合肥市人力资源和社会保障局机关公文处理办法

第一章    总  则

第一条  为进一步促进局机关公文处理规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和市委市政府有关规定，结合我局实际，制定本办法。

第二条  局机关公文（包括电报，下同），是局机关在人力资源和社会保障行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条  本办法适用于局机关各处室、局属各单位。

第四条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理要坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  局办公室是局机关公文处理的管理机构，主管局机关的公文处理工作，并指导局属各处室、事业单位的公文处理工作。

局各处室、单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，带头遵守公文处理的有关规定，加强对本部门公文处理工作的领导和检查，确定专人负责公文处理工作。

第二章    公文种类和形式

第七条  局机关公文种类及其适用范围，按照《党政机关公文处理工作条例》第八条执行。

第八条  局机关公文的主要形式有：

（一）发文机关标识为“中共合肥市人力资源和社会保障局党组文件”，发文代字为“合人社党”的公文，主要适用于局党组向上级党组织报告、请示工作和呈报意见，安排部署工作，发布重要通知事项等。

（二）发文机关标识为“合肥市人力资源和社会保障局文件”，上行文代字为“合人社”的公文,主要适用于向省人力资源和社会保障厅及市委、市人大、市政府、市政协等上级机关报告、请示工作和呈报意见；下行文代字为“合人社秘” 的公文,主要适用于传达市委、市政府及省人力资源和社会保障厅的方针、政策、指示，部署全局性重要工作，发布重要规范性文件以及其他必须以局名义办理的重要事项等。

（三）发文机关标识为“合肥市人力资源和社会保障局”，代字为“合人社函”的公文，主要适用于与局没有隶属关系的单位之间知照和商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

（四）发文机关标识为“合肥市人力资源和社会保障局”，代字为“合人社办”的公文，主要适用于以局办公室名义与有关地区、部门或单位联系一般性的工作事项，办理局内部事务等。

（五）发文机关标识为“中共合肥市人力资源和社会保障局党组会纪要”、“合肥市人力资源和社会保障局局长办公会纪要”、“合肥市人力资源和社会保障局局务会纪要”、“ 合肥市人力资源和社会保障局专题会议纪要”的公文，用于记载、传达局党组会议、局长办公会议、局务会议、专题会议决定事项和主要精神。

（六）局工作简报统一标识为“合肥市人力资源和社会保障工作简报”。

第三章    公文格式

第九条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。我局的规范化简称、统称分别为“合肥市人社局”、“合肥市人力资源和社会保障局”。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

1．发往市内各县（市）、区（开发区）人力资源和社会保障部门的公文，写作“各县（市）、区（开发区）人力资源和社会保障局（人事劳动局）”。

2．发往市政府各部门、各直属机构的公文，写作“市政府各部门、各直属机构人事部门”。主送或抄送市政府各部门、直属机构的公文，按照市政府机构序列排列。

主送或抄送市政府等有关部门的公文，同一层次排列顺序一般为：党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织。

3．发往局机关局属各事业单位的公文，写作“局各处室、单位”；只发局机关各处室的公文，写作“局机关各处室”；只发局属各事业单位的公文，写作“局属各事业单位”。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容，应符合国家法律、法规和方针、政策，力求简明扼要，观点鲜明，用语准确，层次清楚，结构严谨。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

第十条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第十一条  公文中各组成部分的标识规则，本办法没作规定的，按照市委市政府有关规定执行。

第四章    行文规则

第十二条  根据职权范围，我局可以与省人力资源和社会保障厅，市委、市政府及其部门、各直属机构相互行文；可以与各县、区人力资源和社会保障部门相互行文；可以与各市、自治区、直辖市人力资源和社会保障部门等相互行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，一般不得向各县、区人民政府正式行文；如需行文，应报请市政府批转或由市政府办公厅转发。

我局可以与市委各部门、市政府各部门、各县区人民政府、同级军队机关、同级人民团体和具有行政职能的事业单位等联合行文。

第十三条  局外国专家局需向市委、市政府请示报告的事项，应以局名义上报。

第十四条  除局办公室外，局机关各处室不得对外正式行文。确因工作需要，经分管局领导批准，只能以用函的形式与相关单位进行工作商洽。

局属各事业单位非以局名义对外行文不得使用局文头纸，应使用署有本单位名称的文头纸。

第十五条  向省人社厅请示、报告重大事项，应当经市委市政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送省人社厅；属于我局职权范围内的事项，由局直接行文或与有关部门联合行文；需要商请同级其他部门解决的问题，应用函的形式直接行文；须经市政府审批的事项，经市政府同意也可以由我局行文，文中应注明“经市政府同意”；下级机关的请示事项，如需以我局名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

第十六条  一般不得越级请示和报告。对发生重大事故、突发事件、抗洪抢险等特殊情况，必须越级行文时，应抄送被越过的机关。

第十七条  上行文原则上主送一个上级机关，需要同时送其他机关的，应用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

第十八条  请求市政府批转或市政府办公厅转发的公文，应同时附代拟稿。上行文必须按其规定的要求报送。

第十九条  除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以局名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”；如属上级机关负责人交办事项，应在正文开头部分予以说明。

第二十条  联合行文一般由主办机关先签署意见，会办单位依次签发。

第五章　公文拟制

第二十一条   公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十二条  我局拟制的公文，凡涉及其他部门、地方的工作和问题，局主办单位应主动与有关方面协商，取得一致意见后方可行文；未取得一致意见的应请局领导出面协商，仍不能取得一致时，应列明各方理由并提出建设性意见，报请上级协调或裁定。

第二十三条  公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写具体的年、月、日。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“l．”，第四层为“（1）”。应使用国家法定计量单位。文内使用非规范化简称，应在第一次出现时先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，还应注明准确的中文译名。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）局主办单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十四条  审核。以局或局办公室名义的发文，由主办单位草拟，单位负责同志初审，局办公室审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。

对涉及两个以上单位业务工作的文件，主办单位草拟后，在局办公室审核前，须先经所涉业务单位签署审核意见（含该文件的公开属性），再按程序办理；对涉及出台人力资源社会保障规范性文件，在局办公室核稿前，须先经政策法规处进行合法性审核，再按程序办理。

第二十五条  签发。以局名义的发文，由局长签发或由经局长授权的分管局领导签发。呈局长签发的公文，分管局领导应签署明确意见（含该文件上网或不上网）。其中，上行文和局主办的联合发文，须由局长或主持工作的局领导签发。

以局办公室名义制发的公文，一般由局领导签发；事务性公文也可由办公室主任签发。

局领导一般不签发未经局办公室审核的公文。

第六章  公文办理

第二十六条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十七条  收文办理主要程序是：

（一）签收。凡送我局的文电、信函，一律由局办公室签收，按程序办理。局领导不受理未经局办公室签收的公文。

（二）登记。公文签收后，由局办公室逐件拆封核查、分类登记，粘贴《合肥市人力资源和社会保障局公文处理标签》。登记中要将办件、阅件和简报等分开，避免该办的文件漏办。

（三）拟办。对需要办理的公文，由局办公室主任提出拟办意见。对紧急重要公文应提出办理时限；对需几个单位承办的公文，需明确牵头单位。

来文有重大事项的，拟办时列入督查计划，由局办公室督查人员全程跟踪督办，确保按要求办结公文。

（四）批办。对需请局领导批示办理的公文，局办公室要及时呈请局领导阅批，并按批示要求，及时转有关单位签收、办理。局办公室要对领导批阅的主要内容及要求等进行摘录，以备查考。

（五）承办。有关单位接到交办的公文，应当逐件登记，并抓紧办理。有时限要求的公文，应在时限内办结；一般公文应在7个工作日内办结；涉及需要研究、协调解决问题的公文，应力争在3个工作周内办结。确有困难的，应当予以说明。对不属于本单位职权范围或不适宜本单位办理的，应在1日内退回局办公室并说明理由。

（六）传阅。根据领导批示和工作需要，局办公室将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（七）催办。建立公文催办制度。局领导批示交有关单位办理的公文，局办公室负责催办，紧急公文跟踪催办，重要公文及局领导批示的公文重点催办。催办过程要做好记录，准确掌握公文办理情况。

（八）答复。公文的办理结果局办公室应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十八条  发文办理主要程序是：

（一）登记。文件经局领导签发后，由主办单位进行校对，确认文稿无误。局办公室要及时进行登记，确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（二）印制。文稿由局文印室按要求统一排版、印制，讲求时效，急件、特急件应按时限要求承印。缮印必须保证质量，做到字迹清晰，版面清洁，庄重大方。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。用印前，要检查签发人与使用的印章权限是否相符，发文机关标识与印章名称是否一致。用印要求上不压正文，下骑年盖月。

（三）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。文件要严格按照发送范围进行核发，不得随意扩大或缩小文件发送范围。涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、市政府机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十九条  局机关在工作中形成、办理完毕并具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等，应及时按局档案管理规定整理(立卷)、归档。

第三十条  公文办理结束后，应将3份公文正本交局办公室；绝密公文办结后应及时整理（立卷）；个人不得保存应当归档的公文。

第三十一条  归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等组卷，并保证公文材料齐全、完整，正确反映公文的形成过程和本机关的主要工作情况，以便保管和利用。

第三十二条  归档范围内的公文应当明确保管期限，并按照有关规定定期向市档案主管部门移交。

第三十三条  草拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨水一律使用符合存档要求的黑色墨水笔。文稿左侧装订线外，不得签批和修改。

第七章    公文管理

第三十四条  公文由局办公室统一收发、审核、用印、归档、销毁。

第三十五条  局办公室要认真贯彻执行《国家行政机关公文处理办法》、《安徽省行政机关公文处理实施细则》、《合肥市行政机关公文处理实施细则》和本办法，建立健全局机关公文处理工作有关制度。对不符合规定的公文，可以不予办理，退回呈报单位。不得违规转发、翻印公文。不得利用传真机传递带有密级公文，以确保公文安全运行。

第三十六条  上级机关的公文，经批准后方可翻印，并应注明翻印的机关、日期、份数和印发范围等。公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印机关证明章。

第三十七条  公文被废止的，视作自废止之日起不产生效力；公文被撤销的，视作自始不产生效力。

第三十八条  局办公室应于每年的第一季度对局上年度形成和接收的不具备归档和存查价值的公文进行清理、集中，经鉴别并报局办公室主任批准后，到指定场所予以销毁，对各类密级文件进行归档、整理、登记、上交，保证不丢失、不遗漏。

第三十九条  机构调整时，需要归档的公文、资料应整理立卷后，按有关规定全部移交局档案室。

工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十条  密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。涉密公文不得翻印、复制。不得密电明复、明电密电混用。密码电报汇编内部文件，需按权限报批。

第四十一条  查阅公文案卷，按档案管理有关规定办理。成卷公文不得外借。

第八章    附  则

第四十二条  局办公室负责对本办法的贯彻落实情况进行监督检查，并制定具体相关的管理制度。公文处理中对电子文件自动化处理及其保密管理等规定将另行制定。

第四十三条  市外国专家局公文处理可据此制定实施细则。

第四十四条  局所属单位的公文处理工作，可以参照本办法执行。

第四十五条  本办法自印发之日起施行。原《合肥市人力资源和社会保障局机关公文处理办法（试行）》（合人社办〔2010〕13号）同时废止。