档案管理过程中遇到的问题及作用有哪些

　　提高档案管理比加强项目的整体施工控制具有更重要的意义，主要体现在信息的收集和传递上、竣工结算、索赔几个方面，所以必须管理好档案，并建立相应的管理机制，以确保档案的完整性和及时性。

　　一、档案管理过程中遇到的问题

　　1. 对档案管理不够重视

　　由于很多施工单位在实践中，对档案管理认识不足项目建设过程中，往往以建设项目为中心，以施工、质量、进度为中心，忽略了工程档案的重要性，单纯以为工程档案是给相关部门检查的。所以很多单位的档案管理制度不完善、档案管理人员变动频繁、文件不能随着项目的进展及时编制、管理不到位，造成原件丢失等问题。

　　2. 档案管理系统需要进一步完善

　　我国对在建工程档案有明确的管理标准，但在工程建设合同中对在建工程档案的收集和整理没有明确的规定。导致施工单位在施工项目中未能严格按照相关法律法规和合同内容进行信息收集、整理档案。导致档案缺失，丢失的材料往往是在工程竣工前临时制作的，而不是完整记录在建工程的实际情况，导致相关材料的真实性难以保证。

档案管理过程中遇到的问题

　　3. 施工单位相关人员综合能力有待进一步提高

　　由于部分在建项目的档案管理人员没有接受过专业培训，在实际工作中对档案管理业务并不熟悉。因为建设项目行业内的档案收集员多为兼职，这些人往往没有接受过专业培训，没有取得相应的资质建筑由于不熟悉相关法律法规和档案收集流程，实际收集的档案不完善，难以保证在建工程档案的完整性。

　　二、泛普工程档案管理软件的作用

　　1.提高工作效率

　　文件检验管理系统软件的发明，逐渐取代了传统的单一文件归档方式，不再需要像以前那样过多地编辑文件的项目和内容，完全可以在系统软件的提示下，一步步地进行文件归档、归档等工作。一旦发现错误的档案信息，可以直接在系统中修改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节节省时间和资源:如果发现缺失的文件信息，可以直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件不熟悉造成的错误用户还可以随时随地查阅文件资料，直接按关键字搜索，不用找，大大提高了工作效率。

　　2.可以更好地开发文件内容信息

　　一般办公软件的应用只能实现单个文件的编辑，还需要附上文件的扫描件，既浪费时间又浪费资源。档案管理系统软件可以在编辑完档案的基本信息后，添加档案的扫描电子图片，这样通过打开目录文件，可以同时采集档案的电子图片，方便档案管理人员查阅和上报。档案管理系统软件还可以编辑相关的档案文件，使各种相关的电子文件可以很容易地被检索工具检索到，用户可以更好地了解事件的来龙去脉，使档案内容发挥更大的作用。

泛普工程档案管理软件的作用

　　3.更好的实现文件安全功能

　　一般办公软件只能设置简单的密码，非常容易造成泄密，而文件管理系统软件可以通过设置权限进行管理、督察员的角色是分工的，人事可以设置用户的访问权限，以保持机密性。当文件搜索器搜索文件时，系统可以自行记录，形成查询日志，并传输数据、用户对内容打印和其他操作的访问都是安全设计的，以确保文件的安全使用。文件管理系统软件还配有电子锁，可以上锁、机分离，即使别人打开文件管理器的电脑，他们可以不要打开文件管理系统软件。

　　在档案管理过程中，企业往往过于注重档案的数量，而忽视了档案的内容和管理质量。在现代社会的发展中，资格证书仍然采用传统的人力资源管理方法来管理档案，导致档案管理中人力物力的巨大消耗。一些与建筑企业与建设相关的档案没有利用和保存价值，少数可以发挥重要作用的档案没有得到重点管理，影响了档案管理的发展。

发布：2023-03-04 12:03 编辑：泛普软件 · wrh [打印此页] [关闭]

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