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档案管理

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       办公文档资料对企业来说是承载企业的发展记忆、经验以及成果,一般这种管理只停留在个人或部门那里,可能这些重要的文档会因为员工离职而丢失,也可能会因为时间推移而失去记忆,亦或者由于使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

  对于传统方式的文档管理,企业普遍会把文档管理通过文件备份和保存的方式进行管理,这样就变成了一个额外的工作,且不说员工会抵触,也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合,往往难以达到理想的效果。

OA办公文件管理系统软件.png

  一、企业在进行文档管理的过程当中经常会遇到哪些情况?

  1、在企业当中文档众多、类型各异,散落存储在员工各个电脑上,需要查找调阅时东奔西跑,非常不便。

  2、员工离职或调岗后,项目的整体方案资料可能会丢失、外泄,严重威胁到文档安全。

  3、 员工可以不经过公司相关领导审批,将内部重要文件外发给客户。

  4、数量庞大的文档资料急切需要实现组织、归档、分类、检索与查阅。

  5、采用传统的纸质管理,不仅容易丢失,而且大量复印、打印,纸张成本很高,浪费严重。

  6、纸质文件不易保存,重要文件损坏后不可修复。

  7、 对于相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制等。

oa办公系统文档.png

  正是由于以上这些问题的存在,所以随着信息化办公进程的加速,文档管理在企业当中也越来越受到重视。比如很多企业选择通过OA办公管理系统的应用来管理企业的文档信息。

  二、那么OA办公管理系统是如何企业OA文档管理的呢?

  泛普软件OA为方便用户使用,不仅提供文档的上传、下载功能,更支持文档模板的管理,智能的全文检索,,灵活的权限控制,严谨的版本管理,全面的报表分析等功能。让企业在使用过程中操作简单,查找容易,只要有权限随用随取的文档管理更大大提高了企业的工作效率。具体的主要解决方案如下所示:

  1、档案分类:对于大型企业来说,公司的各类纸质档案数量大,种类多,涵盖面广。比如公司证照、技术文档、产品方案等等,进行及时归档和科学的整理十分必要。

  2、集中存储:档案员按各部门提交的档案标准,收集有效纸质档案和电子档案,档案相关信息可通过excel批量导入OA系统中,同时,在OA系统中形成的重要文档,也将自动归入档案管理中进行管理,不需要进行重复的筛选和录入。为企事业单位搭建海量文档集中存储的平台,实现统一的类型划分、文档共享、文档排序。

  3、目录结构:支持树形目录结构,可无限创建文件夹和子文件夹结构。可自定义目录排序。组织内部所有成员可轻松的实现文件的安全共享与查看、检索。

  4、全文检索:在OA系统当中对文件档案只有模糊记忆便可从海量文件档案中获取所需文件档案,极大减少了因查找困难浪费的工作时间。

  5、模板管理:支持在系统中创建大量Office模板文件,授权给用户使用。用户在新建文档时,可调用授权的模板。系统自动统一规则命名文档,实现文件名标准化管理。

oa文档管理系统.png

  6、在线预览:在权限范围内可以直接在线预览文件内容,包括Excel,Word,PPT,CAD等,无需下载,无需打印,方便用户使用。

  7、权限控制:提供权限控制机制,可针对用户、部门及岗位进行权限控制,控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作,实现文档安全共享。

  8、操作日志:系统自动对所有重要的数据操作都进行了日志记录以备查询,包括,修改,上传,删除等,防止用户误操作导致数据丢失。

  9、手机APP:支持手机APP在线预览、全文检索、审批管理、借阅、以及文档查询统计等功能,突破时间和空间的限制,随时随地使用。

  通过以上的这些解决方案可看出,OA办公管理系统的除了应用到文档管理还可以应用到企业当中的各个方面,包括文件管理,档案管理,内容管理,证照管理,综合知识资源整合以及大数据应用等以知识文档为基础的众多领域,助力推进企业知识文档的一体化管理,不论显性或隐性知识都有相应的功能模块,实用性较强,并配有移动端,可实现移动办公协作。

内部电子文档管理软件系统.png

  随着一个企业越来越庞大,历史越来越长,其档案必定越来越多。在没有科学的档案管理软件的时候,管理者不得不放弃一些自认为已经过期失效的档案,而留存自己一些自认为有用的档案。但是放弃档案的时候,不仅自己可能会觉得可惜,更有可能在需要的时候找不到合适的档案。这个时候一个优秀的档案信息管理软件是必不可少的,泛普文档OA系统的实施上线,可为企业搭建功能强大的文件数据存储共享平台,打造企业文档一站式存储与管理,满足企业协同分享、移动办公等业务需求。同时,在OA系统协助下,通过打造安全、高效、便捷的文档使用环境,亦是进一步帮助企业节省了运营成本,优化了管理流程,提升了业务处理效率,开启企业智慧办公新时代。同时泛普软件的OA系统可以根据企业需要,让企业上手快、使用方便,在可行的条件下,让档案管理更加便利。