档案管理面临的难点及管理软件的优势

　　提高档案管理工作低于加强项目的整体建设管控具有重要意义，主要体现在信息收集与传递、竣工结算、索赔几个方面，因此必须要管理好档案，建立相应的管理机制，保证档案内容的完整性和时效性。

　　一、档案管理面临的难点

　　1.对档案管理不够重视

　　由于很多施工单位对档案管理的认识不足，在实际的项目建设过程中，往往以建设项目为中心，以施工、质量、进度为中心，忽视了工程档案的重要性，简单地认为工程档案是给有关部门检查的。因此，很多单位存在档案管理制度不完善、档案管理人员变动频繁、档案不能随工程进度及时编集、管理不到位造成原件丢失等问题。

　　2. 档案管理制度需要进一步完善

　　我国对在建工程档案有明确的管理标准，但在工程建设合同中对在建工程档案的收集和整理没有明确的规定。导致在建工程中施工单位未能严格按照相关法律法规和合同内容收集、整理档案。导致档案缺失，丢失的资料往往是在工程竣工前临时制作的，而不是完整记录在建工程的实际情况，导致相关资料的真实性难以保证。

档案管理面临的难点

　　3. 建设单位相关人员的综合能力有待进一步提高

　　由于一些在建项目的档案管理人员没有接受过专业培训，在实际工作中对档案管理业务不熟悉。因为建筑行业的档案收集员大多是兼职，这些人往往没有接受过专业培训，也没有取得相应的资格证书。由于不熟悉相关法律法规和档案收集流程，实际收集的档案不完善，难以保证在建工程档案的完整性。

　　二、采用泛普档案管理软件的优势

　　1.提高工作效率

　　档案管理系统软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一日发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省了时间和资源;如发现漏输的档案信息，可直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误，使用者也可以随时随地查阅档案数据。

　　2.能够更好地开发档案内容信息

　　档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点。开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找。

采用泛普档案管理软件的优势

　　3. 更好地实现档案保密功能

　　一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。在查档人进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。

　　在档案管理过程中，企业往往过于注重档案的数量，而忽视了档案的内容和管理质量。在现代社会的发展过程中，建筑企业仍然使用传统的人力管理方法来管理档案，这导致了档案管理中巨大的人力物力消耗。一些与建筑工程建设有关的档案没有利用和保存价值，而少数能够发挥重要作用的档案没有得到重点管理，影响了档案管理的发展。

发布：2023-03-02 17:25 编辑：泛普软件 · wrh [打印此页] [关闭]

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