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财务人员操作

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  在一个企业正常的运营过程中永远贯穿着“人和钱”两个核心要素,如何更加规范、高效地管理这两大核心要素、帮助企业落实管理体系是OA系统在企业服务的一大要务。

  一、企业在管理财务的过程当中会遇到的哪些难点?

  1、首先,线下化管理问题颇多:无论是企业的考勤、还是工资计算、或者是费用管控等公司业务都还停留在纸质或者Excel的阶段,一旦业务规模扩大就会使工作量增加,而且专员们面对大量的数据也会容易导致数据的准确性和执行效率大大降低,如若增加人员来解决,还会导致企业的人力成本增高;

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  2、其次,企业复杂的业务审批没法落实:企业日常中的财务、人事业务有时因为金额、职能、业务类型的局限,导致审批步骤复杂,线下的纸质审批耗时长、不易保存,耽误了企业流转速度;

  3、然后,制度标准难统一:业务标准全靠个人主观执行,执行效果缺乏基础数据支撑,使企业管控容易陷入被动;

  4、最后,软件协同问题难:各个财务、人事软件或者第三方平台相互独立运转,数据无法互通。长此以往,系统越来越多,而各项业务、职能、人员之间信息割裂,导致数据互通慢,“统一”成为许多企业的需求点;

  二、那么针对以上企业财务存在的这些问题OA办公管理系统如何解决?

  财务管理是组织管理中毋庸置疑的核心,而OA系统中的财务管理最初是帮助组织进行费用管控,即做到事前控制,对每笔费用的合理性进行评估后执行。泛普软件认为,按照财务管理的价值发挥深度可以有以下几种可能:

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  第一阶段实现费用管理:OA系统中的财务管理成为一个组织真正的费控中心;监管每一笔费用发生的合理性和合规性,帮助企业对费用发生过程进行有效控制

  第二阶段实现集团财务共享中心:对很多集团公司来讲他们不一定是每一个分子公司都设置财务人员,这时候就是提出"财务共享中心",将一个集团在不同区域的分子公司(经济实体)的会计业务拿到一个共享服务中心来控制、记账和报告,这样做的好处是保证了会计记录和报告的规范、结构统一,而且由于不需要在每个公司和办事处都设会计,节省了系统和人工成本。

  财务共享中心主要涉及到五个关键点:事前申请、预算管控、财务系统对接、影印系统对接 、银企直联。

  第三阶段助力阿米巴经营模式的落地:阿米巴经营模式目前开始流行,阿米巴的核心理念就是在一个相互信任的组织内充分发挥出每一成员的积极主动性创新能力,让每一个人都是一个经营体,也就是人人都是经营者(阿米巴的经营形式有很多种,比如:SBU、利润中心、成本中心、联盟经营体、独立核算体、承包经营制、岗位的绩效考核

OA出纳管理软件.png

  这样模式的落地必须要求这个企业要做到三点:

  1、组织内各个经营体的职责权利必须明确;

  2、组织内各种流程必须清晰明确;

  3、组织内各种经营数据的呈报能够及时、透明、准确。

  完全要做到这三点必须要有一套软件支撑系统,人工一定不能长期及时有效完成各种经营体的独立核算。

  除了以上的模式以外,还有“流程”是业务实现串联的基础,OA系统在权限功能支撑下,根据组织职能结构、业务流转需求,灵活的搭建审批流程,帮助企业形成业务体系。

  A、财务“清”:逐级上报,事前审控更规范

  进行有效的预算费控,提高企业内部报销审批效率,是大多数企业希望优化的两大主要财务需求。

  B、由于缺乏报销制度迟迟不能落实,企业的线下报销问题重重:

  报销人常常因为报销单据填写不规范、附件材料不齐全被打回,报销困难;

  企业的报销制度在执行中缺乏监管,时常有“绿色通道”,甚至预算被超标的现象;

  根据以上的这些现象可反映出如何让制度成为铁的规范去执行成为企业的迫切需求。OA系统正是将企业财务审批制度通过电子化的流程落实下来,通过权限设置,让OA系统成为企业的财务管控机,各项报销必须从OA系统流转,形成事前审批,事后分析的财务管控体系。

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  逐级审批:财务审批逐级上报,各个节点审批人明确,责任快速落实;

  事前申请:报销类流程事前申请,预算信息嵌入审批表单,提前防控,防止超支、错报,有效提高企业财务预算能力;

  数据汇总:各个机构、部门或者个人的报销信息,泛普OA系统会及时抓取、记录,在企业管理层需要的时候,随时汇总数据,形成业务报表提高管理审查能力;

  流程进度报表实时监控

  报表功能为企业提供了一个查询、监控的有利窗口,想了解本月某下属公司或者某个部门甚至某个员工的报销情况,直接将条件输入表单,OA系统会自动搜索呈现,管理更便捷。

  总之,OA系统中的财务管理对于企业的价值在于可以实时展现每一个人、每一个经营体的收入和支出,真实实时反映每一个人、每一个部门、每一个机构、每一个客户、每一个项目的经营效益!在这个基础上,帮助企业落地不同的财务管理体系,辅助经营模式的落地

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