泛普OA协同办公系统协同平台-费用报销操作指南

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

泛普OA协同办公系统泛普OA系统项目实施文档
协同平台-费用报销操作指南

文档作者： 
创建日期： 2010-1-11
确认日期： 
当前版本： 1.1
拷贝数量： 1

OA办公自动化软件费用报销操作指南
（一）费用报销概要
 

（二）企业办公系统业务类别及费用项目
序号 业务类别 费用项目 归口管理部门
1 工资性支出 工资性支出 人力资源处
2 工会经费 工会经费 
3 劳动保险费 劳动保险费（丧葬补助） 
4  劳动保险费（离退休费用） 
5  劳动保险费（工伤鉴定） 生产安全处
6  劳动保险费（其他费用） 
7 修理费 修理费（车辆修理） 生产安全处
8  修理费（房屋建筑修理） 
9  修理费（设备、器具修理） 
10  修理费（其他修理） 
11 水电费 水费 生产安全处
12  电费 生产安全处
13 行政性开支 培训费 人力资源处
14  计划生育费 人力资源处
15  误餐费（误餐津贴） 人力资源处
16  误餐费（食堂就餐费） 办公室
17  办公费（办公电话费） 物业
18  办公费（通讯费补助） 办公室
19  办公费（办公用品） 
20  办公费（打字复印费） 
21  办公费（书报费） 办公室
22  办公费（其他） 
23  差旅费 
24  交通费 
25  招待费 办公室
26  会务费 
28  审计费 
29  物业管理费 
30  机物料消耗（纸张费用） 
31  机物料消耗（印刷费） 
32  机物料消耗（其他） 
33  低值易耗品摊销（工具的摊销） 
34  低值易耗品摊销（办公用具） 
35  低值易耗品摊销（其他） 
36  运输费（车辆保险及附加费） 生产安全处
37  运输费（搬运费） 
38  运输费（路桥、停车费） 
39  运输费（汽油费） 生产安全处
40  运输费（其他） 
41  劳动保护费（防暑降温费） 生产安全处
42  劳动保护费（劳动保护用品） 生产安全处
43  劳动保护费（安全、消防费） 保卫处
44  劳动保护费（其他） 
45  租赁费（通信线路租赁费） 信息中心
46  租赁费（土地租赁费） 
47  租赁费（房屋租赁费） 
48  租赁费（其他） 
49  信息系统维护费 
50  财产保险费 
51  检测费 
52  广告费 
53  宣传费 
54  销售服务费用 
55  咨询费 
56  其他 

（三）协同办公OA管理系统日常业务规程

  1、OA管理系统借款规程
 应用对象 所有员工
业务适用范围 各类除差旅借款外的所有借款业务
操作步骤 1、 借款人填写借款单：填写必要的信息提交即可；
2、 归口部门管理费用项目审批流程：
独立核算单位：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>财务审核—>单位负责人审批—>归口费用管理部门负责人审核
非独立核单位、处室：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>归口费用管理部门负责人审核—>总会计审核—>常务副总审核—>董事长审批（金额超三十万以上）
3、 其他费用项目审批流程：
独立核算单位：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>财务审核—>单位负责人审批
非独立核单位、处室：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>总会计审核—>常务副总审核—>董事长审批（金额超三十万以上）
4、 借款单审批审批通过后，借款单状态变为审批通过，新增的借款单会在提交环节扣除预算，如果在费用申请环节已经扣除预算，则不再扣除，系统根据金额大小自动追加或者返还预算；
5、 出纳在出纳系统付款单里，通过“拉式生成”按钮，找到借款单，根据借款单生成付款单；
6、 出纳付款单确认付款；
7、 财务根据已付款的付款单，生成付款凭证。
付款凭证分录如下：
借：备用金或人个借款科目
       贷：现金或银行存款

操作步骤：
第一步：在[协同平台]-[费用管理]-[借款单]-[借款单新增]，双击借款单新增选择费用申请单关联生成借款单。
 
 

第二步：借款单审批。审批在消息中心—任务—未处理中选择单据审批消息，点击“处理”进行审批。
 
审批人在多级审批界面，选择当前审批处理意见，处理策略以及填写审批意见加以说明，最后点击“提交审批结果”完成审批工作，审批完成后，系统会按配置的审批工作流进行下一节点审批工作。（各节点审批请参考此操作）
 
第三步：借款单审批通过后，系统将借款单状态设为审批通过。
 
第四步：财务通过“关联生成”方式，根据借款单生成付款单；
 
或者从付款单里通过“拉式生成”。
 
2、办公自动化系统借款单报销还款规程
 应用对象 所有员工
业务适用范围 员工借款单报销还款业务分以下几种情况：
第一种情况：报销金额等于借款金额，直接生成报销凭证。
第二种情况：报销金额大于借款金额，需进行付现处理。
第三种情况：报销金额小于借款金额，需进行归还部分款处理。
第四种情况：报销后尚有余额，或者不报销直接还款的情况。
操作步骤 第一种情况：报销金额等于借款金额，直接生成报销凭证。
步骤1：报销申请人填写费用报销单，可根据借款单关联生成费用报销单，并确认报销金额后，提交单据审批。
步骤2：归口部门管理费用项目审批流程：
独立核算单位：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>财务审核—>单位负责人审批—>归口费用管理部门负责人审核
非独立核单位、处室：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>归口费用管理部门负责人审核—>总会计审核—>常务副总审核—>董事长审批（金额超三十万以上）
其他费用项目审批流程：
独立核算单位：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>财务审核—>单位负责人审批
非独立核单位、处室：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>总会计审核—>常务副总审核—>董事长审批（金额超三十万以上）
步骤3：费用报销单审批通过后，财务根据费用报销单生成报销冲帐凭证。
冲帐凭证：
借：费用科目
   贷：个人借款科目
第二种情况：报销金额大于借款金额，需进行付现处理。（借款单允许超额报销）
步骤1：根据借款单生成费用报销单，并确认报销金额后，提交单据审批；
步骤2：费用报销单审批（同上）；
步骤3：费用报销单审批通过后，财务根据费用报销单生成付款单。
步骤4：出纳对已生成付款单进行审批并确认付款。
步骤5：出纳确认付款后，财务可根据付款单生成付款凭证；
付款凭证分录：
借：费用科目
    贷：现金或银行存款
步骤6：同时财务根据费用报销单生成报销冲帐凭证。
冲帐凭证分录：
借：费用科目
   贷：个人借款科目

第三种情况：报销金额小于借款金额，需进行归还部分款处理。
步骤1：根据借款单生成费用报销单，并确认报销金额后，提交单据审批；
步骤2：费用报销单审批（同上）；
步骤3：费用报销单审批通过后，财务根据费用报销单生成报销冲帐凭证。
冲帐凭证分录：
借：费用科目
   贷：个人借款科目
步骤4：借款人还款时，出纳在借款单序时簿中进行“还款”操作，系统生成负数的付款单；
步骤5：出纳对生成的付款单审批并确认付款；
步骤6：财务根据已付款的负数付款单生成还款凭证；
还款凭证分录：
借：现金
   贷：个人借款科目

第四种情况：在OA办公系统中不报销，直接现金还款。
步骤1：借款人还款时，出纳在借款单序时簿中进行“还款”操作，系统生成负数的付款单；
步骤2：出纳对生成的付款单审批并确认付款；
步骤3：财务根据已付款的负数付款单生成还款凭证；
还款凭证分录：
借：现金
   贷：个人借款科目

3、不与借款关联，直接进行费用报销规程
应用对象 所有员工
业务适用范围 不与借款关联，直接进行费用报销业务
操作步骤 1、 新费用报销单据，填写相应的单据信息；
2、 归口部门管理费用项目审批流程：
独立核算单位：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>财务审核—>单位负责人审批—>归口费用管理部门负责人审核
非独立核单位、处室：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>归口费用管理部门负责人审核—>总会计审核—>常务副总审核—>董事长审批（金额超三十万以上）
其他费用项目审批流程：
独立核算单位：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>财务审核—>单位负责人审批
非独立核单位、处室：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>总会计审核—>常务副总审核—>董事长审批（金额超三十万以上）
3、 费用报销单审批结束后，将审批结果发送消息给制单人；
4、 财务根据费用报销单生成付款单；
5、 出纳对生成的付款单进行审批并确认付款；
6、 财务根据已确认付款的付款单生成付款凭证。
付款单生成凭证分录：
借：费用科目
    贷：银行存款

4、出差申请单规程
OA系统应用对象 所有员工
业务适用范围 用于员工平时出差含出差借款申请。
操作步骤 1、 申请人填写出差申请单：填写必要的信息提交审批；
2、出差申请单审批流程：
（1）机关科级及以下人员：所在部门负责人审核—>分管领导审批
（2）中层以上：分管领导审核—>总经理审批
3、出差申请单审批通过后，将审批结果发送消息给制单人；
4、制单人需根据出差申请单进行出差借款或差旅报销时，可“关联生成”出差借款单或差旅报销单；

5、出差借款规程
 应用对象 所有员工
业务适用范围 仅用于员工出差借款业务
操作步骤 1、 借款人填写出差借款单：填写必要的信息提交即可；
2、 归口部门管理费用项目审批流程：
独立核算单位：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>财务审核—>单位负责人审批—>归口费用管理部门负责人审核
非独立核单位、处室：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>归口费用管理部门负责人审核—>总会计审核—>常务副总审核—>董事长审批（金额超三十万以上）
其他费用项目审批流程：
独立核算单位：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>财务审核—>单位负责人审批
非独立核单位、处室：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>总会计审核—>常务副总审核—>董事长审批（金额超三十万以上）
3、出差借款单审批审批通过后，将审批结果发送消息给制单人；
4、出纳通过“拉式生成”方式，根据出差借款单生成付款单；
5、出纳付款单审批；
8、 出纳付款单确认付款；
9、 财务根据已付款的付款单，生成付款凭证。
付款凭证分录如下：
借：人个借款科目
       贷：现金或银行存款

协同OA办公软件操作步骤：
第一步：可从出差申请单关联生成，或者在新增的时候拉式生成
 
第二步：点击要关联生成的申请单后确定，出差通常费用有：差旅费（出差费）、差旅费（交通费），如果有招待费、汽油费、会议费，可放在一张申请单上填写，如下图所示：
 
第三步：进入工作流审批，有招待费、汽油费时，流程会有办公室、生产安全处归口处室部门负责人进行审批，审批完成之后才可进入下一步付款及还款业务处理。
6、在企业OA办公系统出差借款单报销还款规程
 应用对象 所有员工
业务适用范围 员工出差借款单报销还款业务分以下几种情况：
第一种情况：报销金额等于借款金额，直接生成报销凭证。
第二种情况：报销金额大于借款金额，需进行付现处理。
第三种情况：报销金额小于借款金额，需进行归还部分款处理。
第四种情况：报销后尚有余额，或者不报销直接还款的情况。
操作步骤 第一种情况：报销金额等于借款金额，直接生成报销凭证。
步骤1：报销申请人填写差旅报销单，可根据出差借款单关联生成差旅报销单，并确认报销金额后，提交单据审批。
步骤2：含有归口部门管理费用项目（如招待费、汽油费、培训费时）审批流程：
独立核算单位：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>财务审核—>单位负责人审批—>归口费用管理部门负责人审核
非独立核单位、处室：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>归口费用管理部门负责人审核—>总会计审核—>常务副总审核—>董事长审批（金额超三十万以上）
其他差旅费用项目（差旅费、交通费、会务费、路桥停车费）审批流程：
独立核算单位：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>财务审核—>单位负责人审批
非独立核单位、处室：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>总会计审核—>常务副总审核—>董事长审批（金额超三十万以上）
步骤3：差旅报销单审批通过后，财务根据差旅报销单生成报销冲帐凭证。
冲帐凭证：
借：费用科目
   贷：个人借款科目
第二种情况：报销金额大于借款金额，需进行付现处理。（借款单允许超额报销）
步骤1：根据出差借款单生成差旅报销单，并确认报销金额后，提交单据审批；
步骤2：差旅报销单审批流（同上）；
步骤3：差旅报销单审批通过后，财务根据差旅报销单生成付款单。
步骤4：出纳对已生成付款单进行审批并确认付款。
步骤5：出纳确认付款后，财务可根据付款单生成付款凭证；
付款凭证分录：
借：费用科目
    贷：现金或银行存款
步骤6：同时财务根据差旅报销单生成报销冲帐凭证。
冲帐凭证分录：
借：费用科目
   贷：个人借款科目

第三种情况：报销金额小于借款金额，需进行归还部分款处理。
步骤1：根据出差借款单生成差旅报销单，并确认报销金额后，提交单据审批；
步骤2：差旅报销单审批流（同上）；
步骤3：差旅报销单审批通过后，财务根据差旅报销单生成报销冲帐凭证。
冲帐凭证分录：
借：费用科目
   贷：个人借款科目
步骤4：出差借款人还款时，出纳在出差借款单序时簿中进行“还款”操作，系统生成负数的付款单；
步骤5：出纳对生成的付款单审批并确认付款；
步骤6：财务根据已付款的负数付款单生成还款凭证；
还款凭证分录：
借：现金
   贷：个人借款科目

第四种情况：不报销，直接现金还款。
步骤1：借款人还款时，出纳在出差借款单序时簿中进行“还款”操作，系统生成负数的付款单；
步骤2：出纳对生成的付款单审批并确认付款；
步骤3：财务根据已付款的负数付款单生成还款凭证；
还款凭证分录：
借：现金
   贷：个人借款科目
7、不与借款关联，由出差申请单生成差旅费用报销单规程
应用对象 所有员工
业务适用范围 由出差申请单生成差旅费用报销业务
操作步骤 1、 通过出差申请单关联生成；
2、 含有归口部门管理费用项目（如招待费、汽油费、培训费时）审批流程：
独立核算单位：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>财务审核—>单位负责人审批—>归口费用管理部门负责人审核
非独立核单位、处室：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>归口费用管理部门负责人审核—>总会计审核—>常务副总审核—>董事长审批（金额超三十万以上）
其他差旅费用项目（差旅费、交通费、会务费、路桥停车费）审批流程：
独立核算单位：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>财务审核—>单位负责人审批
非独立核单位、处室：填单人提交（单据备注里填证明人姓名）—>部门负责人审核—>总会计审核—>常务副总审核—>董事长审批（金额超三十万以上）
3、 差旅费用报销单审批结束后，将审批结果发送消息给制单人；
4、 财务根据差旅费用报销单生成付款单；
5、 出纳对生成的付款单进行审批并确认付款；
6、 财务根据已确认付款的付款单生成付款凭证。
付款单生成凭证分录：
借：差旅费用科目
    贷：银行存款

生成差旅费用报销单操作步骤：
第一步：可从费用申请单关联生成（有借款的情况下从出差借款单生成），或者新增差旅费用报销单时拉式生成；
 
第二步：填写条分录的费用明细，同出差借款单相同，如果有招待费、汽油费、会议费，可放在一张申请单上填写；
 
第三步：提交后进入工作流，有招待费、汽油费时，需要到办公室、生产安全处归口处室部门负责人进行审批
 
附件一：

预算、报销人员权限名单