严格,印章管理员对需要盖章的材料审核不严格,甚至有在空白纸上用印的情况。

  2、个别企业在每一次印章使用和印章外借的时候没有形成规范化的登记,之后发现用印出现问题时,想要查询印章的使用人、使用时间、使用事由等信息都没有依据,形成法律风险。

  3、很多印章审批都是采购一页纸请示的方式,请示审核时间长,并且请示完成之后由经理保存在办公室,时间长了就容易丢失,无法追溯。

  4、个别印章管理员对外借印章的归还时间没有严格控制,不能及时知道印章何时归还的,容易出现印章丢失的情况。

印章管理.png

  二、系统中印章管理的管控点及作用

  1、在系统中,可以将需要盖章的材料通过附件的形式上传到系统中,方便印章管理员查看,以保证用印安全规范,同时也便于其他人员查看监督。

  2、每一次印章使用和印章外借都可以在系统中进行登记,并形成规范的印章管理台账,方便以后在出现用印问题的时候,及时查找原因。

  3、可以对印章申请和印章外借单据设置多级审批流,申请人填写完毕后一键提交给其他领导进行审核,大大提高了审核时效性,并且以后在出现问题时,也可以通过审批流快速找到责任人。

  4、在系统中能够对外借印章的归还时间进行严格管理,印章管理员根据实际归还时间进行登记,一定程度上能避免印章丢失而没被发现,或者长时间不归还影响其他需要用印的业务正常进行的情况。

  三、系统中的印章管理单据及列表

  在泛普企业管理系统中,通过印章申请、用印外借、印章使用记录单据和列表来实现全方位的印章管理。下面是对应单据、列表的行业样张展示:

  1、印章申请

印章申请
印章申请列表

  2、用印外借

用印外借
用印外借列表

  3、印章使用记录

印章使用记录
发布:2020-06-15 11:11    来源:泛普软件    [打印此页]    [关闭]
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