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会议管理

   一、国内80%的企业在会议管理中遇到的问题

  1、在传统的办公模式下,召开会议之前都是会议申请人提前到各个会议室去查看会议室的容纳人数以及会议室的资源配置情况,然后再确定选择哪个,十分麻烦。

  2、很多企业中要开会之前都是通过QQ、微信等软件发消息通知与会人员,消息一多,就可能漏掉,而且由于没有详细的会议登记,以后想看某个主题相关的会议是否召开,都找不到依据。

  3、部分企业在开会之前没有提前进行会议室预约安排,到了时间后却发现已经被其他人占用,又需要临时更换会议室,临时通知与会人员,非常不方便。

  4、一般会议的召开只是一部分与会人员参加,作为公司的最高领导不能做到每一次会议都到场,也不必每个会议都到场,这样下来,领导也就很难了解公司所有的会议召开情况,不便于对各部门工作进行监管。

  5、会议纪要一般是纪要员在本子上进行记录,然后整理后打印出来依次分发给相关人员,这样不但浪费纸张成本,并且效率还十分低。

会议管理.png

  二、系统中会议管理的管控点及作用

  1、在系统中可以对会议室进行管理,包括每个会议室的规模大小、会议室地址、资源配置等情况,方便各部门人员随时查看,更加方便会议安排工作。

  2、在系统中,开会之前申请会议的人员填写新增会议单据,选择好与会人员,各与会人员即可在自己的系统中看到什么时候需要召开那些会议,并且系统还会根据单据上的会议开始时间和当前时间对比,自动显示会议状态,方便提前做好会议准备,不再担心错过任何一个会议。

  3、系统能将企业内部各部门人员都集中到一个平台上来,实现信息共享,比如当财务部需要召开会议时,就通过新增会议单据确定某个会议室使用时间,然后当项目部需要召开会议的时候,可以先查看需用的会议时在需用时间内是否被占用,从而决定选择哪个会议室,避免临时调换的麻烦。

  4、系统提供会议一览表,是对公司所有会议的展示,一般是给企业的最高领导设置的权限,并且在列表中还可以点击会议主题,实现快速联查会议详情,方便领导及时监管各部门工作情况。

  5、在系统中,会议纪要员整理好会议纪要后直接在系统中填单,可以直接选择新增会议中对应的会议进行填写,避免因纪要员主观填写导致的会议名称不一致的情况。在填写完会议纪要后,选择共享给谁,一键保存后,系统自动将纪要内容传递到相关人员的电脑中,方便高效。

  三、系统中的会议管理单据及列表

  在泛普企业管理系统中,通过会议室、新增会议、我的会议、会议一览、会议纪要单据和列表来实现全方位的会议管理。下面是对应单据、列表的行业样张展示:

  1、会议室

会议室
会议室列表

  2、新增会议

新增会议
新增会议列表

  3、我的会议

我的会议

  4、会议一览

会议一览

  5、会议纪要

会议纪要
会议纪要列表
发布:2007-02-11 18:09    来源:泛普软件    [打印此页]    [关闭]