房地产crm售楼系统体系与OA平台一体化建设

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 　　随着管理更趋向精细化、数字化，房地产企业应用OA(Office Automation)办公自动系统规范业务管理流程并实现协同办公,已经蔚然成风。然而，大部分中小型房企的OA仅限于信息发布、文档管理、人事行政事务管理，在房地产开发业务处理过程中没有发挥多大作用。这些企业导入EAP (Enterprise Adaption-management Platform) 企业适配管理平台的条件尚不成熟。

　　因此，如何基于OA平台，实现房地产开发业务的自动化处理，助推企业管理提升，是企业关心的问题。本文重点阐述企业管控体系与OA平台一体化建设的关注重点，以供参考和借鉴。

　　一、梳理组织管控，明确权责关系

　　适合企业的组织管控体系，建立明确的权责关系，是实现OA自动化处理业务的基础。

　　部分中小型房企盲目跟风，寄希望于通过OA解决企业内部管理问题，匆匆“上马”OA系统，OA上线操作后因组织架构、权责划分频繁调整导致OA中的设置频繁更改，严重影响了OA的正常使用。

　　因此，企业在“上马”OA前，必须首先优化企业组织管控体系。如一家既有本地项目、又有异地项目的房地产企业，在导入OA前必须要明确总部的定位(财务管控、战略管控、运营管控)、对本地和异地项目的管控模式(职能制、矩阵制、项目制)、公司及各项目的组织架构和职能、岗位设置及岗位说明书，同时还要明确总部与项目之间的权责划分、各部门之间及各岗位的权责等。

　　二、优化业务流程，打通部门之间的协作关系

　　部分中小型房企在导入OA的过程中，业务流程由IT人员主导设置或由各部门“优化”后交给IT人员进行设置，通常没有经过充分的沟通和交流来解决跨部门协作中存在的问题，导致流程的合理性和适用性不足。这样一来，流程落到OA中，往往会出现执行不顺畅、频繁修订或员工使用意愿不强的现象。因此，流程优化是OA能否在房地产开发业务自动化处理中成功使用的关键。

　　以房地产企业项目定位模块中的市场调研为例进行说明：应基于OBS(Organizational Breakdown Structure)组织分解结构和WBS(Work Breakdown Structure)工作分解结构，将市场调研工作分解为可交付的工作成果，并明确各项可交付成果的责任部门，同时横向打通各部门之间的协助关系。可交付成果是跨部门之间流程流转的载体，故业务流程梳理过程的关键是编制承载可交付成果的表格和模板。设计表格和模板时应尽可能格式化，减少文字描述，通过打钩选择、填写数据、简单说明等方式实现信息的收集或表达。

　　三、业务流程OA化，打通岗位之间的协作关系

　　各中小型房企业务流程在导入OA的过程中，一般会把部门所有事项的审批权限直接交由部门负责人。然而，部门负责人在决策过程中还需线下找相关人员沟通确认，再完成线上操作。这样的操作模式既加重部门负责人的工作负担，又不能在OA中体现部门员工的工作。“最后一步的缺失”导致OA“不接地气”，故业务流程OA化，必须打通岗位之间的协作关系。

　　发起岗位需要明确可交付成果应提交给哪些岗位审核，部门负责人统筹协调各专业审核意见和建议，必要时召开专题会议进行研讨并形成决议。此外，在OA中各专业岗位应并行设置，尽量减少串行设置，这样能够加快信息传递速度，提高工作效率。

　　四、发挥OA的动态监控作用，推动管控体系持续优化

　　利用OA对流程执行情况的统计功能，对各岗位流转的审核审批事项进行统计分析，为优化审核审批流程提供依据。

　　总裁审批事项占38.3%，运营总裁审批事项占25.9%，审批次数最多的为印章管理、合同管理和付款管理。这样一来，审批事项堆积在总裁和运营总裁岗位上，特别是随着项目的增加，等待总裁和运营总裁审批成为业务开展的“瓶颈”。

　　因此，本着效率优先和风险制衡的原则，该企业进行了以下优化：

　　1.将印章管理的权限下移，除合同盖章、公司红头文件盖章需总裁批准外，其余由分管领导审批盖章，盖章文件需要登记备案。

　　2.对合同和付款按施工类、材料设备类、设计类、营销类，按合同和付款额度优化授权，增加运营总裁及分管领导的审批权限。

　　3.对设计任务书，优化为分管领导审批，不需运营总裁审核、总裁审批。如此等等。

　　以上优化审批流程共计20多项，优化后总裁与运营总裁审批事项总和由原来的64.2%降至约40%，基本解决了总裁和运营总裁审批“瓶颈”的问题，提高了运营效率。

　　五、为导入EAP奠定基础，推动公司信息化建设

　　通过公司业务流程在OA上的流转和持续优化，公司的管控体系将逐渐完善和成熟，为公司信息化奠定了一定的基础。虽然OA能够实现了业务流程的流转和跨部门、跨岗位之间的协同工作，能够监控流程流转的效率和合理性，为公司进行流程优化提供直观数据分析。但是，OA上流转的表格和模板中的数据无法进行提取、统计、分析，不能进行二次加工为公司运营管理和相关决策带来不便。

　　综上所述，中小型房企需要适时导入EAP系统,打造适配企业发展阶段和管理特点的管理软件，为公司运营提供强有力的信息化支持。