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工程项目档案管理软件的功能要求有哪些

　　中美的档案部门多年来应用计算机辅助档案管理，开发了大量应用软件，对提高档案管理的现代化水平发挥了积极作用。但长期以来，应用于辅助文件管理的软件系统应具备哪些基本功能，并没有统一的要求。这就造成了很多问题，比如重复开发时有发生，其中有很多低水平的重复，很多软件在功能设置上存在缺陷，或者主要功能不全，或者很少使用的次要功能过于庞杂，有的甚至为及时笔采用一些不成熟的技术造成了很大的隐患软件系统的鉴定和评价缺乏一致的相对稳定的评价基础，降低了这些作品的权威性。

　　一、选择工程项目档案管理软件应遵循的原则

　　1、标准与规范性

　　文件管理软件应符合文件的相关标准，包括记录标准、信息分类和主题标引规则、整理标准、数据交换标准、电子文件存储标准等。

　　2、灵活性

　　灵活性和标准性、正常化是辩证统一的。国家、行业、各地标准存在一定差异，系统只具有一定范围的灵活性，包括灵活的实体分类、标准描述和动态描述、报告的灵活设计和输出可以适应各种标准。

　　在配置灵活性方面，应该允许用户选择操作系统、数据库、单机网络环境、体系结构等。

　　3、可扩充性

　　随着业务的发展，用户会有新的需求，包括新的文件管理方式、更先进的计算机体系结构、更大容量的存储要求文件管理软件能够方便地扩展以满足新的业务需求。

　　二、工程项目档案管理软件的功能要求

　　1、加强宏观管理

　　促进计算机辅助档案管理的规范化发展，使其更适合实际工作的要求，跟上相关技术的发展。

　　2、提供功能设置

　　为开发档案管理软件提供功能设置的依据。

工程项目档案管理软件的功能要求

　　3、规章和标准配套

　　使计算机档案管理系统的开发科学化、标准化、规范化。

　　三、工程项目档案管理软件的每个具体功能的要点如下

　　1、排序和编目功能的要求

　　这部分功能需求突出了电子文档自动归档操作中文档的集成管理和收录关键词的设置、自动索引和归档中涉及的封面、表格等的自动打印。这些规定已在计算机辅助档案管理中得到实际应用、并且形式化地确定了可以高效率完成的功能，有利于充分发挥计算机的效率。

　　2、使用查询功能的要求

　　这是计算机辅助文件管理中最常用的功能。为了适应当前的技术水平并考虑到最近的发展，全文检索和图、文、声、图像综合检索功能提出了要求。

工程项目档案管理软件的每个具体功能的要点如下

　　3、辅助实体管理功能要求

　　综合档案管理的这部分功能、机关、大型企业和企业集团的档案管理部门非常重要，规定的职能包括:档案收集、接收、移交、鉴定、安全变更处理等，而且还需要上述处理的时间、来源、数量、种的。载体、人员等进行管理。这些功能有助于将相关工作系统地整合到计算机的自动处理流程中。

　　综上所述，这些问题造成了人和钱的损失、另一方面，也阻碍了国家档案管理现代化水平的提高。有关部门觉得在业务指导过程中遇到此类问题难以表达明确意见，各地基层人员对此也反映强烈迫切需要对计算机档案管理软件的功能要求制定规章制度。

发布：2023-03-09 11:19 编辑：泛普软件 · mjy [打印此页] [关闭]