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浅析ERP系统在企业中成本控制的应用

随着信息化的发展和日益加剧的市场竞争,企业对成本管理的要求越来越高。在这种环境下企业为了生存和发展,纷纷引进和建立了 erp系统,ERP系统的开发应用逐渐受到人们的重视。很多企业采用ERP进行成本管理获得了一定的成功,但还停留在传统的对制造成本的控制,因此探讨如何应用ERP对产品进行全程控制,具有十分重要的意义。

ERP(Enterprise Resource Planning)即企业资源计划系统,是建立在信息技术基础上,以系统化的思想将企业管理理念、业务流程、基础数据、计算机硬件和软件等整合于一体的企业资源管理系统。传统的成本控制中主要是对制造成本的控制,主要集中于生产过程,而基于ERP的成本控制是对产品的完全成本控制,即实现对整个供应链的全面有效控制。与传统的成本控制相比,在ERP系统下的成本控制更为科学。

首先我们有必要说明一下ERP成本控制的原理及流程。ERP作为一种先进的管理模式必然要在不同的环节对成本加以控制。在各项业务发生之前,它能对引发成本发生的各种动因进行规划分析并预测成本发生的可能性及数额,进行先导式控制,以确保实际经营过程的低成本运行;在生产过程中,ERP系统利用海量的数据信息和强大的计算能力,充分挖掘成本降低的潜力;产品成本形成之后,通过对已发生成本的定期分析和考核,及时总结经验,为未来降低成本指出解决途径。从系统本身来看,ERP成本控制系统强调事前计划、事中控制、事后反馈“三步曲”的统一。

ERP系统的成本控制几乎涵盖了企业生产经营的所有阶段。目前,ERP系统的应用主要是与标准成本法或作业成本法结合,但是无论采用哪种模式,在MRP(物料需求计划)计算过程中都涉及到采购管理、生产管理、销售管理等几个重要模块。

(一)采购成本控制

采购成本控制主要是指在采购的过程中,对用于生产采购的原材料及销售采购的物品的成本控制。利用ERP控制采购成本,就是要使整个采购过程信息化、透明化、制度化。采购部门主要利用电子采购平台实现对供应商和采购信息的管理,通过招标选定供应商并签订合同,采购合同中包含的信息便成为ERP系统中的基础数据,利用这些数据ERP系统可以实现供应商信誉管理、到货质量管理和采购付款管理等模块功能。

采购管理一般包括采购订单、接收入库、退货和供应商评价等环节。汇集请购单,这是采购的第一步,这一环节的成本控制大多取决于企业资金情况、科研情况和市场环境等,ERP虽说可以实现从销售计划到生产计划的物资需求分解,但其准确性还是依赖于其他基础数据,在此环节应用不大。请购单汇集后经过主管人员的批准便形成采购订单,采购订单一般由五种情况生成:物料需求计划、客户订单、生产作业单、请购单和手工生成,录入ERP系统的采购订单为采购成本控制提供了基础数据。供应商选择这一环节猫腻最多,也是采购成本控制的重要环节,对其成本控制主要依赖ERP系统对供应商信息的评估,将供应商的相关信息与供应商主文档中的信息对比,包括供应商的资信、到货率、提供物料的质量等,使整个过程透明化、制度化、公开化。

此外,合同签订应尽量使得付款计划与财务预算相符,同时也要保证合同信息录入的准确性,这有助于以后的成本管理。验货入库后相关的采购单在ERP内部会进行自动检查,当差异超过了预先设置的容许界限时(如交货日期和数量)将会被拒收而形成退货单,同时ERP系统会自动检查入库单与采购定单的配比,以便信息的及时反馈,当接收部门核对无误后,物料便运入仓库保存。财务人员将物料相关信息录入ERP系统,系统会自动根据发票生成应付记录,并进行入库单与发票的匹配,只有当发票与订单一致时才能通过;最后,付款前必须保证银行票据系统与ERP系统的账号数据同步更新并保持一致,审批手续不齐全或账户信息错误将可能导致付款错误,带来不必要的损失。

(二)生产成本控制

在企业全部成本中产品生产成本占很大比重,决定着整个企业成本水平的高低,而在产品成本中设计阶段的成本最为重要。一个普遍的看法是:产品成本的80%是约束性成本,并且在产品设计阶段就已经确定,有效的成本控制发生在产品设计阶段,ERP软件可以帮助企业更快地设计产品,通过目标成本与设计成本的比较,计算差异,以降低设计成本。对于设计成本控制,一般使用目标成本。目标成本是根据市场供应情况预测的产品销售价格与预期利润的差额。ERP系统可以设置模拟工艺路线、模拟BOM编制的功能,由任何一个产品的成本拷贝形成目标成本和模拟成本。ERP系统的快速建立产品模型、新产品与CAD连结、快速检索和物料代替等功能,可以极大地提高产品设计的速度。有统计显示,利用ERP进行产品设计可以节省30%-90%的开发时间,开发时间的缩短不但可以节省大笔的研发支出,而且可以将产品提前投入市场,创造新的价值。

另外,ERP系统还可对产品生产中的直接材料、直接人工、制造费用等进行相应控制。

1.直接材料成本控制。直接材料是产品生产成本的主要部分,因此是生产成本控制的重点。产品成本是由组成它的零部件成本累积而成的,即BOM(物料清单)不仅反映了组成产品的物料及其结构,同时也反映了企业在生产过程中成本逐次形成的结构,所以,对产品成本的控制可以从单个零件的成本控制入手。ERP在控制领料环节,借助MRP(物料需求计划)使各个环节都有详细的物料清单,对于生产产品和需要原料的数量都有详细记载,这样,物料成本在领料的环节得以控制。

2.直接人工成本控制。ERP系统可以利用企业已有的人工成本数据和企业的现实条件分析并制定其标准成本,在实际生产时,当实际发生的人工成本与标准成本出现差异时,要从人工效率和单位工资率两个方面来分析差异的原因,制定对策。

3.制造费用控制。传统的成本核算中,对间接费用的分摊不尽合理,大多是利用工时或销量等对制造费用进行分配,为了更好地进行成本控制,MRP中用的是基于活动的成本分摊法,即作业成本法。

作业成本法的独特之处在于它以作业为中心,并将其作为基本的成本对象,通过作业成本计算系统汇总生产过程所有作业成本,并确定各自的作业动因,进而确定产品的成本。与传统的成本核算方法比较,作业成本法计算更准确,能够提供给管理者更有用的成本信息。

(三)销售成本控制

销售成本控制在很大程度上是对销售业务的真实性和完整性的控制,以免发生不必要的成本,这一点与内部控制的目标具有一致性。销售管理模块是ERP系统的重要组成部分,是企业与客户之间业务处理的接口,在ERP中与销售有关的主要包括订单管理模块、库存管理模块、应收管理模块以及客户关系系统。ERP销售成本以控制客户订单为出发点,进行相应的信用控制和发货管理,待商品发出后系统自动记账并生成虚拟发票,通过分类汇总,由会计人员对虚拟发票记账,并进行应收账款管理。

客户订单成本是根据客户订单计算的成本,包括产品销售成本和到岸成本。销售到岸成本是在销售过程中,由卖方负担的运费、关税、附加费等,这部分费用也要计入客户的订单成本中。接收客户订单后,为了验证客户和商品相应信息,ERP系统利用订单管理模块内置的销售业务批准程序,对销售业务进行管理和控制。此外,在审核销售订单时还应充分利用ERP的集成性,调用生产制造和存货管理等模块的信息,设置产品数量短缺报警机制,以避免造成信誉和经济上的损失。在ERP系统中的信用控制主要依靠其内置的信用额度标准和审批体系及客户信用额度比较和报警机制完成,由系统强制核查客户信用额度等信息,减少隐瞒、漏报不符合信用条件和超信用额度销售事件的发生,以此控制销售信用成本。

客户订单的各种信息经过核查和批准后就可以进行发货。仓库人员首先将装运通知单与ERP内的销售单进行核对,然后在ERP系统标注装运通知单,生成出库单,为了防止仓库保管人员未经授权私自发货,要求仓库保管人员必须按依据批准的出库单发货。确认发货后,财务人员会在系统内填写销售发票,ERP系统的单据追踪功能在销售系统生成总账所须凭证时,联查销售发票与装运凭证,以保证销售的真实性以及记录的完整性。出库单在形成销售发票的同时也会形成应收账款,ERP系统对不同款项设置不同收账期,对各类应收账款进行分类管理,促进及时收款并相应调整该客户的坏账率,将坏账损失降到最小。ERP系统在整个销售管理的过程中会将各种成本信息汇集成浏览报表,以便管理层进行管理控制和成本控制。

总而言之，ERP系统的实施使企业的信息化程度有了极大的提高,管理层可利用它对成本进行更好的控制。“成本控制”思想是贯穿于ERP系统始终的一条主线,只有深刻体会这种思想并将其付诸实践,才能充分体现ERP在成本控制中的优势。但ERP系统也不是万能的,它仅仅是为企业更好地运行提供手段,各种因素对成本的不同影响还需要相关人员大量的时间和精力去分析,毕竟智能化的系统依然需要人的参与。只有将ERP的优势与优秀的人才结合才能使企业在市场竞争中获得巨大回报。

发布：2007-02-09 14:10 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]

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