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资料管理

   一、国内80%的企业在资料管理中遇到的问题

  1、传统办公模式下,资料主要是以纸质版的形式产生和保存的,纸质版的资料在整理的时候需要耗费大量费人力物力。

  2、企业相关的资料文件很多,在需要查看的时候要在一大堆资料中去翻找,效率十分低。

  3、纸质资料一般是放在固定的文件柜中,想要查询的时候,必须经过资料管理员的手,资料拿过去拿过来的十分不方便,不利于领导和其他员工随时查阅。

  4、传统的资料收集整理工作都是由资料员专人负责,对于资料员来说,要想全面搜集企业各种资料的难度相当的大,并且有些业务部门的资料需要在业务部门保存,资料管理员只能将其复印出来再做保存,工作量更大。

  5、在企业中,有的资料可以是公开的,有的资料又是保密的,如何保证资料的安全性是一大管理难题。

资料管理.png

  二、系统中资料管理的管控点及作用

  1、系统提供资料管理模块,便于对资料进行电子化的登记管理,各人员都可以将自己手中的资料录入到系统中,保证了资料的全面性。

  2、通过电子化的资料管理系统,形成了完善的企业资料库,需要查询的时候直接通过简单的查询条件即可筛选出来,方便快捷。

  3、系统能够对资料进行类别划分,每个类别都可以按照部门、人员设置新增、修改、删除、查看、下载等权限,然后各员工就可以在权限范围内进行操作,在保证资料信息共享的同时更保证了资料的安全性。

  4、系统将企业的各部门人员都集中到一个平台上来,实现了信息共享,各领导和员工可以在权限范围内随时进入系统查看、下载、打印资料,提高了协同办公的效率。

  5、可以将其他任何模块单据中的附件直接转存到资料中心来,保证了资料收集渠道的全面性,即能保证企业资料的全面,又能减轻资料员的工作量。

  三、系统中的资料管理单据及列表

  在泛普企业管理系统中,通过资料类别、我的资料、资料中心、下属资料单据和列表来实现全方位的资料管理。下面是对应单据、列表的行业样张展示:

  1、资料类别

资料类别

  2、我的资料

我的资料
我的资料列表

  3、资料中心

资料中心

  4、下属资料

下属资料
发布:2020-06-23 11:50    来源:泛普软件    [打印此页]    [关闭]
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