黑龙江省地震局公文处理细则 黑龙江省地震局

2013-09

第一条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第二条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第三条 行政机关的公文共13种，我局常用的9种。
（一）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（三）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（四）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（五）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（六）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（七）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（九）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第四条 公文一般由秘密等级及保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、落款、印章、附注、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
第五条 行文应当注重必要性和实效性，尽量减少发文数量。
第六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。有隶属关系的机关应当遵循逐级行文的原则，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文的，应当说明原因并抄送被越过的机关。
第七条 省地震局文件，除向上级政府的请示、报告和对下级的批复外，其内容必须是带有全局性的重大问题，包括全局性重大方针政策的发布，全局工作或一个时期的重要工作部署，对某些重大问题或行动的决策等。
第八条 省地震局依据职权与省政府各部门可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，不经本级政府授权，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅转发。
第九条 省地震局内设机构除办公室以外不得对外正式行文，即内设机构不得向省地震局机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替省地震局审批下达应当由省地震局审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。
    已取得独立法人资格的直属单位，可以正式行文；未取得独立法人资格的直属单位，按内设机构的行文规定执行。
第十条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党的机关和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十一条  属于省地震局职权范围内的事务，应当由省地震局自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办单位，由主办单位先行审核后，再送协办单位会签，最后由主办单位领导签发。须经省政府审批的事项，经省政府同意也可以由省地震局行文，文中应当注明“经省政府同意”字样。
第十二条  属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第十三条  部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第十四条  向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第十五条  各级行政机关的公文处理工作，应贯彻“党政分开”的原则，凡属于各级行政机关职权范围内的工作，不要请求以同级党组织名义或同级党组织与行政机关联合名义发文。各级行政机关的公文，不得对党的组织作指示、交任务。
第十六条  “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
第十七条  除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”；上级机关也不得以公文形式向下级机关负责人作“指示”、提“意见”。
第十八条  受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。上行文应当按照上级机关规定的份数报送（上报省政府的公文为一式10份）。             
第十九条  发文办理指以省地震局名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、排版、印刷、用印、登记、分发等程序。
第二十条  草拟公文的具体要求
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）公文内容应使用规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十一条　只有局机关各部门有拟制公文的权利。拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十二条　主办部门代省地震局草拟的文稿，需经办公室审核，并经局主管领导签批，按规定份数打印，通过机要交换或直送上级机关的办公部门。
各主办部门代省地震局草拟的文稿，特急件应提前1个工作日、急件应提前2个工作日、普件应提前4个工作日送办公室审核。特急件应在半个工作日、急件应在1个工作日、普件应在3个工作日内审核完毕。对不符合要求和规定的代拟稿，办公室可将其退回主办部门改写。
第二十三条　公文送局领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：
（一）文稿的基本情况是否符合受理要求。
1.拟稿须经主办部门负责人签署明确意见、姓名和时间。涉及其他部门职权范围的事项，须由主办部门负责联系会签，并达成一致意见。
2.主件、附件完备，附有必要的背景材料。
3.主送、抄送单位的写法清楚、准确，凡简称“有关单位”的，应附详细名单。
4.代拟稿必须是打字稿，并附电子文稿。
（二）是否需要以省地震局名义行文。
（三）需要行文的以何文种行文。
（四）拟发文稿内容是否符合下列条件：
1.内容符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规。
2.观点正确，情况属实，措施可行。
3.结构合理，条理清晰，简明扼要，表述明确。
4.遣词造句符合语法，无错别字。
5.标点符号、数字、计量单位、人名、地名、专用术语、引文字号等规范。
6.公文文种、标题、主送单位、抄送单位、密级、急缓程度等符合规定。
第二十四条　以省地震局名义制发的上行文，由局长签发；以省地震局名义制发的下行文或平行文，由局长或者主管副局长签发。
第二十五条　公文正式印制前，拟稿部门应当进行文字校对。办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范（第四条）等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第二十六条　公文经登记后，交机要人员通过机要交换发出。
第二十七条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十八条　拟办、批办。经审核，办公室应当及时送局领导批示或者转交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本细则规定的公文，经办公室负责人批准后，退回报送单位并说明理由。
第二十九条　承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。特急件应于当日办完，急件2日内办完，没有时限要求的普件7日内办完，对需要与其它部门协调办理的文件，要在两周内办理完毕。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回办公室并说明理由。上级机关下发或交办的公文，由办公室送局领导批示后办理。对上级机关交办的公文，主办部门要认真办理，在职权范围内可以答复、办理的，应迅速办理。遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请主管局长协调或裁定。
第三十条　审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十一条　催办。送局领导批示或者交有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办，特急件跟踪催办，急件当日催办，平件3日催办一次。
第三十二条　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。
第三十三条　上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下级机关经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第三十四条　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。