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办公用品

   一、国内80%的企业在办公用品中遇到的问题

  1、部分企业对办公用品管理比较松散,没有形成规范的办公用品信息库,还停留在简单的登记出入库台账的层面。

  2、在传统的办公模式下,企业对办公用品购买和领用的记录一般是通过纸质方式进行登记,时间一长,数据也就越多,密密麻麻的信息想去查账都十分困难。

  3、部分企业在办公用品在入库的时候缺少相关的办理人签字手续,事后发现数量不对或者质量问题时,找不到负责人。

  4、部分企业对办公用品的使用缺乏动态监管,不了解其使用情况,没有责任到各部门或者责任到人,给贪污、私自挪用制造了机会,同时浪费现象也比较严重。

  5、领导如果想知道办公用品一共入库了多少、领用了多少、结存多少,还必须让办公用品管理人员临时去统计一张报表出来,办公用品管理员又要翻查各种账本计算汇总,效率十分低并且还可能出错。

  

办公用品管理.png

  二、系统中办公用品的管控点及作用

  1、在系统中,首先对办公用品进行分类管理,然后建立完善的办公用品信息库,为后续台账的登记提供基础信息,也方便掌握企业所有的办公用品。

  2、系统提供电子化、自动化的管理模式,在系统中,可以对办公用品的入库和申请信息进行登记,然后系统自动形成电子数据台账,保证数据的完整性,需要查账的时候通过简单的筛选条件即可快速查找,大大提高了办公效率。

  3、在办理入库的时候,可以将入库经办人签字手续拍照后上传到附件中,既方便原始资料的保存,也方便在事后出现入库问题的时候快速找到负责人。

  4、在办公用品申请单中,可以对领用人、用途进行登记,还可以选择是个人使用还是部门使用,做到每次出库落实到位。并且还能对办公用品申请单设置多级审批,各部门相关经办人一一签字,互相监督,避免出现贪污和私自挪用的现象。

  5、系统提供自动化的办公用品查询报表,可以统计所有办公用品的入库数量、领用数量、剩余数量,当领导需要查看的时候直接打开报表即可获取最新数据,也大大减少了手工计算汇总的弊端。

  三、系统中的办公用品单据及列表

  在泛普企业管理系统中,通过办公用品分类、办公用品信息、办公用品入库、办公用品申请单据和列表来实现全方位的办公用品。下面是对应单据、列表的行业样张展示:

  1、办公用品分类

办公用品管理.png
办公用品分类列表

  2、办公用品信息

办公用品信息
办公用品信息列表

  3、办公用品入库

办公用品入库
办公用品入库列表

  4、办公用品申请

办公用品申请
办公用品申请列表

  5、办公用品查询报表

办公用品查询报表
发布:2007-02-11 18:20    来源:泛普软件    [打印此页]    [关闭]