企业办公系统的应包含以下几个空间:
(一)空间设置
企业办公系统的应包含以下几个空间:个人空间、部门空间和公司空间。
个人空间用于处理个人工作事务,保管个人资料,查阅待处理、已处理文件等,具备工作日志、工作备忘录等功能;在工作流转的过程中,提供流转监控平台,提供对流程的实时查询、跟踪及全文检索等功能;具备考勤管理功能,XX用户可以使用考勤管理模块申请年假、事假、病假,XX总经理审批后实时生效,XX用户可查询各自的年假、事假、病假已使用天数、剩余天数,请假的审批情况;具备考评功能,XX用户可以进行自我评定,给其他员工评定分数,评定无需审批,实时生效;提供反馈功能,对人力资源部、行政部门、后勤部门、部门领导或公司领导反馈工作中的相关意见和建议,用户只能查询本人的意见和建议,不相关人员无权查阅;可将工作委托给其他人办理,并设置委托时限,权限在XX总经理批准后实时生效,时限到后自动收回委托办理权限。
部门空间用于归档部门所有工作流转结束后的文件,保存所有日常工作所产生的知识文件;协同办公OA支持对工作文件或知识文件的管理工作和全文检索;建立部门内的交流平台,实现部门内讨论、通知、备忘等功能;
公司空间应符合公司整体需要,用于向全公司发布通告、处理其他日常工作等。XX空间与其他各部门、公司领导空间设有接口,可以传输公文、共享公开资料等。
(二)权限管理
XX空间应设置权限管理,XX总经理可以有权限访问XX其他人员的个人空间;批准、修改或撤回XX其他人员的公文、申请等。XX其他人员只能进入各自的个人空间,无权访问其他员工个人空间。
XX空间设置一个系统管理员,可以增加、维护、删除XX用户的信息。
(三)响应时间
系统登录时间、系统响应时间最长为3秒;系统发送或接收相关接口系统文件的处理时间最长为3秒;文件传输不成功时,在3秒内通知发送者;从文件进入系统到接收反馈时间不超过5秒;因某种原因,文件滞留在系统中时,应在30秒内向发送者发出提示信息。
(四)可靠性要求
泛普OA系统的可使用率最低不能低于总运行时间的99.9%;故障平均修复时间不超过15分钟。
公司内部车辆预定
提供公司内部车辆使用情况查询、车辆预定功能。XX用户可以通过OA预定空闲的车辆,预订在XX总经理和综合部相关负责人批准后实时生效。XX预定后OA需显示该车辆在某时间段已被预订,其他用户不得在同一时间段预订此车辆。若预订车辆后需要取消或修改预订,OA支持取消或修改预订时间、车辆、使用人员等内容。预订、取消或修改在XX总经理和综合部相关负责人批准后实时生效。确认后的车辆申请记录将以日历表方式显示在本周车辆安排、本月车辆安排中,便于相关人员查询。同时预订记录显示在XX用户、用车人员和司机的日历表中,预订到期时间1个小时前OA自动设置闹钟功能提醒相关人员。
会议室预定
提供公司会议室使用情况查询、预定功能。XX用户可以通过OA预定空闲的会议室,预订在XX总经理和综合部相关负责人批准后实时生效。XX预定后OA需显示该会议室在某时间段已被预订,其他用户不得在同一时间段预订此会议室。若预订会议室后需要取消或修改预订,OA支持取消或修改预订时间、会议室、使用人员等内容。预订、取消或修改在XX总经理和综合部相关负责人批准后实时生效。确认后的会议室申请记录将以日历表方式显示在本周会议室安排、本月会议室安排中,便于相关人员查询。同时预订记录显示在XX用户、其他使用会议室人员的日历表中,预订到期时间1个小时前OA自动设置闹钟功能提醒相关人员。
餐厅、酒店、机票、火车票预定
提供外部餐厅、酒店、机票、火车票的查询、预定功能。XX用户可以通过OA预定餐厅、酒店、机票、火车票。预订在XX总经理和综合部相关负责人批准后实时生效。XX预定后OA需显示XX预订的时间、具体要求、数量。若预订后需要取消或修改,泛普OA支持取消或修改预订时间、使用人员、数量等内容。预订、取消或修改在XX总经理和综合部相关负责人批准后实时生效。同时预订记录显示在XX总经理、预订人员、使用人员等相关人员的日历表中,预订到期时间1个小时前OA自动设置闹钟功能提醒相关人员。
领用办公用品、礼品
提供公司和XX办公用品、礼品的信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用审批、物品发放与报损功能。
XX用户需要领用办公用品、礼品时可实时输入OA中,并可以修改已申请但未被批准的办公用品、礼品,XX总经理和综合部相关负责人批准后实时生效。每月固定时间发放已批准的办公用品、礼品。
固定资产管理
提供公司和XX固定资产的信息登记与分类维护、库存信息查询、物品发放和报损功能。
日程管理
日程安排支持对可预见的活动进行登记、协调、查询。对个人事件按照重要紧急两个纬度来统计分析事件安排的合理性。支持XX的上级向下级,秘书(助手)给领导直接设置日程事件。日程安排到时前1小时自动设置闹钟提醒功能。
护照、通行证管理
提供公司相关人员护照、通行证的信息登记与分类维护信息查询、护照和通行证领用、审批和注销的记录功能。护照基本信息和借还记录有新增、修改、撤销功能。只有XX的用户具有护照基本信息和借还记录的新增、修改、撤销权限,公司其他员工只能查阅本人护照信息,公司领导和人力资源部有权查阅所有人的护照信息。OA需至少支持500人的护照基本信息和借还记录。
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