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泛普需求调研分析

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oa办公系统功能项目需求及系统使用周期影响因素分析

更新:2019-05-04 12:10    来源:泛普软件 · xl

   一套OA办公系统生命周期有多长,意思也是说这套系统的使用年限有多长?理论上,OA办公系统是可以无限期使用的,而事实上,我们的企业办公需求一直都在改变、增加。而OA系统往往不能随着需求的变化很很好的做到功能更新。大多数用户在OA系统上线后的一年或者几年以后,因为原有OA系统无法满足新需求,不得不停用、改用、弃用。

  一、影响OA软件寿命长短的因素到底有哪些呢?

  1、无外乎就是OA办公系统性能较差,影响使用;

  2、OA办公系统功能不适用,应用价值非常有;

  3、OA办公系统无法满足企业成长需求,这也是影响OA软件使用年限的最主要因素。

  4、另外像企业单位的管理者决策因素、OA管理软件商服务质量因素等对OA系统的使用寿命长短也有很大的影响。

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  而要想让你的OA系统“活”多几岁,用户务必先准确定位自身需求,加上选择好的厂商好的产品。

  在泛普协同OA系统的用户中,有很大一部分比例使用过OA系统,他们淘汰了老旧的系统而重新采购。究其原因,主要在于老系统已经不能满足企业的发展要求。老系统的功能大多比较简单和落后,帮助做一些简单的办公自动化工作还可以,但要实现数据整合、业务流程管理、报表统计、移动办公等当前普遍需求的工作就力不从心了。而且,老系统的体系架构大多陈旧和封闭,稳定性、开放性、灵活性、整合性很弱,无法灵活的调整和二次开发。如果在老系统的基础上进行二次开发,成本可能比采购一个新系统还要高,既然这样,还不如一步到位,直接更换一个更先进的OA系统。

  其实,用户换掉原来的系统,有的是主动的,有的是被动的。主动的用户相对还要从容一些,可以做好交接工作。而被动的用户则多少会有一些损失,有的用户在原系统实在难以为继,或者原开发商已经倒闭的时候才去更换系统,这时候原系统中的数据大多不能导入到新系统,所有工作都要重来。这也提醒了正在选型的企业,考察系统时既要满足当前的需要,又要兼顾未来发展的需要,不要贪图便宜,导致购买的OA系统没过多久就没法用了,这样自然是得不偿失。

  泛普协同OA系统一直强调,作为一个工具,用户也要学会善待OA系统。同一个OA系统,在两个相似的企业中,命运可能完全不同,一个企业可能会用的很好,而另一个企业可能会用得很差,这跟企业的管理文化和管理方式有关。因此,企业要么不用OA系统,要用就要用好。系统用得越好,它的生命周期就越长,投资回报率也就越高。

  二、一般OA系统有如下功能模块:

  通知公告 通知公告的起草、审核、发布,提醒、浏览、回复、检索。

  文件公布 文件的起草、审核、发布,提醒、浏览、回复、检索。

  文件交换 部门与部门,部门与个人,个人与个人之间的资料发送、接收、提醒、资料的分类入库。

  信息发布 支持栏目自定义、内容和样式自定义、流程与权限自定义、信息展示位置自定义,支持在线编辑和图文混排,支持Word和Excel的直接粘贴拷贝。

  资料中心 资料分类的创建,资料的添加、修改、删除、共享、检索,相关系统的资料入库管理,支持word、pdf、excel、ppt、html等类型文档的全文检索。

  流程管理 流程管理的作用主要用于日常办公审批流程的处理,它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。

  办公用品管理 办公用品入库、出库,办公用品申购、申领、审批,办公用品的修改、删除、查看详细。

  客户关系管理 客户关系管理系统是企业与客户交往过程中所形成的客户信息资料企业自行定制的客户信用分析报告。建立合格的客户档案是企业信息管理的起点,是企业日常基础性工作。

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  人力资源管理 括人才信息库管理、招聘管理、公司或部门用人申请、公司用人汇总、人事档案管理

  个人办公计划 任务管理(任务的创建、跟踪、任务反馈与提醒);

  个人日程安排与提醒 通讯录管理、短消息发送、接收、回复与提醒等。

  电子邮件 新建邮件、收件箱、草稿箱、发送箱、已删除邮件。

  网上论坛 可以自行设置分论坛和议题,为用户提供了一个信息交流、沟通和问题讨论的空间,实现开放、平等、自由的谈论和发言,包括进行咨询、解答和收集意见。

  留言版 在系统里面提供了一个实名和匿名方式的留言管理功能。

  出车管理、加油管理、维修管理、驾驶员管理。

  考试管理 自定义的考试系统,包括考试题目管理、试卷管理、阅卷管理、试卷的评分。

  系统管理 包括用户、组织、栏目、权限的管理、表单定义、工作流定义、论坛管理、配置管理。

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