项目文档管理软件的使用

　　项目文档管理，是指在一个系统(软件)项目开发进程中将提交的文档进行收集管理的过程。通常，文档管理在项目开发中不是很受重视，当发现其重要性时，往往为时已晚。整个项目可能因此变得管理混乱，问题产生后无据可查。文档管理对于一个项目的顺利进行有着至关重要的作用，其关键性不容忽视。

　　一、企业文档管理中存在的问题

　　文件涵盖了企业的核心知识、文化内涵、经营经验等无形资产，越来越多的管理者意识到文档管理在企业管理中的重要性，企业文档管理是一项必须做好的系统工作。

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　　1、碎片化存储

　　公司文档分散在各种员工的工作计算机和移动设备中，没有统一的归纳和存储。导致在寻找信息时不知道文档在谁手中，旧文件存储位置记忆模糊，无法快速找到，这将极大地影响工作效率。

　　2、文档权限不清楚

　　大多数企业的内部信息和秘密文件只允许少数人共享和流通，但有时涉及上下级之间的合作，甚至公司内外的合作都超出了传统文件管理方法的控制范围。此外，由于人员权限不明确，核心文件的细节被错误地修改和删除，甚至不时恶意删除。

　　3、缺乏文档共享与合作

　　在工作组中修改文档时，通常由QQ、微信、电子邮件等传输，导致文档的多个版本。在下载和保存时，很容易区分哪个是最新版本。团队不能保证修订后的最新版本，这极大地影响了合作的效率。

　　二、企业项目文档管理的需求

　　企业对文档管理的需求分为三个层次，首先要满足团队文档的存储需求，当然要保证存储的安全性，其次是文档管理，团队文档多样，要能够对多级目录进行分类，便于检索。

　　1、存储

　　存储首先需要足够的存储空间，其次需要技术安全。

　　2、管理

　　提供的账户上限应大于公司人数，能够建立公司组织结构，根据不同层次的部门对不同团队的文档进行管理，进行多级目录分类，合理分类整理。

　　3、文档协作

　　支持文档文本，即多人同时编辑文本，避免传输过程，提高工作效率支持合作表，满足一些简单的表格使用场景。

　　4、易用性

　　尽可能多的终端通用，以满足不同的团队文档使用场景。

　　三、项目文档管理软件的使用

　　每个企业在逐步走向正规化发展，包含企业规章制度、新人手册等，泛普软件为企业提供专业的项目文档管理软件服务，助理企业文档管理。

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　　1、知识看板

　　以项目甘特图、看板形式展示任务，可按文档分类查看或按部门分类查看。

　　2、知识库

　　以表格形式展示任务，按部门分组查看更方便。

　　3、常见问题汇总

　　有很多常见问题可以建成任务，类似于问题库，此处以产品使用问题为例，还可以处理公司规章问题。

　　4、文件

　　可以关联企业网盘，或直接上传到附件。

　　项目管理中涉及到大量的文档，管理好项目的过程中的各种文档是项目达成最终交付很重要的一个方面。

发布：2022-05-31 15:38 编辑：泛普软件 · fuhuachao [打印此页] [关闭]