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  证件管理功能不仅对企业来说很重要,而且对建筑工程企业来说也很重要。企业则主要是针对营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、劳动执法合格证、社保登记证、个人职称证、岗位资格证等证件的管理。在建筑企业日常管理中,证书证件管理是其中必不可少的环节。规范的证件管理在保障企业依法经营、安全生产过程中发挥重要的作用。

  为了加强建筑企业的证件管理,确保证件在建筑工程企业管理中的安全、有效、合法地使用,一套行而有效的关于建筑企业证件管理系统势必非常重要。

OA证件软件.png

  据了解,目前市面上,办公OA类软件数量繁多,建筑施工工程管理类软件也很常见,这些软件流行了很久,且都具有一定的证书管理功能,但是很多大多数企业却表示,OA系统功能很强大,但用来管理证件,却显得不够专业。

  一、对于建筑企业来说一般的OA系统在证件管理当中存在哪些问题?

  1、有些软件的证书档案管理,所有类型的证书都是同一个模板,而且还很死板

  2、虽然OA系统功能很多,但是仔细看下来,能用得上的估计也就30%,显得不太划算

  3、企业主要想要证书管理的功能,预警、借还、调证要方便,能满足的软件很少

  4、公司有在用的OA系统和项目管理系统,但都没有专门的证件管理功能,有的虽然有,但是过于简单,不适用,想找一款专门的证件管理系统作为补充。

  除了以上的这些问题,当然肯定还有关于一般OA系统在管理证件时存在的其他的一些问题,而这些问题都是在OA办公系统当中解决不了的。那么,应该是怎么样一款OA系统让这些建筑企业满意呢?我们接下来继续了解。

OA证件管理软件.png

  二、怎么样的OA办公系统可以满足建筑企业的需求?

  很多建筑公司在证书不多的情况下,大多都没有专门的证书证件管理人员,在方式上多采用电子表格粗略记录证书信息,而对于拥有发展起来有一定规模的建筑企业,证书数量成百上千,这种方式则显得效率低下,非常原始,他们更愿意采用一些例如泛普软件的建筑工程企业OA管理系统等专门管理证件问题,以确保证书证件的信息准确、去向明确、处理及时、查看方便。

  无论是OA系统的哪种方式,在建筑企业证件管理当中有几大必不可少的因素,主要有以下几点:

  1、证书信息的准确性:这一点对于建筑企业来说是前提也是基础,不用多说。

  2、关于证书的期限:与证书相关的期限,不只包括证书本身的有效期,还包括证书的年审期限,人员证书的继续教育期限等等,因证书过期无法使用造成项目投标、资质申报中的麻烦数不胜数,因此证书管理人员必须紧密关注证书的到期情况,及时进行处理。

OA证件系统软件.png

  3、证件借出归还的登记:建筑公司各部门、各项目、各分公司,经常因工作需要借用各类证书,如果没有严格的借用登记管理,一来二去证书不知所踪时长发生,遗失补办又是件非常麻烦的事。

  4、证件的准确调用:报项目、报资质,需要调用各类证书,如果使用了已押证的证书,可能造成废标、申报无效等后果。因此证书调用必须准确无误。

  5、证件准确的分类统计:作为证书管理岗位,必须对企业证书的总体情况心中有数,随时掌握证书的动向,为企业管理层的重要决策提供参考。

  6、证件的费用清算:工程项目多、分支机构多,都有证书使用需求,都要承担相应费用,但是费用的计算涉及到证书类型、用证时间、分摊比例等数据,结算起来很不方便,容易出错。

OA证件管理软件系统.png

  以上几点在建筑OA办公管理系统当中实现就可以满足很多的建筑企业对于证件管理的需求了。目前市面上一些建筑行业OA管理系统、ERP系统等集成了部分证书证件管理的模块,但因为并非核心功能,大多不够完善。而泛普软件的OA办公管理系统则就可以满足建筑企业对以上的需求。

  三、泛普OA办公管理系统关于证件管理的功能亮点有哪些?

  1、证件看板一目了然:在系统当中“证件看板”主要集中展示证件数量、类型、人员情况、到期情况、去向情况等,图表与数据结合,证件概况、统计情况,一目了然。

  2、证件到期短信提醒:通过证件管理系统管理证件到期,可根据证件类别自由设置提醒提前天数,不仅在系统中自动生成到期统计,更可通过手机短信及时获得消息提示。

  3、证件借还使用登记:系统记录证件的借用人、借用时间、借用事项、借用证书等信息,关联证件使用项目、时长、归还情况等,保证每本证书的借还、使用有据可查。

OA证件管理软件管控点.png

  4、证件类型自由设置:用户可自由定义证件类型,不仅适用于建筑施工行业,监理、造价、劳务、化工、石油等各行业各类证件均可通过系统进行管理,适用面广,方便灵活。

  5、证件合同和收支管理:根据人员及证件的聘用,提供合同管理功能,便于记录合同期限和费用情况,并可对每一份合同登记收款或付款,跟进合同的执行。

  6、证件使用和费用分摊:证件管理部门可对每本证件在实际使用过程中产生的每一笔补贴等费用进行登记,用证部门是谁,用多久,分摊多少费用等。并可一键完成所需时间段的费用结算明细和统计。

  除以上的这些证件管理的功能亮点之外,泛普OA系统还支持对系统的功能进行修改,在已有功能的基础上,依据用户的要求进行个性化的业务流程调整和功能新增,以达到完全满足证件管理实际业务的运行。

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  同时能在证件管理已有功能的基础上,依据用户的需求进行新增功能开发,或者在证件管理模块之外,增加如投标、项目、档案、分公司等功能模块。

  以上就是对于泛普软件OA建筑工程系统的介绍。在建筑企业当中如果当达到一定的证书数量,管理起来感到吃力的时候,尽量寻找专门的管理工具来帮忙。在选择管理工具时,至少应具备证书证件分类录入、证书到期预警、证书借还管理、证书配置等功能等。

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