重庆泛普OA办公软件系统合同跟踪管理

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重庆泛普OA办公软件系统合同跟踪管理
 
一、合同跟踪内容审批流程
为了确保每份合同签订后需跟踪内容的完整性及准确性，特制订了《合同跟踪内容审批流程》。本流程分两个阶段执行，首先为书面整理及审批阶段，其次为系统录入及审批阶段，适用于各公司、各项目、各部门所有合同跟踪内容的整理、录入及审批。
    1．合同跟踪内容的书面整理及审批阶段
(1) 部门行政助理整理合同跟踪内容
合同签订后1个工作日内，部门行政助理在部门负责人的指导下根据《合同跟踪内容表》(附表5)要求完成合同跟踪内容的整理，并通过OA系统的“合同跟踪内容审批流程”提交审批，要求款项名称、金额、收付款方式、收支部门和对应的成果验收内容准确完整。
    (2) 部门负责人审核收付款对应的成果验收
    部门负责人在1个工作时内完成合同跟踪内容的审核，确保每项收付款对应的成果验收内容完整无遗漏。
    (3) 财务部经理审核款项金额和对应的收付款方式
    财务部经理在1个工作时内完成合同跟踪内容的审核，确保每项款项名称、金额、收付款方式和收支部门准确无误。
    (4) 法务部主管复核
    法务部主管在1个工作时内完成合同跟踪内容的复核，确保每项款项名称、金额、收付款方式及对应的成果验收内容与合同约定相符。
    2．合同跟踪内容的系统录入及审批阶段
    (1) 部门行政助理在1个工作时内将已经最终批准的收付款内容录入项目管理系统，将每项成果验收内容作为一项事务录入项目管理系统，并将每笔收付款与对应的各项成果验收事务相关联，然后分别通知财务部经理及法务部主管审核已录入系统的合同跟踪内容。
    (2) 财务部经理及法务部主管在1个工作时内分别核对款项名称、金额、收付款方式、收支部门等是否与合同约定和最终批准的跟踪内容相符以及每项收付款是否已与各项成果验收对应的事务相关联，核对无误后分别点击“审核”键。
    注：房屋销售合同(意向书)的跟踪在房产销售软件系统中实施。
    二、合同跟踪内容录入注意事项
1．合同概况中的“合同号”指按本制度汇编第一篇第四章要求编写的便于公司内部查询所用的合同编号，若最终合同文本上采用对方单位所提供的编号的，仍须按本制度要求进行内部的合同编号并录入系统；录入系统的合同号必须编写正确，一旦保存即无法更改；“批准流程”指合同的批准流程，明确该流程是为了便于在今后的合同跟踪过程中查询合同整体内容；“关联项目”指合同所属的项目及部门，若某份合同同属于某一项项目和某一个部门，则必须同时关联该项目及该部门，以便通过项目及部门均可查询该合同。
2．合同收付款项是合同跟踪内容的关键组成部分，即合同跟踪的核心内容。在录入时必须遵循以下原则：除预付款、定金等到期即付的款项外，其余每笔收付款均需对应一项或多项成果验收内容(至少一项)，可通过“添加成果”键添加对应的成果内容；成果添加完毕后，还需将该项收付款内容与成果验收内容对应的目标进行关联，以便通过项目管理系统实时反映成果内容完成情况；收付款项的“预计日期”即预计收付款日期，合同跟踪人必须定期维护，务必使日期合理、准确，如果日期不合理、准确，将影响该项收付款项资金计划的报批。
3．如有部分合同义务不属于任何一项与合同收付款项对应的成果验收内容，但其对合同的履行起到关键作用的，则该类义务需在“主要义务”栏内摘录，并关联与该项义务相对应的事务；“我方联系人”即该项义务的主要责任人，由部门(子公司)负责人指定；开始日期及结束日期均应予以明确，以便查阅、跟踪、预警之用；“说明”栏中须填写合同主要义务内容及未履行义务的违约责任。