南宁市水利局发文办文管理制度

关于印发《南宁市水利局发文办文管理制度》的通知

南水发〔2013〕2号

局机关各科室，局属各单位：

经2013年1月11日局务会研究通过，现将修订后的《南宁市水利局发文办文管理制度》印发给你们，请认真贯彻执行。

                          南宁市水利局

                              2013年1月28日

南宁市水利局发文办文管理制度

为进一步规范使用公文文种和发文字号，实现我局机关公文管理工作的规范化、标准化、精细化，保证发文工作安全有序，提高行文发文办事效率，现对南宁市水利局机关公文文种使用作进一步规范，对发文办文管理进行调整，请遵照执行。

第一章 总则

第一条 为使我局的发文办理工作规范化、制度化、提高公文质量和办文效率，维护公文的严肃性，根据《党政机关公文处理工作条例》、《水利部公文处理办法》、《关于规范国家行政机关公文处理有关问题的通知》（南府办〔2012〕169号）和《关于做好党政机关公文处理工作条例贯彻落实工作的通知》（南府办函〔2012〕188号）的要求，制定本制度。

第二条 发文办理是指以本局名义制发公文的过程，包括草拟、审核、登记、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。

第三条 办公室负责主管本局的发文办理工作并指导局属单位的发文办理工作。

第四条 所有以本局名义发出的各类公文均统一归办公室一个窗口，由办公室审核后按程序办理。根据工作实际，特殊文号的对外发文经办公室授权可由业务科室直接办理，但必须经办公室核备。

第五条 办公室应指定专人负责发文办理工作。

第二章 公文格式

第六条 各类公文的适用范围

（一）南水党组〔公文年号〕 号

适用于本局党组向市委、市政府、市纪委请示、报告、建议事项的公文。文种用“请示”、“报告”或“意见”。标题用“（中共南宁市水利局党组）关于××××××的请示（报告或意见）”或“关于××××××的请示（报告或意见）”。

（二）南水党〔公文年号〕 号

适用于本局机关党委名义发文。文种用“通知”、“请示”、“报告”或“意见”。标题用“（中共南宁市水利局机关委员会）关于××××××通知（请示、报告或意见）”或“关于××××××通知（请示、报告或意见）”。

（三）南水报〔公文年号〕 号

1．适用于向上级，如市委、市政府和自治区水利厅等请求指示，批准、解决有关事项等内容的公文。文种用“请示”。标题用“（南宁市水利局）关于××××××的请示”。

2．适用于向上级，如市委、市政府和自治区水利厅等汇报工作、反映情况等内容的公文。文种用“报告”。标题用“南宁市水利局关于××××××的报告”。

3．适用于对重要问题向上级，如市委、市政府和自治区水利厅等提出建议和处理意见的公文。文种用“意见”。标题用“南宁市水利局关于××××××的意见”。

（四）南水发〔公文年号〕 号

1．适用于转发市委、市政府、市纪委和自治区水利厅的重要公文。文种用“通知”。标题用“（南宁市水利局）转发××××××的通知”。

2．适用于发布全市水利改革、发展方面重大决策、措施、方案、意见以及指导全局工作的重要公文、规范性公文。文种用“决定”、“通知”或“意见”。标题用“（南宁市水利局）关于××××××的决定（通知或意见）”。

3．适用于变更或者撤销下级单位不适当的决定事项的公文。文种用“决定”。标题用“（南宁市水利局）关于撤销××××××的决定”。

4．适用于向县（城区、开发区）水利主管部门、局机关科室及局属单位布置工作、了解情况的公文。文种用“通知”。标题用“（南宁市水利局）关于××××××的通知”。

5．适用于表彰先进、批评错误、通报情况的公文。文种用“通知” “通报”或“意见”。标题用“（南宁市水利局）关于××××××的通知（通报或意见）”。

（五）南水***〔公文年号〕 号

适用于以局名义制发的属于日常业务工作问题的下行文， 文种用“通知”或“批复”、标题用“（南宁市水利局）关于××××××的通知（或批复）”。

（六）南水函〔公文年号〕 号

1．适用于答复征求意见的公文。文种用“函”。标题用“（南宁市水利局）关于××××××的复函”。

2．适用于不相隶属机关或平行单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。文种用“函”。标题用“（南宁市水利局）关于（商洽、商请、请求、同意）××××××的函（复函）”。

3．适用于答复市人大代表建议、市政协委员提案的公文。文种用“函”。标题用“（南宁市水利局）关于××××××的答复函”。

（七）南水干〔公文年号〕 号

适用于市局机关和局局属单位干部任免的公文。文头南宁市水利局党组大红头，文种用“通知”。标题用“关于××××××同志任（免）职的通知”。

（八）南水纪要〔公文年号〕 号

适用于专门用于记载、传达由本局主持召开的各类重要会议的会议情况和议定事项。文种用“会议纪要”。标题用“（南宁市水利局）××××××会议纪要”或“关于××××××的会（会议）纪要”。

（九）会议通知

适用于印发本局组织召开的一般性会议文件以及科室组织召开的全市水利专业会议的公文。文种用“通知”。标题用“（南宁市水利局办公室）关于召开××××××会议的通知”。

第七条  各类公文格式应符合《党政机关公文处理工作条例》和本市的有关规定。用纸、版式、组成公文的眉首、主体、版记三部分要素必须规范和不可缺少。

第三章 行文规则

第八条  发文应当确有必要，应坚持精简的原则，保证发挥公文的效用。

第九条  行文应遵循隶属关系。一般不要越级行文；不要错用文种，向不相隶属部门“请示”、“报告”或发“通知”。

第十条  以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项。

第十一条  除办公室外，局内设各科室不得对外正式行文。

第十二条  以局名义下发的重要文件，应同时抄送自治区水利厅。

第十三条  “请示”应当一文一事；“报告”不得夹带请示事项。

第十四条  除市领导同志直接交办的事项外，不得以本局名义向市领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十五条  与行政机关联合行文时，主办机关排列在前；与同级或相应的党的机关、人民团体联合行文时，按照党、政、军、群的顺序排列。

第四章 办理程序

第十六条  公文草拟

（一）全局性的工作文件；批转(转发)局属单位的请示、报告或意见的按语。主要由局办公室负责起草和修改。

（二）属于具体业务事项的文件，由相关业务科室负责起草。

（三）公文的文种应当根据行文目的、本局的职权和与主送机关的行文关系确定，并且属于国家规定的党政机关公文种类。

（四）公文的内容要符合国家的法律、法规及其他有关规定。提出新的政策规定，要切实可行并加以说明；阐述的情况要确实，事实依据充分；观点要明确，提出的措施切实可行；执行期限要恰当，附件齐全；引用文件要查对原文，逐字核准，应先引标题，后引发文字号。

（五）公文的语言文字要正确反映和表达意图，条理清楚，层次分明、结构严谨；文句通顺，文字精炼，语言规范、语气得体；篇幅力求简短，标点正确，数字的使用要前后一致，时间应写明具体的年月日。

（六）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（七）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，由局领导出面协调，仍不能取得一致时，应列明各方理据，提出建设性意见，报请市人民政府协调或裁定。

第十七条  公文审核

（一）拟稿人拟出文稿后，交所在科室负责人核稿签名，在送局领导审批签发前，统一递交办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。

（二）以南水发字号的公文在送局领导审批签发前，应当提前征求相关科室意见，取得一致意见并经政策法规科合法性审查后方可行文。

（三）行文中需要其他科室人员配合组建工作组的，由局办公室协调后方可写入拟办文稿。

 （四）送办公室审核的文稿，要统一使用本局套红文件稿纸(发文纸)，并填写好相应项目；正文按规范打印，并附送电子文件；有附件的，附件要齐全；转发文的，所附转发文应是原件；因办文而形成发文的，要附上来文原文或复印件；征求意见后所形成的发文，对所收集到的各方意见都要附上。

（五）办公室对没有按公文处理规定办理，手续、材料不齐的，以及内容不成熟或质量上有问题需作大量修改的文稿，可以采取退、改、补三种办法处理。

第十八条  公文登记

（一）办公室经审核对文稿进行了适当修改后，逐项确定公文的文种、格式、标题、密级、紧急程度、印发份数、发送范围等，并对公文进行编号，由办公负责人签确认，然后进行发文登记。

（二）发文登记的内容包括：发文日期、主办单位、拟稿人、文件编号、份数、标题、主送单位、备注等。

第十九条  公文签发

（一）对外印发的公文，要针对不同文种、不同分管范围送呈不同的局领导签发。

1.以局名义制发的请示、意见、报告等上行文，以局名义下发的重要决定、通知、通报、意见等文件，以局名义制发的作为平行文时的“意见”等均先送分管领导审核，最后由主要领导签发。

2.以局名义制发的属于日常业务工作问题的下行文和平行文，按照分工，由分管领导审核并签发。

3.以办公室名义制发的文件，由分管领导签发；以办公室名义制发的函件，由办公室主任签发。

（二）联合行文要进行会签。由本局主办的，本局首先签署意见，然后送协办单位依次会签。属本部门牵头挂文号的联合行文，挂哪个文号的文件，审核程序同前，会签、盖章、分发等由文件拟稿科室负责办理。一般不使用复印件会签。

第二十条  公文复核

公文正式印制前，办公室应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一规范等。

第二十一条  公文打印、校对及印刷

（一）对打印稿件必须应进行校对。公文主办科室或拟稿人负责进行一校并在公文呈批表上签名，办公室负责再进行二次校对。校对应注意：

1.在校对过程中如发现有疑问或发现原稿在文字上有原则性错漏时，应向拟稿人或办公室负责人提出意见更正；对文理不通或明显笔误之处，应作修正。文件内容原则上不得改动，确需改动时，请示有关领导审定。

2.校对时要注意核对文件的公文格式是否符合要求，文内的标点符号、各小标题所用的字体是否一致，表示层次的序数词是否符合规定，段落是否分明。

（二）印刷数量多、时间要求紧或用于张贴的通告等公文， 经请示局领导同意可送印刷厂印刷，办公室派人跟踪落实。

第二十二条  公文用印

（一）所有正式发出的公文均需加盖印章。凡联合行文的，联合行文的机关均须加盖印章。

（二）加盖印章由办公室专人负责，必须按规定认真操作，以维护公文的严肃性。要注意局印章与办公室印章用印位置的不同；联合发文时两个印章与三个或以上印章用印位置的不同。

第二十三条  公文分发

（一）公文装订好后，起草的文件由拟稿科室分发，并填写科室文件发文登记簿以备查找，文件发放过程中，要严格按发文范围进行，不得随意少发、乱发、不发，尤其文件报送领导要及时、安全、准确发送，不准延误。密级文件，按保密规定控制知密范围。不得利用明码电报、传真系统传送密件。

（二）紧急公文应在信封封面加注紧急程度。

（三）除特殊要求外，报送的公文，一律各寄发1份。

（四）建设项目审批、水行政处罚、信访处理公文，由经办科室按有关规定核发，但必须同时抄送办公室1份。

（五）除上述分发外，须按下列份数分送和存档：

1.普发文件：局领导，各科室各1份；办公室另留底 1份；局档案室1份。

2.其它公文：分管局领导1份；主办科室1份；办公室1份；局档案室1份。

3．按规定需要公开的公文按政务信息公开要求送局信息中心备案公开。

第二十四条 发文制作程序

（一）起草文件→填写发文处理笺→起草文件科室负责人审核→局办公室审核→分管、主要领导签发（会签）→公文登记→公文印制→公文盖章→公文分发。

（二）业务发文。对局属各单位自行管理的业务发文，可参照局机关发文管理制度。

第二十五条  立卷归档

（一）公文办结后，由办公室负责整理立卷。立卷要求底稿1份，正件1份，相关文件原件或复印件l份。底稿包括草稿、修改稿(有局领导修改意见字迹)、套红文件稿纸(发文纸)等有关资料，以备查考。

（二）请示的批复原件附入原请示件立卷归档；征求意见的答复文与来文合并立卷归档；报送材料、数据或表格的公文与来文合并立卷归档；贯彻执行上级文件精神所形成的发文，发文与来文分别立卷归档。

（三）办公室负责保管当年的立卷公文，次年则按规定时间，将立卷公文移交局档案室进行归档。

第二十六条 规范性文件的起草、报批、颁布和备案，按照市政府有关规定办理。

第二十七条 各科室每年的文件资料，除了送局档案室归档及日常工作必留的外，第二年的1-3月份，由各科室落实专人送局办公室，按相关保密和文件销毁程序共同销毁不需要再存档的文件、资料。

第二十八条  本制度自印发之日起实行，并由局办公室负责解释。