北京工程档案管理软件
项目档案管理是指建设项目在项目申请、立项、现场勘察、图纸设计、施工、竣工验收、质量监督等环节中形成的文字、表格、图像、图纸等文件材料的归档和管理，为企业项目绩效评价和投资决策提供依据。工程档案管理具有专业性、周期性和服务性的特点。施工企业加强工程档案管理，可以为工程改扩建提供准确的数据，在避免施工盲目性的基础上，有效降低施工成本。建设项目是城市发展的重要组成部分，项目档案管理可以为相关领域提供数据支持。
一、北京工程档案管理存在的难题
1、档案管理缺乏统一标准。施工档案的管理存在很多不规范的地方，比如资料的收集整理需要联系施工进度，同步更新资料。但从目前的情况来看，企业施工资料的收集往往滞后于项目的实际施工进度。这种数据收集方式可能会影响工程竣工验收的效率，也不能保证数据的全面性和真实性。企业档案编研缺乏主动性，档案分类、重装、整理、修订落实不到位，无法保证档案的系统化建设。在档案管理过程中，企业没有制定统一的归档标准和基本流程，大大降低了档案的利用价值。
2、档案管理的保障措施不完善。部分施工机构未设置档案管理的专业部门和岗位，档案管理往往由项目部其他非专业人员管理。甚至可能造成重要资料的遗漏或丢失，这也是施工档案管理过程中的通病。档案管理主要以电子档案和纸质档案为主。纸质档案容易受到温度、湿度、地形等因素的影响。由于设备的存储功能没有加密，电子档案也可能存在一定的潜在管理风险。如果企业在档案管理的保障措施上存在资金投入不足、设备管理不严等问题，可能会给档案管理带来安全隐患。
3、归档的及时性有待提高。在建筑工程档案管理过程中，普遍存在资料收集和档案归档不及时的问题。在一些建设项目中，由于档案管理人员不深入一线业务环节，档案资料收集与施工进度差异较大，无法保证项目前期资料收集的完整性和及时性;有的项目负责人是档案管理的第一主体，但档案收集后，并不主动向档案管理人员移交档案。档案在项目施工人员手中停留时间过长，档案管理的风险也随之增加。
二、优化工程档案管理的对策分析
1、实现档案管理的有序发展
在合同签订过程中，建设单位和施工单位必须保证合同内容中关于档案移交的相关规定，明确规定档案的移交时间、责任人等。并要求施工方严格按照合同内容执行。作为建筑材料的检验，建筑工程的质量检验，隐蔽工程的检测等。档案是数据采集的重要组成部分，企业有必要加强对关键环节的监管。要求相关部门提供质量检验证明，经施工单位验收合格后方可进场。材料抽样送检，送检前应填写抽样委托单，包括抽样材料的批号、规格、用途等信息，以质检报告为依据，质检报告应纳入档案管理范畴。
2、完善档案管理的保障机制
为了保证档案管理的规范化发展，设立专门的管理部门和责任制度尤为重要。施工单位需要设立资料管理岗，派驻一线施工现场，根据施工进度及时收集整理相关资料，并定期对资料进行检查整理，在保证资料完整性的同时，确保资料能够全面反映实际施工情况。企业要加强档案管理的安全场所建设，提供相应的硬件设备，规避档案管理风险。具体来说，纸质档案管理场所的选择要注意避开地势过高或过低的场所，选择温湿度适宜的场所;但电子档案管理需要企业投入足够的资金和人力，定期维护系统设备，特别要注意系统安全防护，降低信息被盗或信息被篡改的风险
3、确保档案的完整性和及时性
为加强项目档案全过程监管，提高归档时效，企业可从项目验收、项目监管、档案保管三个环节开展管理活动。企业需要把工程项目的验收阶段作为档案管理的关键环节。在验收的各个阶段，要充分把握时机，反复审查档案内容，做好查漏补缺工作，为工程档案转入验收做好准备。工程监督检查也是档案监督的重要契机。在这个环节中，档案管理人员可以及时核对数据，有针对性地补充数据内容，保证档案信息的完整性。
三、泛普软件-工程档案管理软件的好处
1、档案整理与数字化流程管理
各单位通过可直接采用工程档案管理软件标准化、规范化的方式，录入、扫描以及上传对应的工程成果文件，形成档案案卷，并对应打印档案整理所需的封面、目录、背脊等，以完成完整的纸质案卷。这种分布式的档案整理，同时减轻了建设与承建单位的工作量，也直接采用标准化方式，保障工程档案的完整性与规范性。
2、实现档案的实时归档管理
事后归档是一种工作量大、周期长、易出错的工作流程，采用后，给承建单位一个可实时归档工程成果文档的平台，建设与监理单位可以在工程档案管理软件中实时监控项目资料的到位情况，先审查电子文档，再对实体档案进行比对，实现实时归档管理。
3、工程项目的监控与进度管理
工程档案管理软件分布式的档案整理提高了档案制作的效率，解决了规范性的问题，实时归档也让档案可以起到监控工程实施进度以及工程实施情况的重要作用，把庞大的工程项目，结合管理节点，利用档案资料进行再一层的审核，为工程项目监控与进度管理提供多一重保障。
大数据时代，信息资源关系到建筑领域的经济稳定，也影响着城市的规划和发展。企业应加强与建设单位的联系，从项目建设的全过程入手，确保档案资料的完整性和准确性;同时，要充分发挥信息技术的作用，企业除了建设智能化的档案管理系统外，还可以发挥信息技术缩短空间距离的作用，通过搭建信息共享平台，实现企业总部对各项目部的监督管理，这也是提高档案管理质量的有效途径。
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