安徽省水利厅公文处理办法

关于印发《安徽省水利厅公文处理

　　办法》的通知

各市水利（水务）局，广德、宿松县水利（水务）局，厅直各单位，厅机关各处室：

　　根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和水利部《水利部公文处理办法》（水发〔2012〕422号），为进一步规范公文处理工作，我厅组织对2001年印发的《安徽省水利厅公文处理实施办法》进行了修订，形成了《安徽省水利厅公文处理办法》，并经厅长办公会议研究通过，现印发给你们，请遵照执行。2001年10月印发的《安徽省水利厅公文处理实施办法》同时废止。

　　安徽省水利厅

　　2013年5月9日

　　安徽省水利厅公文处理办法

　　第一章  总  则

　　第一条  为规范省水利厅公文处理工作，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和水利部《水利部公文处理办法》（水发〔2012〕422号），结合我厅实际，制定本办法。

　　第二条  本办法所称公文，是指水行政主管部门实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　第三条  省水利厅机关及直属单位的公文，以及地方水行政主管部门报送省水利厅的公文，适用本办法。

　　第四条  公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

　　第六条  各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或指定专人负责公文处理工作。

　　第七条  省水利厅办公室是省水利厅机关公文处理的管理机构，主管厅机关的公文处理工作，并对全省水利系统的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

　　第二章  公文种类

　　第八条  党政机关的公文种类主要有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种，省水利厅常用的公文种类有决定、命令（令）、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等12种。

　　（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（二）命令（令）。适用于依照有关法律、法规发布行政规章；宣布施行重大强制性措施；嘉奖有关单位和人员。

　　（三）公告。适用于公布重要事项或者法定事项。

　　（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（六）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，任免人员。

　　（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

　　（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（十）批复。适用于答复下级机关请示事项。

　　（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　　（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

　　第三章  公文格式和形式

　　第九条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

　　（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标明份号，一般用6位阿拉伯数字表示。

　　（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

　　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　　（四）发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称；并用联合发文机关名称时，一般应使主办机关名称排列在前。

　　（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。机关代字应保持稳定，不宜经常变动。发文字号中年份不缩位，顺序号不标虚位。

　　（六）签发人。上行文应当由发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发，并标注签发人姓名。联合上报的公文，应同时标注各联合发文机关的签发人。

　　（七）标题。一般由发文机关全称或规范化简称、公文事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关，有发文机关标识的，也可不标明发文机关。公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

　　（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关为省辖市水行政主管部门的，除普发性公文外，排列顺序为：合肥市、淮北市、亳州市、宿州市、蚌埠市、阜阳市、淮南市、滁州市、六安市、马鞍山市、芜湖市、宣城市、铜陵市、池州市、安庆市、黄山市。如主送单位涉及水利系统各类单位，应按照地方水行政主管部门、厅直属单位、厅机关处室次序排列。

　　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

　　（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。有多个附件的，应在各附件首页的左上角编注附件序号。

　　（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

　　（十二）成文日期。署会议通过或发文机关负责人签发的日期。联合行文，署最后签发机关负责人的签发日期。电报署发出日期。会议讨论通过的“决定”，可以通过的日期为准，并应在标题之下、正文之前，用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。

　　（十三）印章。公文除纪要可以不加盖印章外，都应当加盖发文机关印章，电报加盖发文机关发电专用章。联合上行文，发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，联合行文机关均须加盖印章。

　　（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。“请示”应当在附注处标明联系人的姓名和电话，加圆括号标注。附注位置在成文日期和印章之下，版记之上。

　　（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件首页应标注“附件”字样。有两个或两个以上的附件时，应注明顺序号。附件一般应与主件合订发送，如需单独装订，应在附件首页标明主件的发文字号，与主件同时发送。

　　（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列，同一层次的依党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织顺序排列。抄送机关为省辖市水行政主管部门的，除普发性公文外，排列顺序同主送机关。如抄送单位涉及水利系统各类单位，应按照地方水行政主管部门、厅直属单位、厅机关处室次序排列。

　　（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

　　（十八）页码。公文页数顺序号，应按规定格式标于公文页脚外侧。

　　第十条  公文的具体版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

　　第十一条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

　　第十二条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

　　第十三条  公文形式由各单位结合实际确定。省水利厅公文的主要形式有：

　　（一）发文机关标识为“安徽省水利厅文件”、代字为“皖水×”的公文。主要适用于传达贯彻上级的重要方针、政策、指示，部署全局性工作和其他重要工作，发布重要决定，通知重要事项，批复重要请示事项，与省直部门或市县政府商洽、询问、答复重要问题，批转重要文件，向上级报告、请示重要工作和呈报意见。

　　（二）发文机关标识为“安徽省水利厅”、代字为“皖水×函”的公文。主要适用于省水利厅对有关单位通知事项、批复请示事项，与省直部门、市县政府或其他不相隶属单位之间商洽、询问、答复有关工作。

　　（三）发文机关标识为“安徽省水利厅办公室文件”、代字为“皖水办×”的公文，主要适用于全省水利系统内部传达常规工作部署，通知日常工作事项，印发、转发一般性的工作文件，与系统外有关单位的办公室或其他内部工作机构之间联系、咨询、答复有关具体事务。

　　（四）发文机关标识为“安徽省水利厅办公室”、代字为“办×函”的公文，主要适用于全省水利系统内部一般性的会议或事务性通知。

　　（五）发文机关标识为“安徽省发电”、代字为“皖水明电”或“皖水密电”的电报。主要适用于办理省水利厅文件中的紧急事项。

　　（六）发文机关标识为“纪要”的公文。专门用于记载、传达省水利厅厅长办公会议、厅务会议、厅长专题办公会议决定事项和主要精神。

　　第四章 行文规则

　　第十四条  行文应确有必要，注重实效。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

　　第十五条  省水利厅依据本部门职权可与省政府其他部门和省辖市人民政府的相关部门相互行文；省水利厅以函的形式可向省辖市人民政府行文商洽工作、询问和答复问题。

　　省水利厅内设行政机构除办公室外，不得向厅机关以外的其他单位行文；与相应的其他机关（单位）进行工作联系确需行文时，只能以省水利厅或省水利厅办公室名义行文。

　　省防汛抗旱指挥部及其办公室的行文范围，根据其职责范围确定。

　　第十六条  省水利厅可与省政府其他部门、省辖市人民政府、相应的党组织和军队机关联合行文，与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

　　省水利厅办公室可与省政府其他部门办公室、省辖市人民政府办公厅（室）、相应的党组织和军队机关的办公室联合行文，与同级人民团体办公室和具有行政职能的事业单位的办公室也可以联合行文。

　　省水利厅直属单位可联合向厅行文。

　　第十七条  联合行文应当明确主办部门（单位）。

　　第十八条  各机关（单位）一般不得越级请示和报告。对发生重大事故、突发事件、抗洪抢险等特殊情况，必须越级行文时，应抄送被越过的机关（单位）。无特殊情况的越级请示和报告，收文机关予以退回。

　　第十九条  除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关行文；如属上级机关负责人交办事项，应在正文开头部分予以说明。

　　除厅领导同志直接交办的事项外，各单位不得将需要省水利厅审批的公文，以单位负责人的名义直接报送厅领导，也不得以单位内部签报、白头信函等形式代替需要省水利厅审批的公文直接报送厅领导。

　　直接向厅领导报送情况报告一般不得多头分送，情况紧急确需分送的，应注明已分送的领导。落实厅领导批示的情况报告，应报送厅办公室，并附上厅领导原批示的复印件。

　　第二十条  “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

　　“报告”不得夹带请示事项，凡夹带请示事项的报告，收文机关只按报告处理，不予办理和答复。

　　第二十一条  “意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

　　第二十二条  向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

　　第二十三条  未经协商一致，各有关单位不得各自向下行文。如擅自行文，上级应当责令纠正或撤销。

　　第二十四条  受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

　　第二十五条  上行公文必须按规定的份数报送。上报省委、省政府的文件一般为10份，上报水利部的文件一般为5份；上报省水利厅的文件，除有关设计文件、可行性研究报告等有专门要求的外，其他文件不得少于3份，需省水利厅转报的文件不得少于10份。

　　第二十六条  为减少重复性行文，凡上级公文已有明确规定，本级无需再作具体要求的，可以不行文，而将原文翻印下发。凡能面对面协商解决的问题以及可以口头、电话请示、报告的问题，原则上不得行文。

　　第五章  发文办理

　　第二十七条  发文办理指以机关名义制发公文的过程，包括起草、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。

　　第二十八条  起草公文应当做到：

　　（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定，完整准确体现发文机关意图。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

　　（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　（三）公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和行文关系确定。

　　（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　（五）人名、地名、数字、引文必须准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

　　（七）应当使用国家法定计量单位。

　　（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　（十）拟稿人要署名，要写明所在单位和拟稿的年、月、日。

　　（十一）拟制公文时原则上使用打印文稿，并确保公文整洁、清晰。

　　（十二）公文附件要折叠整齐，以防损坏；附件表格的装订要便于查阅和存档。

　　第二十九条  拟制公文（包括与其他机关联合发文），凡涉及其他处室（单位）职权范围内的事项，主办处室（单位）应当主动与有关处室（单位）协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，经协调仍不能取得一致的，主办处室（单位）可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关处室（单位）会签后报请厅领导协调或裁定。会签意见要正式打印并加盖会签处室印章，不得在主办文上直接修改。

　　第三十条  公文送负责人签发前，应由办公室进行审核，并负责呈送。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法规定等。各处室和单位不得直接向厅领导送签公文。厅领导一般也不接收各部门直接呈送的公文稿。

　　联合行文一般由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签。会签工作由主办单位负责。一般不使用复印件会签。

　　第三十一条  以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。签批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。其他签批人圈阅，应视为同意。非特殊情况，单位负责人一般不接收和签发未经办公室审核的文稿。

　　第三十二条  公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审。

　　第三十三条  经复核后的文稿，文秘部门应及时登记、编号，由承办人送机关文印室或符合要求的印刷厂缮印。

　　第三十四条  公文印制要及时、准确、保密、美观，并符合公文格式等要求。

　　第三十五条  公文校对原则上由主办单位拟稿人负责，并由校对人签署姓名，以保证质量。

　　第六章  收文办理

　　第三十六条  收文办理指对收到公文的办理过程，主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。

　　第三十七条  凡省水利厅的收文一律由办公室文秘人员统一签收、登记、审核。收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。机关负责人一般不受理未经文秘部门签收的公文。收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。

　　第三十八条  经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示；属于机关内日常事务性或者有批示规定和有章可循的例行公文，文秘部门可直接交有关部门办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退报文单位并说明理由。

　　第三十九条  承办部门收到交办的公文后应当严格办文时限，及时办理，不得延误、推诿。凡是法律、法规等规定有明确办理时限、行政审批事项有明确承诺时限的，必须按时办结。没有时限要求的公文，一般在10个工作日内办结，最长不得超过20个工作日内办结。因特殊原因不能按时办结的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

　　第四十条  公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致的，可以报请上级机关协调或裁定。

　　第四十一条  批办公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅或签名视为“同意”；没有请示事项的，圈阅或签名表示“已阅知”。

　　第四十二条  送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责督办，做到紧急公文跟踪督办、重要公文重点督办、一般公文定期督办。

　　第七章  公文归档

　　第四十三条  公文办理完毕后，要根据有关档案法律法规及机关档案管理规定，由承办业务部门及时整理（立卷）、归档。一般应于每年第一季度，将上年的公文案卷集中向机关档案室移交归档。个人不得保存应当归档的公文。

　　第四十四条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

　　第四十五条  联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件。

　　第四十六条  本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

　　第四十七条  归档范围内的公文应按规定编制目录，确定保管期限，定期向档案部门移交。

　　第四十八条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合耐久性要求（不能使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔和铅笔）。

　　第八章 公文管理

　　第四十九条  各单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

　　第五十条  省水利厅机关公文由办公室专职人员和各处室兼职人员统一管理。省水利厅建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。涉密程度较高、保密任务较重的厅直单位也要设立保密工作机构或配备专职保密人员，配备必要保密设施，负责日常保密工作。

　　第五十一条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。  

　　公文的密级需要变更或者解除的，由确定密级的机关或者其上级机关决定。

　　第五十二条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，须经发文机关批准。

　　涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

　　经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

　　第五十三条  绝密级公文不得复制、汇编。复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人或办公室主任批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

　　复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

　　第五十四条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

　　第五十五条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

　　第五十六条  不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准后可以销毁。销毁涉密公文，必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

　　第五十七条  机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交上级或接管机关的档案管理部门。

　　工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。

　　第九章 附 则

　　第五十八条  厅机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。

　　第五十九条  电报的使用和管理，按照有关规定执行。法规、规章方面的公文，依照有关规定办理；外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

　　第六十条  省水利厅党组文件依照本办法执行。

　　第六十一条  本办法由厅办公室负责解释。

　　第六十二条  本办法自发布之日起施行。2001年10月印发的《安徽省水利厅公文处理实施办法》同时废止。