工程档案管理软件的功能模块及作用

　　工程档案是企业的正常生产、维护、扩建、技术改造等工程不可缺少的技术资料真实地反映了工程建设的全过程，为工程项目今后的改建扩建维修和产权维护提供了原始依据和重要证据。

　　一、工程项目档案管理现状

　　在工程项目中，档案管理非常重要，但从档案管理的现状来看，在管理过程中还存在很多困难，主要体现在以下几个方面：

　　1.档案收集难

　　档案收集是项目档案管理的基础和核心内容如果在项目建设过程中没有及时做好档案收集工作，项目档案归档制度、没有办法做到完整准确。项目建设周期长、规模大，相关档案不仅数量多，而且分散，势必增加收集难度。但有些重大建设项目意义重大，工期紧、工程质量高，大部分管理者只关注现场施工进度，而忽略了档案的同步收集和整理，导致大量的检测报告、测试报告等分散在形成原始数据的单元中。这种无序的管理很容易导致原始档案的丢失和损坏。

　　2.管理者素质不高

　　由于文件管理工作很复杂、比较繁琐，需要大量的重复性工作，所以管理人员必须具备一定的整理能力和选择能力，这是档案管理人员必须具备的基本功。但是很多负责档案管理的人员都是从公司其他部门调过来的这些工作人员缺乏档案管理专业知识，明显不能胜任档案管理工作，素质有待提高。

工程项目档案管理现状

　　3.编制组卷难

　　工程竣工档案的编制主要包括文件资料的整理和竣工图的编制，是一项专业技能强对组织管理要求高的工作。重大建设项目建设情况复杂一个建设项目可以是一个单位工程，也可以是由多个单位工程组成的群体建设项目，并参与设计、施工、监理、有不止一个供应商或总承包商。上述情况一方面造成文件材料的形成规律相对复杂，另一方面也造成竣工图的编制异常繁重。因此，如何科学、系统整理竣工档案，便于提供和利用，是工程档案管理中的一个突出问题。

　　针对项目档案管理的现状、泛普软件开发了一个完美的、经济高效的文件管理软件。

　　二、泛普工程档案管理软件的功能

　　1. 档案的管理

　　档案管理系统可实现符合国家标准，且满足综合性档案的集中存储、集中应用，档案管理系统可对档案门类以及属性字段进行自定义创建，满足单位管理文书档案、会计档案等十大类档案资料的需求，并支持干部人事档案管理功能，全面管理单位涉及的所有档案门类。档案管理系统拥有从档案的扫描、录入、整理、归档、利用、统计、编研、过期档案处的档案全生命周期管理体系与对应的管理功能，并对档案的出入库，包括原件与数字文件的借阅与归还的申请与登记功能，并可实时统计档案资料的利用情况、借用热度等数据。

　　2.档案的查询

　　档案管理系统支持关键词检索、全文检索、二次检索、类自然语言搜索以及组合条件搜索等多种检索方式，并且档案管理系统检索结果须根据工作职能与授权决定。

　　3.档案的收集

　　档案管理系统支持多全宗管理模式，提供属性新建、扫描新建、网页新建、批量新建等多种档案录入功能。档案管理系统应支持Excel表格导入形成案卷与卷内目录以及数字文件的根据题名、档号、顺序号等对应信息批量对应上传的功能，并提供电子案卷的可流程化处理功能，可实现分布式或集中式的档案整理需求。

　　4.档案的统计

　　档案管理系统可对库存档案的综合情况实现可视化的直观展现，并可根据档案种类、档案保管期限、档案密级、数字档案不同维度进行数据统计，并且，档案管理系统在每一个档案管理分类的属性页面中，都带有自定义统计功能。

泛普工程档案管理软件的功能

　　5.档案的安全

　　档案管理系统具有完善的安全机制，灵活的权限设置和多级管理方式。档案管理系统采用基于角色的安全控制方法和细粒度的权限控制，可针对用户进行功能授权、角色授权和管理范围授权。档案管理系统基于档案管理规范的安全控制策略，如密级、单位、门类、有效期、权限、内容等。用户只有通过身份、权限验证，才能使用与自己权限相对应的功能;文件在网络传输过程中是加密传输;对用户的登录和操作都有完整的日志记载。

　　6.档案的整理

　　档案管理系统支持符合国家标准的档案封面、背脊、目录、备考表等的套打功能，每次打印均可在不影响表格模板原格式的基础上套取打印模板并调整打印格式。

　　三、泛普工程档案管理软件的作用

　　1.提高工作效率

　　文件管理系统软件的发明，逐渐取代了传统的单一文件归档模式，不需要像以前那样过多地编辑文件的条目和内容，可以在系统软件的提示下一步一步地完整归档、归档等工作。一旦发现错误的档案信息，可以直接在系统中修改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省时间和资源，如查找缺失的文件信息可以直接插入补充，简单易行，免去了因不熟悉其他办公软件而产生的错误用户还可以随时随地查找文件数据，直接按关键字搜索，无需查找浏览，大大提高了工作效率。

　　2.可以更好地开发文件内容信息

　　一般办公软件的应用只能实现单个文件的编辑，还需要附上文件的扫描件，既浪费时间又浪费资源。档案管理系统软件可以在编辑完档案的基本信息后，添加档案的扫描电子图片，这样通过打开目录档案，可以同时采集到该档案的电子图片，方便档案室管理人员查阅和上报。

　　档案管理系统软件还可以编辑相关的档案文件，使各种相关的电子文件可以很容易地被检索工具检索到，用户可以更好地了解事件的来龙去脉，使档案内容发挥更大的作用。

　　3.更好的实现文件安全功能

　　一般办公软件只能设置简单的密码，非常容易造成泄密，而文件管理系统软件可以通过设置权限进行管理、督察员的角色是分工的，人事可以设置用户的访问权限，以保持机密性。当文件搜索器搜索文件时，系统可以自行记录，形成查询日志，并传输数据、用户对内容打印和其他操作的访问都是安全设计的，以确保文件的安全使用

　　工程档案是否完整准确系统，档案部门要充分发挥监督指导作用，实行事前介入事中控制事后验收的全过程控制管理模式。只有完整的档案才能更好的发挥其在公司的正常运作、生产、维护、技术支持等方面的作用。

发布：2023-03-07 09:13 编辑：泛普软件 · wrh [打印此页] [关闭]