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  会议管理

  业务说明:会议管理是为了保证会议的正常进行并提高会议的效率,而对会议的筹备、组织、保障等工作的一种有效的协调;会议是解决问题的手段之一,是领导工作的一种重要方式,作为行政人员,应该认识到会议的重要性,正确的运用会议这一手段进行管理

  管理痛点

  1、会议无统一格式,会议多,反复讨论同一议题

  2、会议准备不足,参会人未提前知晓汇报材料;

  3、会议纪律未贯彻,会议无故缺席、迟到等

  4、管理无序,整体没有节奏,参会人权责不明确

一、会议室

  业务说明:会议室,开会用的房间,可以用于召开学术报告、会议、培训、组织活动和接待客人等。

  1、功能:对企业内部的会议室进行登记,方便会议安排

  2、操作说明

  (1)、【录入数据】→【保存】:录入会议室编号、会议室名称、会议室位置、可容纳人数、是否多功能、启用状态等以上信息,并上传相关的附件

  (2)、保存且新增:将当前会议室表单的数据录入后,点击保存且新增,系统就会同时保存已录入的数据并转到新的页面,可以再次重新增加数据

  (3)、定位:点击定位,通过输入查询条件就可以查询会议室单据详细情况。比如:要查询一个会议室的情况,在查询条件那里输入会议编号或者会议室名称,然后点击确定,就可以查询到该会议室详细单据

  (4)、协同按钮:点击协同按钮,可以快速的查询与会议室信息相关的列表和报表

  (5)、表单左上角的按钮作用,如下图所示

  注: 表单中有红色*号的字段为必填字段

  图一:

  图二:

  会议室列表

  业务说明:会议室,开会用的房间

  1、功能

  (1)、通过关键字段可以查询到相关会议室,方便会议室使用的安排

  (2)、也可通过列表中蓝色字体的字段,比如:会议室编号、会议室名称、会议室位置等可查询会议室的详细表单数据

  2、操作

  (1)、查询:点击查询按钮,在出现的这个查询条件的界面中,我们可以对当前会议室列表进行主题的筛选查询,或者对会议室列表中的的经办人进行查询,这样领导就可以更加方便的根据会议室列表,对会议室的信息进行查询与分析

  (2)、查询方案:将经常查询的条件选择好后,输入方案名称,就可以点击保存方案,有助于下次查询的时候直接快速点击查询的方案,就不用再次选择条件

  (3)、修改:选择要修改内容前的序号,再点击修改即可。比如:要修改一个会议室的信息,选择该主题前的序号,然后再点击修改即可;或者双击该会议室编号也可以进行修改

  (4)、打印:直接点击打印,还可以设置打印的页面,比如:对当前会议室列表打印的纸张自定义,或者只打印列表上的编号、名称这两列

  (5)、输出:如果当前会议室列表的模板不是自己想要的,可以点击输出通过Excel表格的格式保存到电脑,对列表进行第二次自定义的修改

  (6)、列表中左上角的按钮作用,如下图所示

  图一:

  图二:

  会议室查询

  业务说明:会议室,开会用的房间

  1、功能

  (1)、通过关键字段可以查询到相关会议室,方便会议室使用的安排

  (2)、也可通过报表中蓝色字体的字段,比如:会议室编号、会议室名称、会议室位置等可查询会议室的详细表单数据

  2、操作

  (1)、查询:点击查询按钮,在出现的这个查询条件的界面中,我们可以对当前会议室报表进行主题的筛选查询,或者对会议室报表中的的经办人进行查询,这样领导就可以更加方便的根据会议室报表,对会议室的信息进行查询与分析

  (2)、查询方案:将经常查询的条件选择好后,输入方案名称,就可以点击保存方案,有助于下次查询的时候直接快速点击查询的方案,就不用再次选择条件

  (3)、打印:直接点击打印,还可以设置打印的页面,比如:对当前会议室报表打印的纸张自定义,或者只打印报表上的编号、名称这两列

  (4)、输出:如果当前会议室报表的模板不是自己想要的,可以点击输出通过Excel表格的格式保存到电脑,对报表进行第二次自定义的修改

  (5)、报表中左上角的按钮作用,如下图所示

  图一:

  图二:

二、会议通知

  业务说明:上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文

  1、功能:通过相关字段将公司内部会议的通知进行录入

  2、操作说明

  (1)、【录入数据】→【保存】:录入通知编号、会议类型、会议地点、召集人、召开部门、会议状态、与会人员、开始日期、开始时间、时长、会议主题、主持人、会议议题、资料准备、会议内容、填写人、当前日期等以上信息,并上传相关的附件

  (2)、保存且新增:将当前会议通知表单的数据录入后,点击保存且新增,系统就会同时保存已录入的数据并转到新的页面,可以再次重新增加数据

  (3)、定位:点击定位,通过输入查询条件就可以查询会议通知单据详细情况。比如:要查询一个会议通知的情况,在查询条件那里输通知编号或者类型,然后点击确定,就可以查询到该会议通知详细单据

  (4)、协同按钮:点击协同按钮,可以快速的查询与会议通知信息相关的列表和报表

  (5)、表单左上角的按钮作用,如下图所示

  注: 表单中有红色*号的字段为必填字段

  图一:

  图二:

  会议通知列表

  业务说明:上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文

  1、功能

  (1)、可通过相关字段查询每次会议通知的内容

  (2)、也可通过列表中蓝色字体的字段,比如:通知编号、会议类型、召开部门、填写人等可查询会议通知的详细表单数据

  2、操作

  (1)、查询:点击查询按钮,在出现的这个查询条件的界面中,我们可以对当前会议通知列表进行主题的筛选查询,或者对会议通知列表中的的填写人进行查询,这样领导就可以更加方便的根据会议通知列表,对会议通知的信息进行查询与分析

  (2)、查询方案:将经常查询的条件选择好后,输入方案名称,就可以点击保存方案,有助于下次查询的时候直接快速点击查询的方案,就不用再次选择条件

  (3)、修改:选择要修改内容前的序号,再点击修改即可。比如:要修改一个会议通知的信息,选择该主题前的序号,然后再点击修改即可;或者双击该会议通知编号也可以进行修改

  (4)、打印:直接点击打印,还可以设置打印的页面,比如:对当前会议通知列表打印的纸张自定义,或者只打印列表上的编号、会议类型这两列

  (5)、输出:如果当前会议通知列表的模板不是自己想要的,可以点击输出通过Excel表格的格式保存到电脑,对列表进行第二次自定义的修改

  (6)、列表中左上角的按钮作用,如下图所示

  图一:

  图二:

  会议通知查询

  业务说明:上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文

  1、功能

  (1)、可通过相关字段查询每次会议通知的内容

  (2)、也可通过报表中蓝色字体的字段,比如:通知编号、会议类型、召开部门、填写人等可查询会议通知的详细表单数据

  2、操作

  (1)、查询:点击查询按钮,在出现的这个查询条件的界面中,我们可以对当前会议通知报表进行主题的筛选查询,或者对会议通知报表中的的填写人进行查询,这样领导就可以更加方便的根据会议通知报表,对会议通知的信息进行查询与分析

  (2)、查询方案:将经常查询的条件选择好后,输入方案名称,就可以点击保存方案,有助于下次查询的时候直接快速点击查询的方案,就不用再次选择条件

  (3)、打印:直接点击打印,还可以设置打印的页面,比如:对当前会议通知报表打印的纸张自定义,或者只打印报表上的编号、会议类型这两列

  (4)、输出:如果当前会议通知报表的模板不是自己想要的,可以点击输出通过Excel表格的格式保存到电脑,对报表进行第二次自定义的修改

  (5)、报表中左上角的按钮作用,如下图所示

  图一:

  图二:

三、会议记录

  业务说明:是指在会议过程中,由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来,就形成了会议记录,大限度地再现会议情境的保证

  1、功能:通过会议通话单号、召开部门、主持人等字段将每次的会议内容对应的进行登记以及记录

  2、操作说明

  (1)、【录入数据】→【保存】:录入记录编号、会议通知单号、会议地点、召集人、召开部门、主持人、与会人员、开始日期、开始时间、时长、会议主题、会议类型、会议议题、会议内容、通知人、通知时间、记录人、记录时间、备注等以上信息,并上传相关的附件

  (2)、保存且新增:将当前会议记录表单的数据录入后,点击保存且新增,系统就会同时保存已录入的数据并转到新的页面,可以再次重新增加数据

  (3)、定位:点击定位,通过输入查询条件就可以查询会议记录单据详细情况。比如:要查询一个会议记录的情况,在查询条件那里输入单号或者地点,然后点击确定,就可以查询到该会议记录详细单据

  (4)、协同按钮:点击协同按钮,可以快速的查询与会议记录信息相关的列表和报表

  (5)、表单左上角的按钮作用,如下图所示

  注: 表单中有红色*号的字段为必填字段

  图一:

  图二:

  会议记录列表

  业务说明:是指在会议过程中,由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来,就形成了会议记录,大限度地再现会议情境的保证

  1、功能

  (1)、通过会议通话单号、召开部门、主持人等字段对每次的会议内容对应的进行查询

  (2)、也可通过列表中蓝色字体的字段,比如:会议记录编号、会议通知单号、召开部门、主持人等可查询会议记录的详细表单数据

  2、操作

  (1)、查询:点击查询按钮,在出现的这个查询条件的界面中,我们可以对当前会议记录列表进行主题的筛选查询,或者对会议记录列表中的的主持人进行查询,这样领导就可以更加方便的根据会议记录列表,对会议记录的信息进行查询与分析

  (2)、查询方案:将经常查询的条件选择好后,输入方案名称,就可以点击保存方案,有助于下次查询的时候直接快速点击查询的方案,就不用再次选择条件

  (3)、修改:选择要修改内容前的序号,再点击修改即可。比如:要修改一个会议记录的信息,选择该主题前的序号,然后再点击修改即可;或者双击该会议记录编号也可以进行修改

  (4)、打印:直接点击打印,还可以设置打印的页面,比如:对当前会议记录列表打印的纸张自定义,或者只打印列表上的编号、通知单号这两列

  (5)、输出:如果当前会议记录列表的模板不是自己想要的,可以点击输出通过Excel表格的格式保存到电脑,对列表进行第二次自定义的修改

  (6)、列表中左上角的按钮作用,如下图所示

  图一:

  图二:

  会议记录查询

  业务说明:是指在会议过程中,由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来,就形成了会议记录,大限度地再现会议情境的保证

  1、功能

  (1)、通过会议通话单号、召开部门、主持人等字段对每次的会议内容对应的进行查询

  (2)、也可通过报表中蓝色字体的字段,比如:会议记录编号、会议通知单号、召开部门、主持人等可查询会议记录的详细表单数据

  2、操作

  (1)、查询:点击查询按钮,在出现的这个查询条件的界面中,我们可以对当前会议记录报表进行主题的筛选查询,或者对会议记录报表中的的主持人进行查询,这样领导就可以更加方便的根据会议记录报表,对会议记录的信息进行查询与分析

  (2)、查询方案:将经常查询的条件选择好后,输入方案名称,就可以点击保存方案,有助于下次查询的时候直接快速点击查询的方案,就不用再次选择条件

  (3)、打印:直接点击打印,还可以设置打印的页面,比如:对当前会议记录报表打印的纸张自定义,或者只打印报表上的编号、通知单号这两列

  (4)、输出:如果当前会议记录报表的模板不是自己想要的,可以点击输出通过Excel表格的格式保存到电脑,对报表进行第二次自定义的修改

  (5)、报表中左上角的按钮作用,如下图所示

  图一:

  图二: