XX集团OA办公系统预算模块需求确认

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XX集团OA办公系统预算模块需求确认XX集团OA办公系统预算模块需求确认 

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目     录

一、概述... 3

二、预算基础设置... 3

三、费用流程开发... 6

四、查询统计报表... 15

一、概述

本文档做为XX集团预算模块需求确认及开发人员的开发依据。
 
 
对预算管理开发部分，按照项目实施步骤，描述如下：
 

1. 预算基础设置；
2. 预算流程开发；
3. 费用流程开发；
4. 查询统计报表开发；

二、预算基础设置

2.1预算期间设置

1、预算期间维护：在现有预算期间功能的基础上，添加预算期间状态控制
 

• 新维护的预算期间为“未生效”状态；
• 对未生效预算期间点击“生效”按钮后为“生效”状态；
• 对生效预算期间点击“关闭”按钮后为“关闭”状态；

 
预算期间页面：

 
图1
2、预算期间的开启和关闭
 

• 同一时间系统中只能有一个预算期间生效；
• 在生效的预算期间页面点击右键菜单“关闭”，可关闭当前生效的预算期间，给出提醒消息：“关闭后将不能再使用当前期间的预算”；增加权限点，可以在不存在生效预算期间时将已关闭的预算期间重新打开生效，操作前提示“请确认是否使当前预算期间生效”，并让用户选择“是/否”；
• 在未生效的预算期间页面点击右键菜单“生效”，可使当前预算期间生效，当已存在生效预算期间时，给出提醒消息：“请先关闭当前预算期间”；

2.2预算科目设置

维护三级的预算科目；增加权限点，可“锁定/解锁”预算科目，锁定后的科目及其下级科目不能修改。
由菜单“财务管理”—“预算设置”—“预算科目”进入；
 

1. 对XX财务科目进行整理，定义财务预算管理模块三级科目，其中一级科目确定为四大类，分别为：部门预算、专项费用预算、固定资产预算、营销费用预算，二级、三级科目自定义添加。
2. 定义方式参考如下：

 
2、一级科目设置：

1. 名称：一级科目名称；
2. 科目级别：“一级科目”、“二级科目”、“三级科目”，选择科目级别会在不同的科目页面间切换；
3. 预算周期：“每月”、“每季度”、“每半年”、“每年”；
4. 描述：多行文本框；
5. 预算科目维护页面：

图2
3、二级科目设置：
 

1. 名称：二级科目名称；
2. 科目级别：“一级科目”、“二级科目”、“三级科目”，选择科目级别会在不同的科目页面间切换；
3. 上级科目：从一级科目中选择；
4. 描述：多行文本框；
5. 预算科目维护页面：

图3
4、三级科目设置：
 

1. 名称：三级科目名称；
2. 科目级别：“一级科目”、“二级科目”、“三级科目”，选择科目级别会在不同的科目页面间切换；
3. 上级科目：从二级科目中选择；
4. 类型：（收入/支出）原样保留；
5. 允许偏差：原样保留；
6. 科目预警比例：实际发生额/预算科目 需要预警的百分比；
7. 描述：多行文本框。

图4
 

2.3预算级别维护

 
解决方案：
根据XX的预算管理要求：
部门预算、专项预算、固定资产预算、营销费用预算均按照组织结构树形方式设置，级别可以为任意组织机构节点。
 

图5
 
 

2.4生效预算设置

需求说明：
 

1. 通过流程写入预算。年初制定年度预算，并以此预算作为费用控制的依据，半年后重新提交的预算申请，审批通过后，更新的数据存为一个新版本，预算控制以新版本为主。
2. 半年内月度预算剩余，自动流转到下一月度预算；每一财年的上半年结束后，自动把上半年的实际费用作为上半年的预算，并记录历史版本。
3. 切换预算年度下拉框，将切换到不同年度的预算页面，预算年度仅显示“生效”和“关闭”状态的预算年度；
4. 右侧历史版本链接，显示倒数4个历史版本，点击可查看历史版本，选中任意两个版本，可用右键进行版本对比。

2.5费用归属部门与费用审核部门关系表

       用于费用的报销、借支、核销流程，可对每一部门定义它的费用审核部门，没有定义的在流程中默认由费用归属部门审核。
 
 

三、费用流程开发

3.1上半年部门预算申请流程

流程概要说明：
 

流程表单样式：

 
表单说明：          

 
其他说明：

1. 此流程由各中心预算员提交。
2. 所有部门申请经预算小组审核通过后，预算小组另外提交汇总流程给领导审批，审批通过后，再由提交预算回复，通知各部门；即在本流程“预算小组审核”节点后，预算小组会发起“上半年部门预算汇总流程”，该流程完成后，再继续进行当前流程的“预算回复”节点。
3. “预算小组审核”节点可以选择提交到下一节点，还是直接退回到首节点“各中心申请”。

3.2上半年部门预算汇总流程

 
流程概要说明：

 
流程表单样式：

 
表单说明：

 
 
其他说明：

1. 通过相关流程字段，选择需要汇总的部门预算申请流程，实现数据自动汇总。
2. 发起申请时需要从弹出搜索框打开部门预算申请流程列表，搜索条件应包含申请发起的起止时间段，默认只查询部门预算申请类型的流程；选择后将数据载入当前流程的表格中，且实现与预算申请流程的关联，以便审批通过后将审批后的金额回填。

3.3上半年预算拆分流程

流程概要说明:

 
流程表单样式：

 
表单说明：

 
其他说明：

1. 本流程由部门预算申请流程结束后自动触发，有预算申请人填写。
2. 流程审批完成后，数据自动写入预算库，并置为生效状态。

3.4下半年部门预算申请

流程概要说明：

流程表单样式：

 
 
表单说明：
  

3.5下半年预算汇总

流程图：

 
流程表单样式：

 
表单说明：

3.6下半年部门预算拆分

流程图：
 

 
流程表单样式：

 
表单说明：

 
其他说明：

1. 流程走完后，数据自动更新预算库，并生产新预算版本。
2. 下半年预算申请流程除表单格式外，其他要求请参照上半年预算申请流程。

3.7预算变更调整

流程概要说明：
流程表单样式：

 
表单说明：

 
其他说明：

1. 如果为调整类型为调剂，则需核准调整金额总数为0。
2. 流程审批完成后，自动到预算库调整数据,并产生对应的历史版本，在版本的备注里用文字写明，是因为哪一条预算变更流程产生的。

3.8专项费用申请

流程概要说明：参照现行OA流程
 
流程表单样式：

 
流程表单样式：

 
其他说明：

1. 审批完成后，预算费用记在申请部门头上，全公司所有人都可申请使用。
2. 预算使用时，需选择要对应的专项费用申请流程，扣减该事件的预算。

3.9固定资产预算申请

    流程概要说明：参照现OA流程
流程表单样式：

 表单说明：

 
其他说明：指定部门可申请，预算给到申请部门，只有该部门可用。
 

 3.10费用报销申请

流程概要说明：

 
 
流程表单样式：

 
表单说明：

 
其他说明：

1. 预算员可帮他人代提流程
2. 预算员提交后预扣预算，最后一个审批人通过后，实扣预算。
3. 会计复核时，因单据不一致退回，退回财务打印节点；需调整报销单总数时，退回申请人。
4. 项目公司报销没有会计复核节点。
5. 根据实际发生科目扣减。
6. 报销时如超出月度预算，出超支提示，仍可提交流程。如超季度预算和，不可提交流程。
7. 如果报销时需要与借支流程关联，核销借支金额的，选择对应借支流程，进行数据对比处理。PS：由于借支时已经预扣预算，报销时根据报销金额，把之前的预扣金额变成实扣金额。 超出借支金额的部分直接实扣。
8. 选择对应借支流程时，搜索界面应包含申请发起的起止时间段，默认只查询借支申请类型的流程。

3.11预算借支流程

流程概要说明：可参照现OA流程（请注意和现OA流程不同的是，并非全部由预算员发起申请）。
 
流程表单样式：

 
表单说明：

 
其他说明：

1. 预算员提交后做“预扣”处理。
2. 流程审批结束后，不做“实扣”处理；报销和核销流程相关处理时才处理实扣部分及关联数据。
3. 报销时如超出月度预算，出超支提示，仍可提交流程。如超季度预算，不可提交流程。

 3.12借支核销流程

流程概要说明：参照现OA流程
 
流程表单样式：

 
表单说明：

 
其他说明：一般情况下，已使用的费用都通过报销流程来核销对应借支金额，一笔借支金额可以用多次费用报销来核销。当借支金额出现超额未使用完，则通过借支核销流程把剩余款项归还，并销账。
 

3.13自定义流程

要求在已经开发完成的报销、借支、核销流程的基础上，能够进行用户自定义流程的应用：在关键节点、表单关键字段、数据处理逻辑保留的情况下，用户可以搭建新流程，并对流程的路径、表单的非关键字段做自定义。
 

四、查询统计报表

4.1、财务通用查询统计报表

      需求展现基本样式为，见附件1, XX预算报表格式表；
 

1. 总部各中心管理费用执行情况表，包含数据：

纵向：部门预算类的所有科目。
横向：总部所有中心的预算数、预扣数、实际数、实际偏离率，所有数据汇总。
其他说明：可选择查询时间。

 
 
2、  各项目公司管理费用执行情况表，包含数据：
纵向：部门预算类的所有科目。
横向：所有项目公司的预算数、预扣数、实际数、实际偏离率，数据汇总。
其他说明：可选择查询时间。

 
 
 3、  营销费用执行情况表，包含数据：
纵向：营销预算类的所有科目。
横向：总部的预算数、预扣数、实际数、实际偏离率，所有项目公司的预算数、预扣数、实际数、实际偏离率，本报表数据汇总。
其他说明：可选择查询时间。

4.2、流程自定义报表

1、借款统计表；
2、报销统计表；
3、核销统计表；
 
……
 
 
总体开发要求
 

1. 专用流程表单开发：

上半年预算填写单——上半年预算拆分流程使用。
需求字段：预算部门、预算科目、全年各月份预算额、
其他说明：流程归档后，数据写入预算库，并置为生效版本。
 
下半年预算填写单——下半年预算拆分流程使用
需求字段：预算部门、预算科目、下半年各月份预算额
其他说明：流程归档后，数据更新到预算库，并置为新生效版本。
 
预算变更申请表——预算变更流程使用
需求字段：调整部门、调整月度、调整金额（增加填正数，减少填负数）
其他说明：流程审批完成后，自动到预算库调整数据,并产生对应的历史版本，在版本的备注里用文字写明，是因为哪一条预算变更流程产生的。
 
费用报销申请单——费用报销流程使用
需求字段：部门、科目、金额、相关流程。
其他说明：申请人提交后预扣预算，最后一个审批人通过后，实扣预算。中途流程退回金额回补。
          报销时如超出月度预算，出超支提示，仍可提交流程。如超季度预算，不可提交流程。
如果报销时需要与借支流程关联，核销借支金额的，选择对应借支流程，进行数据对比处理。PS：由于借支时已经预扣预算，报销时根据报销金额，把之前的预扣金额变成实扣金额。超出借支金额的部分直接实扣。
 
借支申请表——借支流程使用
需求字段：部门、科目、金额
其他说明：预算员提交后做“预扣”处理。
流程审批结束后，不做“实扣”处理；报销和核销流程相报销时如超出月度预算，出超支提示，仍可提交流程。如超季度预算，不可提交流程。
     
      费用核销申请单——费用核销流程使用
      需求字段：部门、科目、金额
      其他说明：因为一条借支流程，可以对应多条报销，即一次借支金额可以用多次报销来抵消。当报销金额超出借支金额时，从报销流程直接扣减超出部分。 如果报销金额不足借支金额时，使用费用核销申请直接把借支款项退还。
 
 

1. 预算模块统计字段要求：

需求字段：上上年预算额、上上年实际额、上年预算额、上年实际额、本年度预算总额、季度预算总额、半年度预算总额、本年上半年实际额、本年预算剩余额、本月预算、本月已用、本月剩余、本月预扣，本月可申请预算=（本月预算-本月已用-本月预扣）
在此页面添加，或者能导出报表也行。

 
 
 

1. 其他要求：

所有预算数据都通过流程写入，没更新一次自动生成新版本。
每月1号，自动把上月剩余预算加到本月预算。
每年7月1号，自动汇总上半年实际额，并把上半年预算额的数据更新为上半年实际发生的数据，存为新版本。
其他要求参考上面具体流程说明。