深圳某公司OA办公系统实施情况汇报书

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1.1公司现状及项目实施目标

目前深圳XX有限公司的信息化建设，已经拥有公司网站和正在上线的erp系统，内部沟通虽然已经使用部分软件，但是无法达到整合、协同软件和分布式管理的业务需求；而且日常的OA办公自动化行政办公及公文审批，仍采用比较传统的手工作业方式进行处理。

1、OA流程管理方面
没有完善的规章制度、作业流程，导致行政审批不规范，随意性较强，当审批人出差或不在办公现场时，审批流程无法继续，从一定程度上影响办事效率。而且公司管理层无法对内部行政及业务审批进行有效的监控。

1. 矿文档管理方面

通过纸质和电子版相结合管理，虽然文档都集中在文控部门集中管理，但对各类文档没有明确的授权管理，员工的查询借阅比较十分困难，没有规划统一的知识共享平台，不利于知识的传播和积累。

1. 内部沟通方面

主要采用电话，会议，口头沟通和一些简单的局域网沟通软件等实现，从一定程度上影响沟通的效率，不能很好地实现多样化的沟通交流。

1. 分布式办公方面

随着公司规模的不断扩大，公司实现分布式办公是必然趋势，为了适应这方面管理和办公的需要，一套能够满足分布式办公需要的协同办公平台是必需的。
通过现代化的办公自动化系统，实现公司管理规范化、网络化、无纸化、协助公司人员进行日常办公管理，提高信息共享和传递的自动化程度，减少事务消耗，实现公文流转监控，创造协同工作稳定的办公环境，使企业提高办公效率，降低运作成本，提高竞争力。

2. 项目实施的主要成果

2.1OA系统的应用模块和应用范围

已经应用OA协同办公系统的业务模块包括：

系统名称	明细模块	完成情况	应用范围	备注
OA协同办公系统	协同审批	完成	深圳XX有限公司本部	目前OA系统整体应用顺利
	文件传阅	完成
	知识中心	完成
	在线论坛	完成
	新闻中心	完成
	通知公告	完成
	消息中心	完成
	通讯录	完成
	电子邮件	完成
	会议管理	完成
	工作管理	完成
	设置中心	完成
	系统管理	完成

 

2.2项目基本情况介绍

基本信息
客户名称
实施顾问		项目经理
客户方系统管理员		客户方项目经理
项目启动时间	2010-01-20	计划交付时间			2010-05
项目变更天数		实际实施交付时间			2010-05
系统上线时间	2010-04-30	项目延期
系统环境信息
客户服务器配置	型号：IBM		CPU：Intel(R) Xeon(R) E5540 2.53G
	硬盘：90G		内存：2GB
操作系统及版本	Windows Server 2008 R2 Standard		数据库及版本	Microsoft SQL Server 2005
杀毒软件			网络带宽	4MB
OA系统信息
OA版本	V5.31标准版	并发用户数		150
OA安装目录
DATA原文目录
注册信息
系统集成情况	独立OA
外网访问地址

 

2.3项目实施成果

系统运行范围		深圳XX有限公司
项目启动时间		2010-01-20	系统上线时间	2010-04-30	实施交付时间	2010-07-01
实 施 工 作 明 细	协同审批	共完成了13个表单制作和13个流程的定制。 所完成的流程经过各部门业务人员的讨论和确认，并选定在公司本部正式运行。
	知识中心	完成深圳联亨知识中心的各级栏目框架搭建。 完成栏目权限的设置。 已经全部投入使用并不断完善中。
	互动沟通	完成文件传阅、电子邮件、消息等多样化的沟通方式的建立及培训工作，方便员工间的沟通。 新闻中心、通知公告、消息中心等模块已投入使用。
	信息共享	完成新闻、通知公告、在线论坛、通讯录等模块的初始化及培训工作。 OA系统管理员有能力根据业务需求进行调整和管理。
	用户培训	完成深圳联亨OA系统管理员的培训。 完成深圳联亨普通用户全员培训。
	已移交文档	OA系统用户手册(普通用户版) OA系统用户手册(系统管理员版) OA系统安装部署手册 OA系统备份手册
	已确认文档	系统安装确认单 蓝图设计方案书 培训结果确认单(管理员) 系统上线确认单 项目实施成果确认单

2.4上线阶段业务数据汇总

2.4.1工作流及表单

整理上线的公文和企业工作流程
	进料不合格电子流
	制程不合格品处理电子流
	成品生产中不良品退料电子流
	管理问题处理电子流
	客户投诉质量问题处理电子流
	文件评审电子流
	IT设备故障报修流程
	员工请假审批流程
	电脑、软件及网络设备申请审批流程
	ERP系统问题反馈流程
	员工辞职申请审批流程
	费用报销审批流程
	差旅费报销审批流程

 

2.4.2系统应用效果截图

包括首页、各模板首页、知识中心分类架构树、各模块能反映业务数据的界面，客户启用的所有模块都必须要有效果图。

1. 首页效果图

1. 知识中心首页图

1. 公文处理首页图

3. 项目文档移交清单

实施阶段	项目文档	文档格式		公司存档	提交客户
		电子	纸质
项目准备	售前、实施前期沟通纪要	P		P
	实施任务分配单	P		P
	OA项目组花名册	P		P	P
	项目实施计划	P	P	P	P
	项目启动大会会议纪要	P		P
	软件安装完成确认单	P	P	P	P
	系统安装备份手册	P			P
	注册码申请单	P		P
	调研计划及调研提纲	P		P
	项目调研计划	P		P
	项目调研沟通记录	P		P
	项目调研报告	P		P
蓝图设计	培训结果确认书（系统管理员）	P	P	P	P
	业务蓝图确认书	P	P	P	P
系统上线	基础数据初始化结果确认书	P		P
	培训结果确认书（最终用户培训）	P	P	P	P
	系统上线确认单	P	P	P	P
	项目实施成果确认单	P	P	P	P
	用户操作手册	P			P
	项目总结报告	P		P	P
	项目验收确认单	P	P	P	P
维护服务	项目文档移交清单	P		P
日常工作	现场专业实施服务单	P		P
	会议纪要	P		P

 

4. 项目实施总结

经过近两个月的工作，在深圳联亨各级领导的重视下，在深圳联亨OA项目组和全体用户的积极配合下，OA系统的实施工作取得了阶段性的成果，系统的整体应用得到了较好的推动，用户登陆积极踊跃，利用OA系统进行工作流程审批、信息和知识的查询、同事间沟通互动，工作质量和效率得到明显改进、提高。OA系统对加强内部信息交流、提高工作效率等方面发挥着越来越重要的作用。

4.1OA系统运行情况总结

1. 系统登录使用情况

在正常的工作时间段，平均在线人数基本平稳的保持在100人左右，随着审批流程的不断优化和用户对系统的接受程度、熟悉程度的不断提高，用户已经逐步养成登陆OA系统办理审批、查询信息和资料、与同事间进行沟通交流的习惯。审批流程的办理数量逐步稳定，业务办理质量也显著提高，误操作逐渐减少。用户的问题也从系统操作方面向实际应用方面转变，已经开始了主动的实际应用。

1. 系统应用情况

 

时间段	协同审批		文件传阅
	未结	办结
2010年5月		93	666
2010年6月	26	359	2206

 
协同审批和文件传阅为深圳联亨日常工作中使用频率最高的功能模块，通过上面的一组数据对比可以发现，随着系统推广的不断深入，用户登录系统积极，系统的利用率显著提高。

4.2项目实施过程中产生的问题与难点回顾

1. 项目调研阶段的需求过分扩大。由于客户信息化水平整体不高，很多人以为OA系统是万能的，可以处理任何实际工作中的事。经过跟客户的沟通和讲解，让客户了解OA系统的适用范围，有效的控制了需求的无限扩大。
2. 客户内部管理制度不规范，人为因素特别严重。使用系统前，办理审批事项的人员随意性比较大，经常出现‘越级’审批现象。通过程序中流程处理的控制，减少了这种不规范的操作，使管理和监管更加规范。
3. 系统上线初期，用户使用OA系统积极性不高。由于习惯了传统的手工操作模式，上线初期还是有部分抵触心里存在，随着整体推广的深入和OA系统带来的工作效率的提升，这个问题逐渐得到缓解和改善。
4. 公文审批流程的不断优化。在系统上线初期，客户公文审批流程经常性的进行调整和优化，在双方项目组的共同努力下，这个问题得到很好的解决，而且审批流程也基本稳定。

5. 项目后续服务建议

5.1服务部联系人：

5.2项目后续维护建议

1. 定期对客户进行电话沟通，了解系统应用情况；
2. 按阶段对服务程序数据库进行检查、备份升级；