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OA办公系统项目成功六步走

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实现办公自动化是当下大多数企业愿望,但是,如何从种类繁杂的OA办公系统中选择一款合适的,如何成功实施OA并落实系统,并非易事。对于绝大多数用户来说,如何成功实现OA办公系统已成了一块心头大病。
        而如何实现OA办公系统的六个要点在于:选型、试用、实施、落实、开放和服务。只有做好这六点,才有可能真正实现OA办公系统。
  一、选型OA
  对用户来说,要想选到一款合适的产品,就必须结合自身需求,对OA办公系统产品进行考察,首先要看系统的功能模块。如果其功能模块能够很好地处理企业日常工作、核心业务,以及与其他系统之间的整合集成,同时满足企业未来发展对OA开放性、管理性、维护性的要求,自然是用户的理想之选。
  一般来说,OA办公系统的基本模块包括:流程应用、表单应用、公文管理、电子邮件、文档管理、计划管理、公共信息等。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有OA功能模块评估的话,基本上遵循8:2定律,其中工作流程模块、数据整合、报表统计等功能应用为企业带来的了80%的价值,其余的模块带来20%的价值。因此,用户需要重点考察OA办公系统产品工作流程、数据整合、报表统计的技术水准,这是衡量产品的重要标准。
  对用户来说,选好OA最重要的一点,就是紧抓关键应用。这样,也为产品的进一步成功应用打好坚实的基础。
  二、试用OA
  用户在选择OA时,一直受OA办公系统的易用性、稳定性、开放性、安全性以及实用性等问题的困扰,而OA厂商完全可以以开放的心态为用户提供一个试用平台,解除用户的困惑。产品试用作为OA用户了解厂商的一个重要窗口,对用户和厂商而言,都是具有重大意义的。
  并且,OA不同于ERP这样的大型化、复杂化软件,是适合试用的,而且OA选型必须看产品实况,不能只看方案和DEMO。OA试用也会让那些只懂理念包装的OA办公系统厂商露出真实的面目,规范了竞争秩序,促进行业的优胜劣汰,为企业信息化建设的成功带来更多保障。
  事实上,对OA的潜在用户来说,要想知道一款产品是否跟自己想象的一样,就必须试用。OA好不好,用了才知道。
  在试用OA的过程中,首先要体验OA的界面,看看是否简洁大方、友好。OA界面是用户与系统交互的窗口,友好度高的界面可以降低用户使用过程中的视觉疲劳,切忌华而不实。
  其次,要体验系统的后台管理和维护,特别是系统管理员的设置项是否完善和安全,是否功能强大和维护简单方便。
  而最关键的,要对OA的常用功能进行查看,如消息收发、通知公告、文件交换、电子邮件等,看其操作是否顺手、简便。这一步的试用非常重要,因为有的OA办公系统表面看起来功能很强大,但设置极为繁复,给日后的使用造成了很大的困难,这就是OA易用性、实用性不良的体现。
  接下来,用户就要针对自身需要重点试用OA功能,如工作流,从流程设置开始做起,到表单输入,一直到整个流程的审批结束,整个过程都需要用自身企业的实际情况一步步去检验,要看设置是否简单。
  在当前OA市场品牌林立的情况下,很多用户在选型时倍感头疼,不少用户因选错产品而导致应用失败。为了万无一失,用户在引进OA之前,应对产品进行体验,检验产品的易用性、适用性、稳定性、关联性、良好的服务等,真正感受到产品的优劣,才能选到更易成功应用的系统。
  三、实施OA
  选好了产品,并不意味着就能用好这一款产品。在确定好了要引进的OA办公系统之后,用户也迎来了新一轮的挑战,那就是实施。为了确保用户成功实施,优秀的OA办公系统厂商也出台了一系列的保障措施。
  OA实施是一个系统工程,涉及到的可变因素以及不可控因素都很多。因此,OA实施应有一个科学的方法作指导,来严格规范这一实施过程,规避不可控因素造成的影响,以期达到最好的结果,在进行产品实施时可以根据不同的情况进行借鉴,分别对待。
  而且,由于企业管理模式千差万别,实施过程一方面要求企业适应软件提供的规范管理模式,另一方面也要根据用户的需求对软件质量提出要求。其中,产品的易用性和实用性是成功实施的两大前提。只有OA具备了较强的易用性和实用性,产品才能成功实施。
  1、易用性
  OA的易用性是实施的关键。很多用户在选型之初,就已经列好了所需的功能模块,但实际应用中却经常用不好这些功能。其中一个很重要的原因就是OA办公系统的易用性不够,让用户无法轻松地运用自如。所以,OA要实施成功,在易用性上必须做到极致,这包括容易安装、容易设置、容易培训、容易使用、容易维护、容易开发等一系列内容。
  2、实用性
  管理软件行业有句话叫“产品不行,累死实施”。企业在OA实施上不仅要着眼于OA的易用性,还要考虑到OA的实用性。只有OA的实用性高,才能帮助企业解决实际问题,让企业长期稳定的依赖OA系统,实现价值最大化。而提高产品实用性的关键在于务实的产品功能设计,就是拒绝空洞的理念和花哨的包装,不开“空头支票”,也不对功能做简单的堆砌,让用户将真正需要的功能用好、用透。
  3.实施步骤
  好的开始就是成功的一半,具体到实施工作的阶段目标,按照顺序则是:1、让员工接受,快速应用;2、让员工喜欢,开发调整;3、工作流统一化、数据整合、决策支持、持续优化。
  总得来说,OA成功路上面临诸多实施风险,最关键的还是厂商应从易用性和实用性上保证OA产品能够应用到企业中,然后在实施的过程中分清阶段目标,通过提供最优质的服务,来尽力缩短实施周期,将风险降到最低,才能将OA办公系统的价值发挥到最大化。
  四、落实OA
  在OA办公系统实施成功后,并不一定能发挥其作用。接下里,只有做好了OA办公系统的落实工作,在企业中普及应用,才能将其信息化价值最大化。
  OA办公系统是一种相对简单的企业管理软件,却又非常灵活,弹性很大,涉及人员广泛,要在企业中顺利得到落实,就必须通过技术化
 
手段和管理化手段来促进落实?其中,产品是基础,高层是关键。在具体操作中,可以采取以下步骤:
  1、 先易后难地落实
  OA办公系统的落实要先易后难,而且要做到对员工有用。所以需要OA实施人员帮助用户先落实一些基础的功能,包括会议通知、工作通知、收发文系统以及邮件系统等一些更容易上手的模块。等员工习惯了,再落实文档管理系系统、任务跟踪、请示汇报、信息门户等新应用。
  2、提供充分的支持
  在OA的落实过程中提供充分的业务、技术和培训支持,包括:及时制订OA运行管理制度,使得OA系统具有可操作性;要对OA的应用要提供充分的技术保障,保证系统畅通、稳定。
  3、发挥领导作用
  落实OA是一把手工程,需要领导的重视与推进。为什么这么说?因为OA办公系统是管理类软件,是对传统办公模式的变革,而能影响整个团队的办公模式的,只有一把手了。其实,许多“一把手”本身还是需要引导的对象,如果他们不重视,不上OA,那么就算让员工都用,流程也会卡住,失去效率。只有管理层才会真正重视OA,才能更顺利的推行OA。 
  4、从上而下落实
  OA办公系统的落实需要组织全员的配合,但也要靠组织由上而下的推动力量。要在部分功能基本具备投入使用条件的情况下,要坚决地取消手工方式以推广OA系统的使用 ,使得OA系统合法地、唯一地投入运行,成为生产必须的一个环节。
  5、加强制度考核
  要制订OA推广考核制度,使OA办公系统的落实与部门和个人的考核挂钩,并奖励先进,处罚落后。
  在信息时代,全面推行OA办公系统是提高工作效率,实现网络办公的网络化、信息化和无纸化目标的重要举措。而只有在组织中做好了落实这一环节,OA办公系统的应用才能渗透公司财务、人事管理、生产调度、收发文件等业务领域和生产管理的各个环节,有力提升组织信息化建设水平。
  五、OA办公系统的开放性
  开放性是检测OA办公系统的重要标准:这代表了软件的生命力。开放性好的OA办公系统将有利于产品在未来根据用户的需求进行升级和拓展。
  OA办公系统正逐渐成为一个综合性的协同办公和管理平台,除了日常的行政办公,OA开始越来越多的从事业务管理和项目管理,甚至人事管理、客户管理资产管理、服务管理、知识管理等等。
  但这些管理并非孤立存在,而是互相关联的。OA办公系统要做好这些管理就必须连接其他的业务系统,实现数据的交换和共享,为管理者集中呈现各种统计报表,服务于管理和决策。只有开放性好的OA办公系统才能与其他业务系统进行无缝对接。
  除了开放的系统结构可以和企业已有的信息资源集成,OA办公系统开放性好还意味着在开发建设中能够获得更多的技术支持,容易升级,意味着一旦企业的需求发生变化,系统能够尽快的得到扩充,持续满足用户的信息化需求,原有的投入得到有效的保护,从而在整体上得到良好的投入产出效益。
  六、OA厂商的服务
  在做到以上五个要点之后,还有一个最重要的一点:服务。只有将服务的精神贯穿软件的应用,才能真正体现出协同管理软件的价值。
  如今各行各业均趋于服务化,软件也同样如此。而OA办公系统应用效果的好坏,主要取决于后期的实施过程,一方面是企业自身的使用,另外厂商所提供的服务也至关重要。服务主要从几方面考量,比如是否能够及时解决用户问题、是否能提供专业的咨询与售后等。
  长期以来,国内管理软件服务费难收,貌似已经成为一个非常普遍的问题。在国外,卖软件就是卖服务的观点已经获得广泛的认同,国外的软件厂商主要以收取服务费的方式获取利润。而在国内,想让OA办公系统厂商依靠服务费来生存,显然还不现实。但是,卖软件就是卖服务这一核心是OA办公系统的内在本质却没有变化。当前,服务能力是协同软件木桶中的“短板”。许多OA办公系统厂商为了能在激烈的市场竞争中生存下来,往往忽视对自身团队服务素质的培养,忽略企业服务能力的建设。
  在创新不断、追求效率的今天,片面的技术能力已经不再是打动企业的决定要素,OA办公系统厂商优秀的服务理念及服务内容,才是帮助用户用好OA的关键点。
发布:2007-02-09 14:06    编辑:泛普软件 · xiaona    [打印此页]    [关闭]
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