档案管理软件的需求分析及功能模块

　　随着业务发展、随着企业规模的不断扩大，工程项目企业保护和利用知识产权和商业秘密的形式发生了很大变化。信息资源的收集和共享以及项目文档的积累、挖掘和传承也逐渐受到重视。在现阶段乃至未来很长一段时间，如何有效推进企业内部档案信息化，实现降本增效，是工程项目企业数字化转型中的重要命题

　　一、工程档案管理软件的需求分析

　　1.绘制关联图

　　用于定义系统和系统外实体之间的边界和界面的简单模型用于系统的联合绘图。同时，它还通过接口定义了信息流和物流。

　　2.创建开发原型

　　在用户可以的情况下，创建一个用户界面原型T来确定需求，开发一个用户界面原型，让很多概念和可能的事情变得更加直观清晰。通过评估原型，用户将使项目参与者更好地相互理解有待解决的问题。注意找出需求文档和原型之间的所有冲突。

工程档案管理软件的需求分析

　　3.分析可行性

　　识别与实现每个需求相关的风险，包括与其他需求的冲突对外部因素的依赖和技术障碍。

　　4.确定需求优先级

　　用例、产品特性或个人需求实现的优先级别。根据优先级确定哪些特性或需求将包含在产品版本中。当需求被允许更改时，在特定的版本中添加每个更改，并在版本计划中进行所需的更改

　　5.为需求建立模型

　　建立需求的图形化模型是对软件需求说明书的一个很好的补充。他们可以提供不同的信息和关系来帮助发现不正确的不一致的和多余的需求该模型包括数据流图、实体关系图、状态变换图、对话图对象和交互图。

　　二、工程档案管理面临的困难

　　1.参与单位太多，很难标准化、规范的档案管理和独立的系统建设不仅标准不一，成本也较高。

　　2.原始材料不全，文件不规范、数据跟踪和收集不及时、检查工作强度大。

3.文件很难实时归档，手动和数字化文件需要很长时间、工作量大。

　　4.项目比较多，比如一条高速公路有多个路段，很难立案。

　　三、泛普工程项目档案管理的功能模块

　　1.丰富的系统功能模块

　　泛普工程项目的档案管理分为数据层、总控系统曾、应用模块、四级应用渠道，稳定的应用系统、安全与应用模块涵盖了项目档案管理的全过程。

　　2.档案文件接收

　　为了提高文件归档的效率，无处不在的软件支持从第三方平台到文件管理系统的一键归档。

　　3.自动归档

　　提供自动归档功能，在同一个界面中，根据全宗、归档年度、存储期限或文件类型等条件，实现自动分类、自动记录号码一键自动记录。

泛普工程项目档案管理解决方案

　　4.号码管理

　　为用户提供了多种编号机制。文件、该文件提供了各种自动编号/取号方式。完整的档案号一般包括全宗号、档案室编号、年度、保管期限、机构(问题)等。

　　5.档案智能识别

　　支持智能识别存档。使用条形码识别的方法是准确的、最可靠的智能文档分类方法。汇博通支持全尺寸一维码、二维码的图片识别功能，根据编号形成智能分类规则，实现智能识别和归档。

　　6.表格打印

　　可以帮助用户实现纸质文档的便捷管理。首先是提供文档分类和文档封面的表单打印功能、目录、这个对照表可以直接录入系统，不需要二次手工操作。一般参与单位多，标准化实现方式单一、标准化的档案管理和独立的建设体系有不同的标准、成本高;原始文件不完整、不规范的文档，不及时的数据跟踪和收集;档案很难归档、工作量大;工程众多等问题。

　　针对项目档案管理的这些痛点，泛普软件为项目企业定制了合规、高效、规范、安全、便捷的工程项目档案智能管理解决方案。

发布：2023-03-07 16:09 编辑：泛普软件 · wrh [打印此页] [关闭]

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一、项目级管理

二、公司级管理

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