枣庄市住房和城乡建设局公文处理实施细则

关于印发《枣庄市住房和城乡建设局公文处理实施细则》的通知 

局属各单位、机关各科室：
      按照中共山东省委办公厅、省政府办公厅印发的《山东省〈党政机关公文处理工作条例〉实施办法（试行）》（鲁办发〔2012〕25号）及市委有关规定，结合我局工作实际，特制定《枣庄市住房和城乡建设局公文处理实施细则》。现印发给你们，请遵照执行。

                         枣庄市住房和城乡建设局
                             2013年1月31日   

枣庄市住房和城乡建设局公文处理实施细则

第一章  总  则
第一条  为推进机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办理效率，根据《党政机关公文处理工作条例》、《山东省〈党政机关公文处理工作条例〉实施办法（试行）》及有关规定，结合我局实际，制定本细则。
第二条  本细则适用于枣庄市住房和城乡建设局机关（以下简称局机关）的公文。
第三条  局机关的公文，是实施领导、履行职能、处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级方针政策，发布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理，是指公文拟制（包括公文的起草、审核、签发等）、公文办理（包括收文办理、发文办理、整理归档）、公文管理（包括对公文及公文形成、运转、办理、传递、存贮、归档直至销毁的全面管理）等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条  局办公室主管公文处理工作，负责局机关公文制发、公文办理、公文管理及安全保密，负责局机关公文处理规章制度的制定与实施，负责局机关科室、局属单位公文处理工作的业务指导、业务培训、督促检查、考核表彰。
第二章  公文种类
第五条  局机关常用的规范性公文主要是：
(一)决定。适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(二)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(三)通知。适用于发布行政措施，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，任免和聘用干部。
(四)通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
(五)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
(六)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(七)批复。适用于答复下级机关请示事项。
(八)函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(九)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第六条  拟制公文，应根据公文内容、行文目的、局机关权限、局机关与主送机关的关系，正确选择和使用文种。
第三章  行文规则
第七条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据局机关的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第八条  局机关可向同级党政部门、人民团体、企事业单位、高等院校行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，原则上不直接向各区（市）党委、政府行文。但市委、市政府明确规定、授权或指示答复的问题，可以局机关名义向各区（市）党委、政府行文，但文中须注明“经市委同意”或“经市政府同意”。局机关的同级行文，如需有关区（市）委、区（市）政府以及其他部门、单位周知，可同时抄送。
第九条  因工作需要，局机关可与同级党政部门、人民团体、具有行政职能的事业单位联合行文。联合行文由主办机关和协办机关共同签发，由主办机关编号。
第十条  局机关向下级机关行文，一般主送各区（市）住房城乡建设行业具有行政或行业管理职能、直接隶属区（市）政府管理、业务上接受局机关指导的机关和事业单位。局机关办理区（市）住房城乡建设部门报送的公文。
第十一条  通常情况下，局机关不越级向乡镇行文，不直接向非直属建设行业企事业单位行文，也不办理乡镇和非直属企事业单位主送的公文。乡镇和非直属企事业单位若需向市住房城乡建设局行文，应由相应区（市）住房城乡建设行政主管部门报送或转报。
第十二条  局机关向下级机关制发的政策性公文，应视情况同时抄送市委、市人大、市政府、市政协、省住房城乡建设厅等上级机关。区（市）级住房城乡建设部门制发，尤其是区（市）委、政府制发的政策性公文，应抄送局机关。
第十三条  “请示”应一文一事，不得在“报告”中夹带请示事项；需既向上级机关简要说明情况，又要请示问题或提出建议的，以“请示”向上级机关行文。“请示”一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关应用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办事项外，“请示”不得直接送领导者个人。
第十四条  局属单位可依职权独立行文，可向各区（市）对口单位发文，但主送区（市）级住房城乡建设部门的文件应以局机关名义行文。局机关科室除办公室外，不得以科室名义对外正式行文，但可向各区（市）对口业务科室印发函件。
第十五条  未经市委、市政府批准，不得以领导小组、协调小组、联席会议等议事协调机构及其办公室名义，向区（市）、乡镇党委、政府发布指令性公文，也不得要求区（市）、乡镇党委、政府报送公文。但召开会议、举办活动、变更组成人员（组长、副组长除外），可以议事协调机构办公室名义制发公文。
第十六条  对有关问题，局机关各科室、局属单位之间未经协商一致，与需联合行文或征求意见的其他部门、单位之间未经协商一致，不得擅自行文。若擅自行文，局办公室报经局领导同意后，有权责令纠正或撤销。
第四章 公文格式
第十七条  局机关规范性公文组成要素一般是：
(一)发文机关标志和发文字号。发文机关标志即公文文头，使用红色小标宋体字居中排布，字样共6类15种。发文字号，由发文机关代字、年份、发文序号组成，年份标全称，序号不加“第”、不编虚位，联合行文时使用主办机关发文字号。发文字号使用3号仿宋体字，在发文机关标志下空两行，普发性公文和下行文居中排布，上行文居左空一字排布。发文字号统一由局办公室登记编号。
(二)签发人。上行文应注明签发人姓名，与发文字号同行，居右空一字排布，“签发人”三字用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。联合行文的上行文还应注明会签人姓名。
(三)标题。由发文机关名称、事由和文种组成，一般用2号小标宋体字，格式为“枣庄市住房和城乡建设局关于××××××的通知（通报、报告、请示、批复、意见、决定、函）”。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题居中排布，回行时应做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，使用正梯形、倒梯形或菱形排列，不采用长方形和沙漏形。联合行文的主送机关限于市内时，局机关名称用规范化简称“市住房城乡建设局”。四个（含）以上机关联合行文时，标题中发文机关名称可省略。
(四)主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般公文的主送机关应写于标题之下、正文之前，顶格并加全角冒号，用3号仿宋体字。
(五)正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。标点符号应当符合规则，数字、年份不拆行。转发、批转的公文另页编排。
(六)附件及说明。公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，与正文另面编排，非特殊情况应一起装订、依次编页码。
(七)发文机关署名、成文日期和印章。公文落款一般署“枣庄市住房和城乡建设局”，在正文或附件说明下空一行右空二字排布；成文日期署局领导签发的日期，联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期，一律用阿拉伯数字，在发文机关署名下一行、首字比署名首字右空二字排布；在机关署名和成文日期上加盖局机关公章（翻印公文不盖章）。
(八)附注。“请示”应当注明联系人和联系电话，一般用3号仿宋体字，在成文日期下一行、居左空二字加括号分两行排布。
(九)信息公开属性。标明公文的信息公开要求，视情况注明“此件主动公开”、“此件依申请公开”或“此件不予公开”，一般用4号仿宋体字、中间用全角冒号，在印发机关或抄送机关上一行、左空一字排布。
(十)抄送机关。除主送机关外需执行或者知晓公文内容的其他机关，应使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。一般用4号仿宋体字，在印发机关上一行、左右各空一字排布，“抄送”用全角冒号，回行时与冒号后首字对齐，最后一个标句号。
(十一)印发机关和印发日期。在公文文末标注“枣庄市住房和城乡建设局办公室 ××××年×月×日印发”，日期用阿拉伯数字，一般用4号仿宋体字，左右各空一字排布。
(十二)页码。公文页数顺序号。单页码居右，双页码居左。
第十八条  涉密和紧急公文，在文头还加注：
(一)份号。涉密公文印制份数的顺序号，用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在左上角第一行。
(二)密级和保密期限。根据涉密程度分别标注“秘密”、“机密”、“绝密”和保密期限，一般用3号黑体字顶格编排在左上角第二行。
(三)紧急程度。根据公文送达和办理的时限要求，分别标注“特急”、“加急”，一般用3号黑体字顶格编排在左上角；若需同时标注份号、密级，在其下分行排列。
第十九条  局机关公文版式按《山东省党政机关公文格式》标准执行；使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按国家有关标准和规定执行；用纸采用国际标准A4型纸(210mm×297mm)，双面印刷，左侧装订。
第五章 公文拟制
第二十条  公文起草应当做到：
（一）符合国家、省、市的法律、法规和方针政策及有关规定，并注意政策上的衔接性和实际工作中的可操作性。
（二）情况确实，数据准确；主题突出，观点鲜明；结构严谨，层次清晰；字词规范，标点无误；语言庄重，表述得当；内容简洁，文字精炼。
（三）人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；若使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
（四）结构层次序数，第一层为“一”，用黑体字；第二层为“(一)”，用楷体字；第三层为“l”，第四层为“(1)”，均用仿宋体字。一般第一层、第二层、第三层和第四层标注。公文中应避免采用过多的层次结构。
（五）对信息公开属性、紧急程度、涉密公文密级和保密期限提出初步意见。
第二十一条  拟制局机关公文，应使用局机关统一印制的拟稿处理单。
第二十二条  代拟市政府及市政府办公室文电，事先应经市政府授权或同意，否则应书面请示。报送代拟稿必须附关于文稿起草背景、行文依据、起草情况、会签情况的《送签说明》，经办公室审核、局主要领导审签和有关部门会签后，于公文印发前2周送达市政府办公室。
第二十三条  严格执行公文会签制度，未经协商一致，不得制发公文。对涉及其他科室或部门职权范围内的事项，拟稿科室、单位应当主动与有关科室或部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，拟稿科室、单位的主要负责人应出面协调，仍不能取得一致时，可列明各方理据、提出建设性意见，与有关科室或部门会签后，报请局领导、市领导协调或裁定。
第二十四条  公文送局领导签发前，由拟稿人签字，经承办科室、单位负责人审签后，送办公室审核。公文审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现厅机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关科室或部门职权范围内的事项，是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）重要公文文稿是否按照有关规定经局党委会、局长办公会审议。
（五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（六）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十五条  经审核不宜发文的公文文稿，应退回拟稿单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由拟稿单位修改后重新报送。
第二十六条  “枣住建字、枣住建×字、专纪字、局长办公会议纪要”等4类公文，须经办公室文秘人员核稿，报局领导签发。其中，“枣住建字”公文由办公室主任审签，局主要负责人或主持工作的局领导签发。“枣住建委字、党委会议纪要”由局人事科核稿，报局党委书记签发。“枣住建党办字”由局人事科核稿，报局领导签发。主批人应明确签署意见，并写上姓名和签发日期；其他审批人员圈阅，应视为同意，圈阅时应署明日期。经局领导签发后的公文，未经签发人同意，不得随意改动。
第六章  公文办理
第二十七条  收文办理的主要程序是：
（一）签收。写明局机关签收的公文和其他资料，由办公室收发、机要人员签收、拆封。写明科室、单位签收的信件，由相应科室、单位拆封。签收如发现问题，必须及时向来文单位查询，并采取相应的处理措施。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、公文份数、主送机关、成文日期、分送范围、经办人。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关或本科室（单位）办理；是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求；涉及部门职权内的事项是否已经协商、会签；是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）拟办和承办。经审核，凡需答复办理或批示的公文，由办公室主任提出拟办、分办意见，送局领导批示后交有关单位（科室）办理。承办科室、单位收到应办的文电后，应抓紧办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的应及时说明。对不属于本单位（科室）职权范围或不宜由本单位（科室）办理的，应及时退回办公室并说明理由。公文办理中遇有涉及其他科室或部门职能事项，主办部门应当主动协商、会签。如无特殊情况，会签文件在科室、单位不得超过l天。
（五）传阅。公文按规定的阅文级别传阅，一般传阅到县级干部。凡送局领导传阅的公文，由办公室统一分送。局领导批示要求有关科室和单位负责人传阅的公文，由办公室统一登记、分送。传阅后的公文应及时退回。阅读人员应签名，互相之间不得自行传递文件。传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密文件，必须采用加密装置。
   （六）催办。送局领导批示或交有关科室、单位办理的公文、电报，收发、机要人员要逐一登记并负责催办。紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
   （七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十八条  发文办理的主要程序是：
（一）复核。已经局领导签发的公文，印发前应当由起草人或承办科室、单位负责，对公文的审批手续、内容、文种、格式进行校对、审核；需作实质性修改的，应报原审批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应确定发文字号、分送范围和印制份数，并对公文标题、密级和保密期限、成文日期等详细记载。
（三）印制。严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备，并在符合保密要求的场所由专人、专机操作。
（四）用印。局机关行政性公文用印，需严格按照我局印鉴管理有关规定，由办公室鉴印人员办理。盖章后，3份正式文件连同正文底稿送局档案室存档，并同时存储电子版。党务性公文由局人事科盖章，在局档案室存档，并存储电子版。
（五）发送。公文印制完毕，对成品公文进行校核后，由承办科室、单位分封，局机关科室拟制的文件由局办公室发送，局属单位印制的文件由该单位发送。通常情况下，送市委、市政府的请示、报告5份，发涉密文件、电报、资料时，使用专用信封并加贴封条，送机要邮政投递。其他学会、协会及企事业单位的文件，办公室不负责发送。
（六）归档。公文办理完成后，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定整理立卷。归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，保证归档公文齐全完整，便于保管和利用。局与其他部门联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件或其他形式公文副本。归档范围内的公文应确定保管期限，按有关规定定期向档案部门移交。
第二十九条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张字迹材料必须符合存档要求。应当使用钢笔或签字笔，不得用铅笔、圆珠笔、红笔和纯蓝墨水。
第七章 公文管理
第三十条  局机关在办公室配齐配强文秘人员具体负责公文处理工作，机关各科室、局属各单位应指定专人负责公文处理工作。局机关从事公文处理的工作人员，应当具备较高的政治和业务素质，恪尽职守，严谨细致，遵守纪律，保守秘密，准确高效。
第三十一条  严格控制印发公文数量。贯彻上级文件精神，如果没有实质性贯彻意见，不必照抄照转上级来文，可在文末注明“枣庄市住房和城乡建设局 ××××年×月×日翻印”，按保密要求将原文翻印下发；凡会议上已经部署解决的问题，不再重复行文部署；省、部、厅、局领导在各类会议上的讲话，不再以正式文件转发；经批准在报刊上发布的行政法规、规章及重要文件，应当视为正式公文依照执行，一般不再行文。文件印制份数除少量普发文件固定份数外，其他文件应根据实际情况从严掌握，无关单位尽量少发或不发。
第三十二条  局机关工作人员参加外部门、单位主办的会议，若会议主持机关说明不再发文，回局后应及时交办公室收发或机要人员登记签收。局机关召开会议印发的公文，若明确告知不再另行发送，与会人员后应及时交局机关公文管理人员登记签收。
第三十三条  处理公文必须严格遵守保密规定，遵循严格管理、严格规范、确保安全、方便工作的原则。对于需要保密的公文，主办科室、单位应商办公室准确标注密级，并严格限制涉密人员。确定密级前，应按拟定密级先行采取保密措施；确定密级后，按照所定密级严格管理。涉密公文未经批准，不得复制、汇编，不得携带外出。
第三十四条  秘密公文运转完毕后应送交档案室，科室、单位不得留存；销毁由档案室统一负责，二人以上监销，保证不丢失、不漏销。严禁向废品收购部门及个人出售公文和内部资料。
第三十五条  局机关各级负责人应高度重视公文处理工作，模范遵守本《细则》，加强对重要公文的起草、办理的指导和检查。
第八章  附  则
第三十六条  其他群团组织和局属单位的公文处理工作，可以参照本《细则》执行。
第三十七条  本《细则》自印发之日起正式施行，由局办公室负责解释。

枣庄市住房和城乡建设局办公室       2013年1月31日印发